§ 564

Valtuutettu Kauko Koskisen toivomusponsi hankintatoimen kehittämisestä

HEL 2015-007473 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi selvityksen kaupunginvaltuuston 17.6.2015 hyväksymän toivomusponnen johdosta tehdyistä toimenpiteistä ja toimittaa selvityksen ponnen ehdottajalle (Kauko Koskinen) sekä tiedoksi muille valtuutetuille.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Atte Malmström, konserniohjauksen päällikkö, puhelin: 310 25472

atte.malmstrom(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hyväksyessään 17.6.2015 Helsingin kaupungin vuoden 2014 tilinpäätöksen, kaupunginvaltuusto samalla hyväksyi seuraavan toivomusponnen:

”Kaupunginvaltuusto edellyttää, että hankintatointa kehitetään aktiivisesti kiinnittäen erityistä huomiota hankintalain ja hankintavaltuuksien noudattamiseen sekä tehtävien eriyttämiseen hankintatoiminnassa.” (Kauko Koskinen)

Kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 24 §:n mukaan kaupunginhallituksen on toimitettava ponnen ehdottajalle kirjallinen selvitys toivomusponnen johdosta tehdyistä toimenpiteistä viimeistään vuoden kuluttua ponnen hyväksymisestä. Selvitys on toimitettava erikseen tiedoksi myös muille valtuutetuille.

Kaupunki on velvollinen noudattamaan toiminnassaan muun muassa julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007). EU:n uudet hankintadirektiivit julkaistiin maaliskuussa 2014. Kansallista hankintalakia ollaan muuttamassa uusien hankintadirektiivien johdosta, mutta lain valmistelu ja voimaantulo on viivästynyt alkuperäisestä tavoiteaikataulusta (huhtikuu 2016).

Hankinnasta päättäminen on julkisen vallan käyttämistä. Hankintavaltuuksilla määritellään muun muassa euromääräiset rajat viran-omaisen oikeudelle päättää hankinnoista. Hankintavaltuuksia koskevat kaupunkitasoiset määräykset sisältyvät voimassaolevan taloussäännön 28 §:ään.

Talousarvion noudattamisohjeissa vuodelle 2016 puolestaan todetaan hankintavaltuuksien osalta muun muassa, että hankintavaltuuksia noudatetaan kaikissa hankintapäätöksissä, ja että hankintavaltuuksia ja niiden delegointia koskevat päätökset on pidettävä ajan tasalla. Yksittäisiä hallintokuntia koskevat hankintavaltuudet määritellään virastojen ja laitosten sekä niiden alaisten organisaatioyksiköiden johto- ja toimintasäännöissä.

Kaupungin sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeessa on selvitetty valvontatoimenpiteitä, joiden avulla pyritään havaitsemaan, estämään tai korjaamaan eri prosesseissa ilmeneviä virheitä. Ohjetta noudatetaan myös hankinnoissa.

Hallintokuntien toimintaa hankinta-asioissa seurataan tarkastusviraston sekä kaupunginkanslian sisäisen tarkastuksen yksikön toimesta. Tarkastuslautakunta on antanut hankintatoimeen liittyviä kehityssuosituksia, joiden toteutumista on seurattu vuosittain lautakunnan arviointikertomuksessa.

Kaupungin sisäisen tarkastuksen -yksikön toimialaan kuuluvat johtamis- ja hallintojärjestelmän arviointi, riskienhallintaprosessien tuloksellisuuden arviointi, valvontamenettelyjen tehokkuuden arviointi sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan parantamisen konsultointi. Vuosisuunnitelmaan sisältyvien tarkastusten lisäksi sisäisen tarkastuksen tehtäviin kuuluvat johdon erillistoimeksiannot kuten väärinkäytösepäilyjen selvitys.

Sisäisellä valvonnalla varmistetaan lakien, päätösten sekä päätettyjen menettelytapojen, valtuuksien ja ohjeiden noudattamista sekä vähennetään väärinkäytöksien mahdollisuutta ja huolehditaan tehtävien riittävästä eriyttämisestä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen mukaan virheiden ja väärinkäytösten välttämiseksi vastuut ja tehtävät on eriytettävä siten, että esimerkiksi tapahtumien hyväksyminen, kirjaaminen ja varojen hoitaminen on jaettu eri henkilöille.

Väärinkäytöksinä pidetään erilaisia epärehellisiä, epäeettisiä tai kaupunkikonsernin ohjeita tai lainsäädäntöä rikkovia tahallisia tekoja. Kaupunkikonsernissa ei sallita väärinkäytöksiä. Kunkin hallinto-kunnan johto vastaa sisäisen valvonnan toimivuudesta ja on velvollinen puuttumaan havaittuihin väärinkäytöksiin.

Hallintokunnat ovat selvittäneet myös vuotuisissa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteoissaan ja kuvauksissaan tarkemmin, kuinka muun muassa hankintaan liittyviä riskejä pyritään hallitsemaan. Hankintariskejä on arvioitu myös osana kaupungin merkittävien riskien arviointia.

Osana kaupungin hankintatoimen kehittämistä ja hankintoihin liittyvien riskien hallintaa virastoille, laitoksille ja kaupungin tytäryhteisöille järjestetään koulutusta hankintaosaamisen lisäämiseksi. Syksyn 2016 aikana hallintokunnille sekä kaupungin tytäryhteisöille tullaan järjestämään muun muassa koulutusta hankintalain uudistamiseen liittyen.

Valmistelussa olevan kaupungin johtamisjärjestelmän kokonaisuudistuksen toteutuessa kaupungin organisaatiossa tapahtuu merkittäviä muutoksia. Näiden muutosten yhteydessä muodostettavien palvelukokonaisuuksien ja niiden alaisten yksiköiden osalta määritellään hankintavaltuudet tarkoituksenmukaisella ja riskienhallinnan vaatimukset täyttävällä tavalla. Lisäksi hankintaprosessit määritellään kaupungin uudistuvassa organisaatiossa siten, että vältetään vaarallisia työyhdistelmiä sekä eriytetään hankintojen valmistelu, päätöksenteko (tarkastus/hyväksyntä) ja tilaaminen riittävällä tavalla toisistaan.

Ponsivastaus on valmisteltu kaupunginkanslian ja hankintakeskuksen yhteistyönä.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Atte Malmström, konserniohjauksen päällikkö, puhelin: 310 25472

atte.malmstrom(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kaupunginvaltuusto