Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

31/2013

1 (1)

Kaupunginhallitus

 

 

 

 

Kj/36

 

09.09.2013

 

 

 

 

 

 

§ 918

V 25.9.2013, Sj / Valtuutettu Tarja Tenkulan aloite paperisen kesäpassin käyttöönotosta

HEL 2013-002194 T 00 00 03

Päätös

Kaupunginhallitus päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee katsoa valtuutettu Tarja Tenkulan aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Liitteet

1

Valtuutettu Tarja Tenkulan aloite

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättänee esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee katsoa valtuutettu Tarja Tenkulan aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

Valtuutettu Tarja Tenkula ja 21 muuta valtuutettua esittävät, että nuorisotoimessa otetaan taas käyttöön paperinen kesäpassi. Paperinen kesäpassi on informoinut tehokkaasti ja edullisesti lapsille ja perheille kesäleireistä ja muista lapsille ja nuorille suunnatuista kesätapahtumista. Sähköinen harrastushaku, johon nuorisotoimi on nyt siirtynyt, on käytössä kankea ja palvelee paremmin viikoittaisen toiminnan markkinoinnissa.

Kaupunginhallitus viittaa nuorisolautakunnan antamaan lausuntoon, jossa on kerrattu sähköiseen harrastushakuun siirtymisen vaiheita ja perusteita. Ratkaisuun vaikuttivat mm. se, että paperinen kesäpassi ei tavoittanut kaikkia nuoria ja sen koostaminen, toimittaminen ja taitto veivät merkittävän osan nuorisoasiainkeskuksen viestintäyksikön työresurssista. Painatus- ja jakelukustannukset nousivat viimeisessä julkaistussa versiossa yli 30 000 euron. Näiden syiden johdosta nuorisoasiainkeskus siirtyi kehittämään sähköistä harrastehakua. Se on välineenä hyvä, mutta sen tunnettuisuus ei ole ollut vahvaa. Tämän vuoksi sen tunnetuksi tekemiseen panostettiin vahvasti kevään mittaan. Lisäksi nuorisotoimessa todettiin, että kesätoimintojen markkinointi vaatii oman välineensä. Keväällä 2013 nuorisoasiainkeskuksessa päätettiinkin teettää järjestöjen kesätoiminnasta ala-asteikäisille ja heidän vanhemmilleen suunnatun oman kesätoimintaesitteen. Esite oli jaossa kouluissa opetusviraston kautta. Tätä esitettä kehittämällä voidaan tulevina vuosina koota eräänlainen minikesäpassi. Sähköisen harrastehaun kehittyessä tullaan erillisen kesäesitteen tarvetta tarkastelemaan uudelleen.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Liitteet

1

Valtuutettu Tarja Tenkulan aloite

Tiedoksi: Muutoksenhakukielto, valmistelu

Hallintokeskus

Päätöshistoria

Nuorisolautakunta 21.03.2013 § 28

HEL 2013-002194 T 00 00 03

Päätös

Nuorisolautakunta päätti antaa kaupunginhallitukselle seuraavan lausunnon:

Nuorisoasiainkeskus luopui paperisesta Kesäpassin tuotannosta vuonna 2011 uuden sähköisen harrastushakualustan valmistuttua johtoryhmäpäätöksen mukaisesti. Päätöksessä todettiin Harrastushaun korvaavan paperisen Kesäpassin ja olevan jatkossa nuorisoasiainkeskuksen tärkein sähköinen palvelu, johon tullaan panostamaan kaikin tavoin.

Nuorisolautakunta on käsitellyt sähköisen harrastushakupalvelun periaatteita ja laajentumista kokouksissaan. Nuorisolautakunnan kokouksen 26.1.2012 päätöksessä todetaan, että nuorisoasiainkeskuksen tuottama perinteinen Kesäpassi julkaistaan jatkossa vain sähköisenä versiona osana harrastushakua. Kokouksessaan 30.10.2012 lautakunta merkitsi tiedoksi nuorisoasiainkeskuksen suunnitelman sähköisen harrastehaun edelleen kehittämiseksi. Samalla lautakunta päätti todeta, että paperista Kesäpassia ei ole tarkoituksenmukaista ottaa uudelleen käyttöön

Päätöksen keskeiset perusteet olivat seuraavat:

Nuorisoasiainkeskus haluaa tarjota palvelua sekä kaikille helsinkiläisille nuorisojärjestöille että nuorille suunnattuja palveluja tuottaville järjestöille. Tämä laajentumistavoite olisi äärimmäisen vaikea toteuttaa paperisena. Paperisen Kesäpassin ongelmana olivat tietojen keräämisen vaikeudet ja painokustannusten kasvu sivumäärien kasvaessa.

Paperisen Kesäpassin jakelu ei myöskään tavoittanut kaikkia nuoria, sillä nuorisoasiainkeskuksella on ollut käytettävissään ainoastaan Helsingin opetusviraston jakelutie. Perinteisen opetusviraston jakelun ulkopuolelle jäävät kaikki ammatillisissa oppilaitoksissa opiskelevat nuoret, yksityiskouluissa opiskelevat ja työelämässä tai kotona olevat nuoret. Sähköinen versio on puolestaan aina kaikkien nuorten tavoitettavissa.

Kesäpassin painatus ja jakelukustannukset nousivat viimeisessä julkaistussa versiossa yli 30 000 euron. Paperisen Kesäpassin koostaminen, toimittaminen ja taitto veivät merkittävän osan viestintäyksikön työresurssista. Paperisen Kesäpassin aikaan kaikki kurssi-ilmoittautumiset otettiin vastaan puhelimessa. Sähköinen järjestelmä säästää myös nuoriso-ohjaajilta satojen ilmoittautumisten vastaanottamiseen käytettyä työaikaa merkittävästi.

Nuorisoasiainkeskus toimii kestävän kehityksen periaatteen mukaisesti aina kun se on mahdollista. 65 000 kappaleen ja 150 -sivuisen Kesäpassin painatusmäärä on suuri rasite ympäristölle.

Harrastushaku mahdollistaa tietojen muokkauksen online-toimintana, jolloin tietoja voi lisätä, täydentää, korjata tai poistaa myös julkaisun jälkeen.

Paperinen kesäpassi on tehokas väline tavoittaa erityisesti ala-asteikäisiä nuoria mukaan kesätoimintoihin. Helsinkiläisten nuorisopiirijärjestöjen yhteistyöelin Helsinki-Team ry on vaatinut paperisen kesäpassin palauttamista.

Sähköinen harrastehaku on hyvä väline, kun toimintaa tarjotaan ympärivuotisesti. Sen keskeisenä ongelma on toistaiseksi sen tuntemattomuus. Kesätoimintojen markkinointi vaatii kuitenkin kokonaan omat välineensä, jotta ne pystytään kohdistamaan oikealle kohderyhmälle. Keväällä 2013 nuorisotoimi päätti teettää järjestöjen kesätoiminnoista ala-asteikäisille ja heidän vanhemmilleen suunnatun oman kesätoimintaesitteen. Esite on jaossa Helsingin koulujen ala-asteikäisille oppilaille Opetusviraston kautta. Esitettä kehittämällä voitaisiin eräänlaista ”minikesäpassia” koota myös tulevina vuosina ja näin markkinoida kesätoimintoja. Harrastehaun kehittyessä ja tunnettuuden lisääntyessä tarkastellaan kesäesitteen tarvetta uudelleen.

Nuorisoasiainkeskus kehittää sähköistä harrastehakupalveluaan jatkuvasti ja tulee panostamaan palvelun markkinointiin merkittävästi:

Vuoden 2013 alussa toteutetut tekniset uudistukset:

Harrastushausta julkaistiin kaksi kieliversiota (ruotsin- ja englanninkieliset sivustot). Tarvittaessa on mahdollisuus julkaista myös muunkielisiä versioita. Harrastushausta toteutettiin kevennetty versio mobiililaitteille. Avoin rajapinta muihin järjestelmiin.

Tavoitteena on myös vuoden 2013 aikana toteuttaa eri harrasteiden ja leirien sähköinen maksujärjestelmä harrastushakupalveluun ilmoittautumisen yhteyteen. Harrastushakupalvelu on nuorisoasiainkeskuksen oma järjestelmä, jonka kehittämiseen on sitouduttu. Uusia ominaisuuksia otetaan käyttöön tarpeen mukaan.

Kesäpassi tuotettiin aikaisemmin verkkoon ja painettuna samalla järjestelmällä. Tämä järjestelmä on poistettu käytöstä sähköiseen harrastushakuun siirtymisen jälkeen. Jos paperisen Kesäpassin tekeminen aloitettaisiin uudelleen, prosessi olisi suunniteltava tuotannon osalta uudestaan ja rakennettava järjestelmä, joka toimii yhteydessä nykyisen harrastushaun kanssa ja tuottaa valmista painokelpoista jälkeä. Tällaisen järjestelmän kehittäminen viivästyttäisi huomattavasti muuta järjestelmäkehitystä ja tulisi viemään merkittävästi työaikaa ja resursseja.

Harrastushaun kesätoimintojen markkinointiviestintäsuunnitelma 2013

-        Ulkomainontakampanja (jättijuliste metroasemilla 14.1.–27.1.2013).

-        Mediatiedotus + uutisointi nuorisoasiainkeskuksen nettisivuilla (tammikuu).

-        Oma kesäosasto Reaktori-hiihtolomatapahtumassa

-        Vanhemmille tiedotetaan keskitetysti harrastushausta ja kesän leireistä opetusviraston Wilma -järjestelmässä.

-        Ulkomainontakampanja (bussit, metrot, raitiovaunut 18.3.–31.3.2013).

-        Kouluille jaetaan 65 000 kesäesitettä. Järjestöjen toiveiden mukainen esite suunnataan alakouluikäisille maaliskuussa. Yläkoululaisille ja toisen asteen oppilaitoksiin jaetaan nuorille suunnattu esite myös maaliskuussa.

-        KesäStadi -Facebook-ryhmä aktivoidaan kevään aikana. Sen kautta järjestöt voivat markkinoida omia leirejään.

-        Facebook -markkinointia harrastushaulle (18.3.2013 alkaen).

-        Metrolehteen 12-sivuinen liite nuorille suunnatuista kesätoiminnoista 29.4.2013 (Lasu).

Käsittely

21.03.2013 Esittelijän muutetun ehdotuksen mukaan

Esittelijä lisäsi kohdan (9) jälkeen kaksi seuraavaa kappaletta:

Paperinen kesäpassi on tehokas väline tavoittaa erityisesti ala-asteikäisiä nuoria mukaan kesätoimintoihin. Helsinkiläisten nuorisopiirijärjestöjen yhteistyöelin Helsinki-Team ry on vaatinut paperisen kesäpassin palauttamista.

Sähköinen harrastehaku on hyvä väline, kun toimintaa tarjotaan ympärivuotisesti. Sen keskeisenä ongelma on toistaiseksi sen tuntemattomuus. Kesätoimintojen markkinointi vaatii kuitenkin kokonaan omat välineensä, jotta ne pystytään kohdistamaan oikealle kohderyhmälle. Keväällä 2013 nuorisotoimi päätti teettää järjestöjen kesätoiminnoista ala-asteikäisille ja heidän vanhemmilleen suunnatun oman kesätoimintaesitteen. Esite on jaossa Helsingin koulujen ala-asteikäisille oppilaille Opetusviraston kautta. Esitettä kehittämällä voitaisiin eräänlaista ”minikesäpassia” koota myös tulevina vuosina ja näin markkinoida kesätoimintoja. Harrastehaun kehittyessä ja tunnettuuden lisääntyessä tarkastellaan kesäesitteen tarvetta uudelleen.

Esittelijä

osastopäällikkö

Marko Luukkanen

Lisätiedot

Antti Lilja, viestintäpäällikkö, puhelin: 310 89028

antti.lilja(a)hel.fi

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 10

Pohjoisesplanadi 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 17

Faksi

 

Alv.nro

hallintokeskus@hel.fi

http://www.hel.fi/hallintokeskus

+358 9 655 783

 

FI02012566