Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	27/2018	1 (1)
Kaupunginhallitus
		Asia/5
	25.06.2018

§ 457

Kaupunginhallituksen toimivallan siirtäminen henkilörekistereitä koskevissa asioissa

HEL 2018-005093 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti, että alla mainitut kaupunginkanslian viranhaltijat tai heidän määräämänsä viranhaltijat päättävät kaupunginhallituksen puolesta

 rekisteriselosteen laatimisesta

 rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelystä

 käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista

 rekisteröidyn informoinnista

 tietojen tarkastusoikeuden toteuttamisesta

 tiedon korjaamisesta

 muista rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta

 tietojen luovuttamisesta

 rekisterin tietosuojan ja tietoturvan järjestämisestä

 tietojen arkistoinnista sekä

 rekisterien vastuu- ja yhteyshenkilöiden nimeämisestä.

Elinkeinojohtaja

 Työllisyyspalveluiden asiakasrekisteri

 Yritystoiminnan tukeminen ja yrittäjyyden edistäminen

Hallintojohtaja

 Asian- ja asiakirjahallinta

 Kunnalliskalenteri

 Tilan- ja turvallisuudenhallinta

Henkilöstöjohtaja

 Henkilöstöhallintorekisteri

 Koulutuksenhallinnan rekisteri

 Rekrytoinnin rekisteri

Rahoitusjohtaja

 Antolainarekisteri

 Avustusrekisteri

 Helsingin väestötietojärjestelmä

 Henkilöstökassa

 Kaupunkikonsernin omistajatietorekisteri

 Käyttäjätunnusten hallinta

 Laskentarekisteri

 Pääkaupunkiseudun toimipiste- ja palvelurekisteri

 Sähköisten asiointipalveluiden rekisteri

 Talouden ja toiminnan suunnittelun ja seurannan rekisteri

 Tilasto- ja tutkimustoiminnan tietorekisteri

Viestintäjohtaja

 Osallisuuden ja palautteiden rekisteri

 Rikosasioiden ja eräiden riita-asioiden sovittelutoiminnan rekisteri

Samalla kaupunginhallitus päätti, että näiden koko kaupunkia koskevien rekisterien osalta edellä mainitut viranhaltijat voivat määrätä rekisteriin liittyviä tehtäviä toimialojen ja liikelaitosten nimeämille rekisterin alavastuuhenkilöille.

Lisäksi kaupunginhallitus päättí kumota 17.3.2014, 293 § tekemänsä päätöksen kaupunginhallituksen toimivallan siirtämisestä henkilörekistereitä koskevissa asioissa.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Leena Mällänen, johtava asiantuntija, puhelin: 310 36059

leena.mallanen(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

EU:n yleinen tietosuoja-asetus tuli sovellettavaksi 25.5.2018 lukien. Kansallinen tietosuojalakiesitys HE 9/2018 on annettu eduskunnalle 28.2.2018. Lain voimaantulon ajankohta on vielä epävarma.

Kaupunginhallitus on päätöksessä mainittujen kaupunginkanslian henkilörekisterien rekisterinpitäjä, koska rekisterit koskevat koko kaupunkia. Kaupungin tietosuojatyöryhmän mukaan kaupunginhallituksen rekisterinpitäjän tehtävät on suositeltavaa siirtää kaupunginkanslian viranhaltijoille, jotta rekisterinpidon käytännön hoitaminen olisi mahdollisimman sujuvaa.

Henkilötietoja käsitellään laajalti kaupungin hallinnossa sekä kaupungin asiakkaiden että henkilöstön osalta. Useimpien kaupungin tehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Osa käsiteltävistä tiedoista on salassa pidettäviä ja arkaluonteisia. Toimintaa tulevat ohjaamaan yleislakeina EU:n yleinen tietosuoja-asetus, eduskunnan käsiteltävänä oleva tietosuojalaki, ja laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).