Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

4/2016

1 (1)

Kaupunginhallitus

 

 

 

 

Ryj/1

 

01.02.2016

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§ 96

Kaupunginhallituksen käsiteltäväksi otettu asia: Kruunusillat, viestintäpalvelut, kilpailutuksen periaatteet

HEL 2015-002495 T 02 08 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi.

Käsittely

Palautusehdotus:
Lasse Männistö:

Kaupunginhallitus palauttaa asian uudelleen valmisteluun kiinnittäen erityistä huomiota siihen, että infrahankkeiden viestinnässä tulisi ensisijaisesti hyödyntää kaupungin oman organisaation ja varmistaa in-house-viestintäresurssien tehokas käyttö. Kaupunginhallitus kiinnittää kriittistä huomiota esityksen ulkopuolisten ostojen mittaluokkaan sekä kilpailutuksen tiukkarajaiseen kriteeristöön, joka sulkee jo lähtökohtaisesti kilpailutuksen ulkopuolelle suuren joukon viestintätoimistoja.

Kilpailutus valmistellaan tästä näkökulmasta uudelleen siten, että ulkopuolelta hankittava viestintätoimistojen työ on pääsääntöisesti täydentävässä roolissa suhteessa kaupungin omaan viestintätyöhön. Hankinnan kattosumma laskee tämän johdosta selvästi ja ulkopuoliset ostot perustellaan sisällöllisesti kattavammin. Samalla hankinnan kriteeristö arvioidaan uudelleen siten, ettei se tarpeettomasti rajaa osallistujajoukkoa nykyesityksen tavoin.

Kaupunginhallitus näkee lisäksi, että käynnissä olevien maankäyttöhankkeiden joukossa on monia, joiden osalta ulkopuolisten viestintäpalveluiden käyttö on nähtävissä niiden vaatiman osaamisen ja viestinnän näkökulmasta keskeisenä. Tämän vuoksi kaupunginhallitus kehottaa tuomaan sille tiedoksi suunnitelmat laajojen käynnissä olevien maankäyttöä ja rakentamista koskevien alueiden ja hankkeiden viestinnästä ja niiden suunnittelusta.

Lopuksi hankkeiden viestinnän koordinaatiossa ilmenneiden haasteiden vuoksi kaupunginhallitus kehottaa valmistelemaan yleisohjeistuksen suurempien hankkeiden viestinnän vastuunjaosta, suunnittelusta ja kilpailutuksista

Kannattaja: Hannu Oskala

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi.

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Pekka Sauri

Lisätiedot

Kristiina Matikainen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36035

kristiina.matikainen(a)hel.fi

Liitteet

1

Kruunusillat, Viestintäpalvelut, kilpailutuksen periaatteet ja sisältö

2

Kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston lausunto

Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättää kumota yleisten töiden lautakunnan 8.12.2015 § 526 tekemän päätöksen Kruunusillat -hankkeen viestintäpalvelujen hankinnan kilpailuttamisen periaatteista.

Samalla kaupunginhallitus päättää oikeuttaa rakennusviraston katu- ja puisto-osaston aloittamaan Kruunusiltojen viestintäpalvelujen hankinnan seuraavien periaatteiden mukaisesti:

- Tehdään toistaiseksi voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa.

- Yksittäiset työt tilataan erillisten tehtävämäärittelyjen perusteella.

- Projektipäällikölle ja tiedottajalle asetetaan vähimmäisvaatimus työkokemuksen suhteen.

- Vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa laadun painoarvo on 60 % ja hinnan painoarvo on 40 %.

- Laatu arvioidaan osaamisen ja kokemuksen perusteella.

- Hinta arvioidaan eri ammattiryhmien tuntihinnoista lasketun vertailuhinnan perusteella.

Esittelijän perustelut

Yleisten töiden lautakunta päätti 8.12.2015 § 526 oikeuttaa rakennusviraston katu- ja puisto-osaston aloittamaan Kruunusiltojen viestintäpalvelujen hankinnan seuraavien periaatteiden mukaisesti:

- Tehdään neljä vuotta voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa mahdollisuudella kahden vuoden optioon.

- Yksittäiset työt tilataan erillisten tehtävämäärittelyjen perusteella.

- Projektipäällikölle ja tiedottajalle asetetaan vähimmäisvaatimus työkokemuksen suhteen.

- Vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa laadun painoarvo on 60 % ja hinnan painoarvo on 40 %.

- Laatu arvioidaan osaamisen ja kokemuksen perusteella.

- Hinta arvioidaan eri ammattiryhmien tuntihinnoista lasketun vertailuhinnan perusteella.

Yleisten töiden lautakunnan päätös syntyi äänestyksen (7-1) jälkeen. Lautakunta päätti, vastoin esittelijän ehdotusta, muuttaa sopimuksen voimassaoloaikaa koskevaa kohtaa siten, että tehdään neljä vuotta voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa mahdollisuudella kahden vuoden optioon. Esittelijän ehdotuksen mukaan tehdään toistaiseksi voimassa oleva sopimus yhden toimittajan kanssa.

Esittelijä jätti eriävän mielipiteen, johon kaupungininsinööri ilmoitti yhtyvänsä. Eriävän mielipiteen mukaan asia tulee ratkaista alkuperäisen esittelijän ehdotuksen mukaan. Haasteellisen hankkeen onnistunut läpivienti vaarantuu, jos viestintäpalvelut joudutaan kilpailuttamaan kesken hankkeen rakentamisvaiheen.

Asian käsittely samoin kuin lautakunnan esittelijän ehdotus ilmenevät päätöshistoriasta.

Kruunusillat –hankkeen viestintäpalvelujen kilpailuttamisen periaatteita on esitelty liitteessä 1.

Rakennus- ja ympäristötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja päätti 10.12.2015 § 78 ottaa yleisten töiden lautakunnan 8.12.2015 § 526 tekemän päätöksen Kruunusiltojen viestintäpalvelujen kilpailutuksen periaatteista kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Esittelijä toteaa, että asia koskee Kruunusillat -hankkeessa tarvittavien viestintäpalvelujen kilpailutukseen liittyviä periaatteita. Rakennusvirasto vastaa Kruunusillat –hankkeen projektinjohdosta. Kaupungin asianomaisten virastojen (kaupunginkanslia, kaupunkisuunnitteluvirasto, liikennelaitos –liikelaitos) välillä on sovittu, että Kruunusillat -hanke hoitaa oman viestintänsä. Virastojen viestinnän edustajista koostuva ohjausryhmä valvoo viestinnän luonnetta ja sitä, että toteutettava viestintä on kaupungin linjausten mukaista.

Rakennusviraston omat resurssit eivät riitä toteuttamaan mittavan ja pitkäkestoisen hankkeen viestintää. Tarkoitus on, että valittava viestintäkonsultti toimii projektin johdon apuna viestinnän suunnittelussa, kehittämisessä ja toteuttamisessa. Viestintäkonsultti hoitaa operatiivisen viestinnän. Rakennusvirasto ja hankkeen projektinjohto vastaavat viestinnän strategisista linjauksista ja johtamisesta.

Yleisten töiden lautakunnan esittelijän ehdotuksen mukaan hankinnasta on tarkoitus tehdä toistaiseksi voimassa oleva sopimus yhden toimittajan kanssa. Sopimus ei sido tilaamaan viestintäpalveluja millään tietyllä määrällä. Työt tilataan tarpeen mukaan erillisten tehtäväkuvausten mukaisesti.

Hankinnan arvioitu arvo on noin 1,2 milj. euroa. Arvio suuruusluokasta perustuu liikenneviraston hankeviestinnästä saatuihin kokemuksiin. Liikennevirasto toteuttaa omia hankkeitaan viestintäkonsulttia käyttäen siten, että suurille hankkeille kilpailutetaan koko hankkeen ajaksi yksi viestintäkonsultti. Liikennevirastossa hankkeeseen liittyvän viestinnän suunnittelu ja johtaminen tapahtuvat omana työnä ja viestintäkonsultin tehtävä on enemmän suorittava tehtävä.

Kruunusillat -rakennushankkeen viestinnän erityispiirteet huomioiden on perusteltua sitouttaa yksi toimija viestintätehtäviin koko hankkeen ajaksi. Viestinnän suunnittelutyö on tarkoitus teettää kilpailutettavalla toimijalla, jolloin hankinnassa korostuu tavoite viestinnän suunnitelmallisuuteen ja jatkuvuuteen.

Esittelijä toteaa, että Kruunusillat –hanke on luonteeltaan vaativa ja ajallisesti pitkäkestoinen hanke. Kaavoitus, suunnittelu ja rakentaminen tapahtuvat osin samanaikaisesti, mikä tekee hankkeesta suuriinkin vastaaviin hankkeisiin verrattuna poikkeuksellisen haastavan ja tuo myös viestintätehtäville normaalia rakennushanketta suuremmat haasteet.

Hankkeen viestinnän on oltava pitkäjänteistä ja johdonmukaista koko projektin ajan. Hankkeen onnistuneen läpiviennin kannalta on tarpeen, että hankkeen viestinnän jatkuvuus turvataan rakentamisen ollessa täydessä käynnissä. Yleisten töiden lautakunnan tekemä päätös merkitsisi, että viestintäkonsultti jouduttaisiin kilpailuttamaan uudelleen kesken hankkeen kiivaimman rakentamisvaiheen.

Kaupungin vuoden 2016 talousarvion ja taloussuunnitelman 2016 - 2018 mukaan Kruunusiltojen eli raitiotie- ja kevyen liikenteen yhteyden rakentamisen käynnistämiseen varaudutaan vuonna 2018.

Edellä sanotun perusteella esittelijä esittää, että yleisten töiden lautakunnan 8.12.2015 § 526 tekemä päätös kumotaan ja kaupunginhallitus päättää asiasta yleisten töiden lautakunnan esittelijän ehdottaman mukaisesti.

Esittelijä toteaa vielä, että päätöshistoriassa on myös Kruunusillat –hankkeen viestintäkonsultin valintaa koskeva aikaisempi käsittely yleisten töiden lautakunnassa 16.6.2015. Tuolloin lautakunta hylkäsi hankkeen viestintäkonsultin valintaa koskevan esityksen, jolla hankkeelle olisi valittu viestintäkonsultti kahden vuoden ajaksi yhdentoista vuoden optiokaudella.

Kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston lausunto on lisätty liitteeksi 2 kaupunginhallituksen 25.1.2016 kokouksen jälkeen.

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Pekka Sauri

Lisätiedot

Kristiina Matikainen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36035

kristiina.matikainen(a)hel.fi

Liitteet

1

Kruunusillat, Viestintäpalvelut, kilpailutuksen periaatteet ja sisältö

2

Kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston lausunto

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus

Tiedoksi

HKR

Yleisten töiden lautakunta

Päätöshistoria

Kaupunginhallitus 25.01.2016 § 70

HEL 2015-002495 T 02 08 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.

Käsittely

25.01.2016 Pöydälle

Kaupunginhallitus päätti panna asian yksimielisesti pöydälle puheenjohtajan ehdotuksesta.

18.01.2016 Pöydälle

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Pekka Sauri

Lisätiedot

Kristiina Matikainen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36035

kristiina.matikainen(a)hel.fi

 

Kaupunginkanslia Rakennus- ja ympäristötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja 10.12.2015 § 78

HEL 2015-002495 T 02 08 02 00

Päätös

Rakennus- ja ympäristötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja päätti ottaa yleisten töiden lautakunnan 8.12.2015 § 526 tekemän päätöksen Kruunusiltojen viestintäpalvelujen kilpailutuksen periaatteista kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Päätöksen perustelut

Yleisten töiden lautakunta on 8.12.2015 § 526 päättänyt Kruunusiltojen viestintäpalvelujen hankinnan periaatteista. Lautakunta päätti, vastoin esittelijän ehdotusta, äänestyksen jälkeen muuttaa puitesopimuksen voimassaoloaikaa koskevaa kohtaa siten, että tehdään neljä vuotta voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa mahdollisuudella kahden vuoden optioon. Esittelijän ehdotuksen mukaan tehdään toistaiseksi voimassa oleva puitesopimus yhden toimittajan kanssa. Esittelijä jätti eriävän mielipiteen.

Rakennus- ja ympäristötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja katsoo, että asia on hyvä saattaa kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Lisätiedot

Kristiina Matikainen, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36035

kristiina.matikainen(a)hel.fi

 

Yleisten töiden lautakunta 08.12.2015 § 526

HEL 2015-002495 T 02 08 02 00

Päätös

Yleisten töiden lautakunta päätti oikeuttaa rakennusviraston katu- ja puisto-osaston aloittamaan Kruunusiltojen viestintäpalvelujen hankinnan seuraavien periaatteiden mukaisesti:

        Tehdään neljä vuotta voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa mahdollisuudella kahden vuoden optioon.

        Yksittäiset työt tilataan erillisten tehtävämäärittelyjen perusteella.

        Projektipäällikölle ja tiedottajalle asetetaan vähimmäisvaatimus työkokemuksen suhteen.

        Vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa laadun painoarvo on 60 % ja hinnan painoarvo on 40 %.

        Laatu arvioidaan osaamisen ja kokemuksen perusteella.

        Hinta arvioidaan eri ammattiryhmien tuntihinnoista lasketun vertailuhinnan perusteella.

Käsittely

08.12.2015 Esittelijän ehdotuksesta poiketen

Vastaehdotus:
Mariam Rguibi: Korvataan päätösehdotuksen kohta "Tehdään toistaiseksi voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa." seuraavasti: "Tehdään neljä vuotta voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa mahdollisuudella kahden vuoden optioon."

Kannattaja: Pörrö Sahlberg

1 äänestys

JAA-ehdotus: Esityksen mukaan
EI-ehdotus: Korvataan kohta Tehdään toistaiseksi voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa muotoilulla Tehdään neljä vuotta voimassa oleva puitesopimus yhden toimijan kanssa mahdollisuudella kahden vuoden optioon.

Jaa-äänet: 1
Terhi Koulumies

Ei-äänet: 7
Jussi Heinämies, Maria Landén, Eija Paananen, Dennis Pasterstein, Mariam Rguibi, Pörrö Sahlberg, Tuomo Valokainen

Tyhjä: 0
 

Poissa: 1
Henrik Nyholm

Eriävät mielipiteet:

Silja Hyvärinen: Esittelijän eriävä mielipide:
Asia tulee ratkaista alkuperäisen esittelijän ehdotuksen mukaan. Haasteellisen hankkeen onnistunut läpivienti vaarantuu, jos viestintäpalvelut joudutaan kilpailuttamaan kesken hankkeen rakentamisvaiheen.

Raimo K Saarinen: Viraston päällikkönä yhdyn esittelijän eriävään mielipiteeseen.

16.06.2015 Hylättiin

09.06.2015 Pöydälle

Esittelijä

osastopäällikkö

Silja Hyvärinen

Lisätiedot

Ville Alajoki, projektinjohtaja, puhelin: 310 39848

ville.alajoki(a)hel.fi

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 10

Pohjoisesplanadi 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 17

Faksi

 

Alv.nro

kaupunginkanslia@hel.fi

http://www.hel.fi/kaupunginkanslia

+358 9 655 783

 

FI02012566