§ 50

Luottamushenkilöiden virkamatkojen periaatteet

HEL 2018-000351 T 01 02 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus hyväksyi seuraavat luottamushenkilöiden virkamatkoja koskevat periaatteet:

Matkustamisen yleiset periaatteet

        Kaupunginhallituksen jaosto, toimialalautakunta, pelastuslautakunta, toimialalautakunnan jaosto ja liikelaitoksen johtokunta voivat tehdä jokainen yhden virkamatkan ulkomaille valtuuston toimikauden aikana.

        Virkamatkan tulee liittyä toimielimen toimialaan ja virkamatkasta tulee olla hyötyä toimielimen toimivaltaan liittyvien tehtävien hoitamisessa.

        Virkamatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan tavoitteen tarkoituksenmukainen saavuttaminen.

Keskushallinnon toimielinten matkustaminen

        Kaupunginhallitus päättää kaupunginvaltuuston,  kaupunginhallituksen ja kaupunginhallituksen jaostojen virkamatkoista muualle kuin kotimaahan.

        Pormestari päättää kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja kaupunginhallituksen jaostojen virkamatkoista kotimaassa.

        Keskushallinnon liikelaitoksen johtokunta päättää virkamatkoistaan Pohjoismaihin ja Baltiaan.

Tarkastuslautakunnan matkustaminen

        Tarkastuslautakunta päättää omista ja asettamiensa toimikuntien virkamatkoista.

Toimialan toimielinten matkustaminen

        Toimialalautakunta päättää virkamatkoistaan Eurooppaan.

        Toimialalautakunta päättää toimialalautakunnan jaoston virkamatkoista Pohjoismaihin ja Baltiaan.

        Pelastuslautakunta ja liikenneliikelaitoksen johtokunta päättää virkamatkoistaan Pohjoismaihin ja Baltiaan.

Toimikuntien ja neuvottelukuntien sekä vaikuttamistoimielinten matkustaminen

        Pormestari päättää kaupunginhallituksen asettaman toimikunnan, neuvottelukunnan ja vaikuttamistoimielimen sekä muun tilapäisen toimielimen virkamatkoista kotimaassa.

Yksittäisen luottamushenkilön matkustaminen

        Pormestari päättää yksittäisten luottamushenkilöiden (pl. pormestari ja apulaispormestarit) virkamatkoista kun matka tai tilaisuus liittyy keskushallinnon toimialaan ja matkalle osallistuva on keskushallinnon toimielimen jäsen.

        Apulaispormestari päättää yksittäisten luottamushenkilöiden virkamatkoista oman toimialansa osalta, kun matka tai tilaisuus liittyy toimialan toimialaan ja matkalle osallistuva on toimialan toimielimen jäsen.

Matkustamiseen liittyvistä periaatteista poikkeaminen

        Kaupunginhallitus päättää edellä mainitusta periaatteista poikkeavista sekä muiden kuin edellä mainittujen toimielinten tai luottamushenkilöiden virkamatkoista.

        Edellä kuvatuista periaatteista poikkeaminen tai virkamatkan suuntautuminen muualle kuin edellä mainitulle alueelle edellyttää erityistä syytä.

Kaupunginhallitus kehotti keskushallintoa, toimialoja, liikelaitoksia ja virastoja raportoimaan toimielinten virkamatkoista kaupunginkanslian hallintojohtajalle.

Kaupunginhallitus kumosi 10.5.2010 tekemänsä päätöksen virkamatkoihin liittyvästä päätöksenteosta.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 310 36012

lauri.menna(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Kaupunginhallitus on päättänyt toimielinten virkamatkoista päättämiseen liittyvistä periaatteista 10.5.2010. Voimassa olevien linjausten mukaisesti kaupunginhallitus päättää muualle kuin Pohjoismaihin, Baltiaan, Moskovaan ja Pietariin suuntautuvista virkamatkoista. Edellä mainittuihin kohteisiin suuntautuvista matkoista päätetään lähtökohtaisesti toimielimessä. Kaupunginhallituksen puheenjohtaja on kuitenkin päättänyt kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen virkamatkoista edellä mainitun rajauksen osalta.

Voimassa olevat matkustamiseen liittyvät periaatteet eivät ole nykyisen organisaation kannalta tarkoituksenmukaiset aluerajausten ja päätöstasojen osalta. Esityksen lähtökohtana on laajentaa toimielinten oikeutta päättää virkamatkoistaan ja selkeyttää aluerajausta sekä määritellä tarkemmin matkustamiseen liittyvät periaatteet. Matkustamiseen liittyvien käytäntöjen yhdenmukaistamiseksi kaupunkitasoisten yhtenäisten linjausten laatiminen on tarpeen.

Virkamatkan tekemisen periaatteet

Kaupunginhallituksen jaoston, toimialalautakunnan, pelastuslautakunnan, toimialalautakunnan jaoston ja liikelaitoksen johtokuntien oikeutta päättää omista matkoistaan on rajattu siten, että kukin toimielin voi tehdä yhden ulkomaille suuntautuvan virkamatkan valtuustokauden aikana. Edellä mainitusta periaatteesta voidaan poiketa vain erityisestä perustellusta syystä. Kotimaan virkamatkoja edellä mainitut toimielimet voivat tehdä tarpeen mukaan.

Virkamatkan tulee liittyä läheisesti toimielimen toimialaan ja tehtävien hoitamiseen. Virkamatkan ensisijaisena tarkoituksena on hankkia tietoa päätöksenteon tueksi ja tutustua Helsingissä sovellettavissa oleviin käytöntöihin. Virkamatkan tekeminen edellyttää perusteltua syytä.

Virkamatkojen osalta tulee noudattaa edullisuusperiaatetta. Virkamatka tulee näin ollen tehdä mahdollisimman tehokkaasti ja pienin kokonaiskustannuksin kuitenkin siten, että virkamatkan tavoitteet voidaan virkamatkan aikana saavuttaa. Matkan kokonaistaloudellisuus tulee myös suhteuttaa virkamatkaan käytettävissä olevaan aikaan.

Virkamatkoihin liittyvä päätöksenteko

Päätöksen virkamatkasta tekee kaupunginhallituksen hyväksymien rajausten pohjalta lähtökohtaisesti se toimielin, joka vastaa toimielimen määrärahojen käytöstä. Näin ollen omasta matkustamisestaan päättävät lautakunnat ja liikelaitoksen johtokunnat. Toimialalautakunnat päättävät jaostojensa matkustamisesta.

Toimielimen tai toimielimen hallintotehtäviä hoitava organisaatio vastaa talousarvion puitteissa toimielimen virkamatkan liittyvistä kustannuksista. Luottamushenkilölle virkamatkasta aiheutuvat välttämättömät kustannukset korvataan enintään kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen ja luottamushenkilöiden taloudellisten etuuksien mukaisina.

Yksittäisten luottamushenkilöiden ja tilapäisten toimielinten edunvalvontaan ja edustamiseen liittyvistä virkamatkoista päättää pormestari ja apulaispormestarit. Tiettyjen keskushallinnon toimielinten kotimaahan suuntautuvista virkamatkoista päättää pormestari.

Toimielinten ja yksittäisten viranhaltijoiden matkustamisesta päätetään tapauskohtaisesti erikseen toimielimen tai viranhaltijan pöytäkirjapäätöksellä. Toimielimen virkamatkoista raportoidaan kaupunginkansliaan virkamatkojen kokonaiskustannusten, matkakohteiden ja virkamatkojen tavoitteiden seuraamiseksi.

Virkamatkakohteiden aluerajaukset

Matkustusoikeutta koskeva rajaus noudattaa kunkin toimielimen osalta tarkoituksenmukaisena pidettävää matkustusaluetta. Aluerajauksen tarkoituksena on rajoittaa toimielinten matkustamista esityksessä mainittujen alueiden ulkopuolelle. Kaupunginhallitus voi kuitenkin päättää erityisestä perustellusta syystä virkamatkoista aluerajauksen ulkopuolelle.

Eurooppaa koskevalla rajauksella tarkoitetaan tässä yhteydessä Euroopan maantieteellistä määritelmää siten, että rajauksen piiriin kuuluu myös Venäjällä Uralin länsipuoliset sekä Venäjän etelärajan pohjoispuoliset osat. Turkkia ei tässä rajauksessa ole laskettu osaksi Eurooppaa.

Pohjoismailla tarkoitetaan Islannin, Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan muodostamaa aluetta. Rajauksen piirissä ei kuitenkaan ole Tanskan ja Norjan itsehallinnollisia alueita. Baltialla tarkoitetaan Viroa, Latviaa ja Liettuaa.

Esittelijä

kansliapäällikkö

Sami Sarvilinna

Lisätiedot

Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 310 36012

lauri.menna(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Tiedoksi

Pormestari ja apulaispormestarit

Toimielimet

Toimialat, virastot ja liikelaitokset