Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	20/2015	1 (1)
Kaupunginhallitus
		Kj/3
	18.05.2015

§ 532

Valtuutettu Kauko Koskisen toivomusponsi hankintatoimen kehittämisestä

HEL 2014-008495 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi selvityksen kaupunginvaltuuston 18.6.2014 hyväksymän toivomusponnen johdosta tehdyistä toimenpiteistä ja toimittaa selvityksen ponnen ehdottajalle (Kauko Koskinen) sekä tiedoksi muille valtuutetuille.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Atte Malmström, konserniohjauksen päällikkö, puhelin: 310 25472

atte.malmstrom(a)hel.fi

Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano

Otteet

Ote	Otteen liitteet
Ponnen ehdottaja	Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano Esitysteksti

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hyväksyessään 18.6.2014 Helsingin kaupungin vuoden 2013 tilinpäätöksen, kaupunginvaltuusto samalla hyväksyi seuraavan toivomusponnen:

”Kaupunginvaltuusto edellyttää, että hankintatointa kehitetään aktiivisesti kiinnittäen erityistä huomiota hankintavaltuuksiin ja hankintapäätösten dokumentointiin.” (Kauko Koskinen)

Kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 24 §:n mukaan kaupunginhallituksen on toimitettava ponnen ehdottajalle kirjallinen selvitys toivomusponnen johdosta tehdyistä toimenpiteistä viimeistään vuoden kuluttua ponnen hyväksymisestä. Selvitys on toimitettava erikseen tiedoksi myös muille valtuutetuille.

Kaupungin johtosääntötasoiset hankintoja koskevat määräykset sisältyvät taloussääntöön. Talousarvion noudattamisohjeissa annetaan vuosittain hallintokunnille ohjeita hankintojen tekemiseen ja muun muassa hankintapäätösten muotoon liittyen. Kaupungin jatkuvapäivitteisessä hankintakäsikirjassa puolestaan annetaan käytännönläheisiä neuvoja ja ohjeita hankintojen toteuttamisesta tarkoituksenmukaisella tavalla ja lainsäädäntöä noudattaen.

Hankinnasta päättäminen on julkisen vallan käyttämistä. Hankintavaltuuksilla määritellään muun muassa euromääräiset rajat viranomaisen oikeudelle päättää hankinnoista. Hankintavaltuuksia koskevat kaupunkitasoiset määräykset sisältyvät voimassaolevan taloussäännön 28 §:ään. Talousarvion noudattamisohjeissa vuodelle 2015 todetaan hankintavaltuuksien osalta muun muassa, että hankintavaltuuksia noudatetaan kaikissa hankintapäätöksissä, ja että hankintavaltuuksia ja niiden delegointia koskevat päätökset on pidettävä ajan tasalla. Yksittäisiä hallintokuntia koskevat hankintavaltuudet määritellään virastojen ja laitosten sekä niiden alaisten organisaatioyksiköiden johto- ja toimintasäännöissä.

Talousarvion noudattamisohjeissa annetaan määräyksiä myös hankintapäätösten muotoon ja sisältöön liittyen. Noudattamisohjeiden mukaan hankintapäätökset tehdään kirjallisesti. Yleisesti hankintatoimen piirissä käytettyjä päätöksen muotoja ovat pöytäkirjapäätös, lomakepäätös tai sähköinen päätös Kosti-järjestelmässä.

Kaupungin hankintatointa kehitetään tavoitteena hankintatoimen ja hankintojen tehostaminen. Kehittämisessä otetaan huomioon kaupungin voimassaolevan strategiaohjelman kirjaukset. Strategiaohjelmaan 2013–2016 on kirjattu hankintatoimen tehostaminen ja ympäristövastuun lisääminen osana toimivien ja tehokkaiden tukipalvelujen kokonaisuutta. Tehostamistoimenpiteinä strategiaohjelmassa on mainittu innovatiivisten hankintojen lisääminen, hankintojen keskittämisen jatkaminen kaupungin toiminnassa, ympäristönäkökulman huomioon ottaminen 50 %:ssa kaupungin hankintoja vuoteen 2015 mennessä sekä hankintojen hallinnan yhtenäistäminen kehittämällä yhtenäistä hankintatiedon tuottamista, raportointia, mittarointia ja analysointia.

Kaupungin hankintoja pyritään tehostamaan muun muassa sähköisillä ratkaisuilla. Käynnissä olevia hankintojen sähköisen tehostamisen kehittämiskokonaisuuksia ja niihin sisältyviä hankkeita (kilpailuttamisjärjestelmä, sopimushallinta, tilauksesta maksuun -järjestelmä) seurataan hankintakeskuksen ja hankkeiden ohjausryhmien toimesta. Hankkeiden valmistuminen ajoittuu vuosille 2015–2017.

Hankintojen keskittämiseen ja hankintaosaamisen optimaaliseen käyttöön liittyen hankintakeskuksen ja hallintokuntien välinen erillishankintojen yhteistyömalli otetaan käyttöön vuoden 2015 aikana. Yhteistyömallissa hankintakeskuksen ja hankintayksikön eli hankintapäätöksen tekevän hallintokunnan vastuut on jaettu selkeästi erillishankintaprosessin vaiheittain. Malli mahdollistaa tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen hankintaprosessin, jossa osapuolet voivat keskittyä omiin ydinosaamisalueisiinsa.

Hankintakeskus laatii yhteistyömallille kaupungin hallintokuntien hankintatarpeisiin perustuvan käyttöönottosuunnitelman. Pääsääntönä työnjaossa on, että hankintakeskus vastaa hankinnan prosessiosaamisesta sekä kilpailuttamisesta ja hankintayksikkö omaan toimialaansa liittyvästä substanssiosaamisesta sekä sopimushallinnasta. Kaupunginkanslian oikeuspalvelut -osasto vastaa omaan toimialueeseensa kuuluvista osista prosessia.

Yhteishankintojen kehittämisen suhteen hankintakeskus jatkaa Staran kanssa keskustelua yhteishankintojen työnjaon kehittämisestä ja selvittää kiinteistöviraston tilakeskuksen kanssa mahdollisuuksia tehdä nykyistä hankintarengaskäytäntöä joustavammaksi tietyissä teknisen sektorin hankinnoissa ilman yhteishankintoja koskevan päätösvallan muodollista keskittämistä hankintakeskukseen. Lisäksi sopivissa pilottihankinnoissa on tavoitteena kokeilla hankintaprojektien kilpailuttamista matriisiorganisaatiossa.