§ 822

Hankintaoikaisuvaatimus koskien kaupunginarkiston painettujen asiakirjojen digitoinnin ja digitoitujen tiedostojen käsittelyn hankintaa

HEL 2013-007140 T 02 08 02 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti hylätä Kopio Niini Oy:n tekemän hankintaoikaisuvaatimuksen, koska hankintaoikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia perusteita, jotka antaisivat aihetta hankintapäätöksen muuttamiseen.

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Hannu Penttilä

Lisätiedot

Leena Mickwitz, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36054

leena.mickwitz(a)hel.fi

Liitteet

Otteet

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättänee hylätä Kopio Niini Oy:n tekemän hankintaoikaisuvaatimuksen, koska hankintaoikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia perusteita, jotka antaisivat aihetta hankintapäätöksen muuttamiseen.

Esittelijä

Esittelijä toteaa, että asiaa on valmisteltu yhteistyössä tietokeskuksen ja hallintokeskuksen oikeuspalvelujen kanssa.

Kaupunginarkiston painettujen asiakirjojen digitointipalveluiden hankinnan (HEL 2013–007140) kilpailutusta koskeva hankintailmoitus julkaistiin 23.5.2013.

Avoimella menettelyllä toteutetussa hankinnassa käytettiin vertailuperusteena halvinta hintaa. Koska Tarjouspalvelu-portaalissa hintatietojen kohdalla käytettävien desimaalien lukumäärä on rajallinen, sovittiin että tarjoajia pyydetään ilmoittamaan tarjoushinta 10 digitoitavan sivun osalta. Sekä tarjouspyyntöön että sen liitteenä lähetettyyn palvelunkuvaukseen kirjattiinkin, että tarjoushinta on ilmoitettava 10 sivun osalta, mutta Tarjouspalvelu-portaalissa hinta pyydettiin epähuomiossa ilmoittamaan 1 sivun osalta. Sekä hankintakeskuksessa että tietokeskuksessa virhe huomattiin vasta tarjousajan päätyttyä.

Ennen hankintapäätöksen tekoa halvimman tarjouksen jättäneeltä Valopaino Oy:ltä varmistettiin, että heidän tarjouksensa kattoi digitointipalveluiden tuottamisen 10 sivun osalta. Valopainon ilmoitettua asian näin olleen todettiin, että heidän tarjouksensa on halvin riippumatta siitä, kuinka monen sivun osalta muut tarjoajat ovat tarjoushinnan ilmoittaneet. Valopaino Oy valittiin tietokeskuksen johtajan 16.7.2013 tekemällä hankintapäätöksellä digitointipalveluiden toimittajaksi. Päätös annettiin samana päivänä sähköpostitse tiedoksi asianosaisille.

Kopio Niini Oy teki hankintaoikaisuvaatimuksen ko. päätöksestä. Kopio Niini Oy:n hankintaoikaisuvaatimus on saapunut kirjaamoon 30.7.2013. Hankintaoikaisuvaatimus on siten tehty hankintalain (laki julkisista hankinnoista 348/2007) 81 §:ssä säädetyssä määräajassa.

Hankintaoikaisuvaatimuksessa hankintayksikkönä ja hankintapäätöksen tekijänä mainitaan hankintakeskus. Hankintapäätöksen asiassa on kuitenkin tehnyt tietokeskus ja hankintakeskus on ainoastaan vastannut tarjouskilpailun käytännön järjestelyistä ja tarjousten vastaanottamisesta. Hankintayksikkö hankinnassa on siten Helsingin kaupungin tietokeskus. 

Kopio Niini Oy vaatii kaupunginhallitusta:

1)              ensisijaisesti kumoamaan hankintapäätöksen ja velvoittamaan hankintayksikköä tekemään tarjouskilpailun uudestaan;

2)              toissijaisesti kumoamaan hankintapäätöksen ja velvoittamaan hankintayksikköä korjaamaan virheellisen menettelynsä hylkäämällä voittaneen tarjoajan tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena ja suorittamalla tarjousten vertailun uudelleen;

3)              kaikissa tapauksissa kieltämään hankintapäätöksen täytäntöönpanon.

Kopio Niini Oy perustelee vaatimuksiaan sillä, että tarjouspyyntö on ollut virheellinen. Tarjouspyynnössä on esitetty ristiriitaista tietoa tarjoushinnan ilmoittamistavasta. Tarjouspyynnön kohdassa 5. Hankinnan kohteen kriteerit ja tarjouspyynnön liitteessä 1. Palvelukuvaus hinta on pyydetty ilmoittamaan €/10 sivua, mutta Tarjouspalvelu.fi-palvelussa, jossa tarjoukset tarjouspyynnön mukaan on tullut jättää, sivumäärästä ei ole ollut mainintaa yksikköhinnan kohdalla. Kopio Niini Oy:n mukaan tämä on mahdollistanut keskenään vertailukelvottomien tarjousten jättämisen, mikä puolestaan on aiheuttanut sen, ettei tarjoajia ole kohdeltu tasapuolisesti ja Kopio Niini Oy:n edut ovat tulleet loukatuiksi.

Toissijaisesti Kopio Niini Oy perustelee vaatimuksiaan sillä, että voittaneen tarjoajan tarjous olisi tullut hylätä hankintalain 63 §:n mukaisena poikkeuksellisen alhaisena tarjouksena.

Tarjouspalvelu.fi-palvelun tarjouslomakkeella on ollut virhe hinnan ilmoittamisen osalta. Muissa tarjouspyyntöasiakirjoissa hinnan ilmoittaminen on kerrottu oikein, eli €/10 sivua. Virhe on huomattu vasta tarjousajan päättymisen jälkeen. Hankintayksikkö tiedusteli halvimman tarjouksen tehneeltä Valopaino Oy:ltä ennen hankintapäätöksen tekemistä, ovatko he ilmoittaneet tarjoushinnan 10 sivun osalta kaikki työvaiheet huomioiden. Vastaukseksi tähän saatiin, että hinta on annettu 10 sivun osalta. Tarjouslomakkeella ollut virhe ei siten ole vaikuttanut tarjousten vertailuun. Voittanut tarjoaja on antanut hinnan €/10 sivua. Voittaneen tarjoajan hinta on myös halvin riippumatta siitä, ovatko muut tarjoajat antaneet hinnan yhden sivun vai 10 sivun osalta.

Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulosta on hankintalain 81 §:n 1 momentin mukaisesti ilmoitettu Valopaino Oy:lle. Samalla heille on hallintolain 34 §:n mukaisesti annettu mahdollisuus lausua mielipiteensä asiasta. Valopaino Oy on lausumassaan vahvistanut aiemman vastauksensa siitä, että se on antanut tarjouksessaan hinnan €/10 sivua.

Hankintalain 63 §:n mukaan hankintayksikkö voi hylätä hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen. Säännöksen tarkoituksena on antaa hankintayksikölle mahdollisuus hylätä sellainen tarjous, joka selkeästi alihintaisena muodostaa todennäköisen riskin siitä, ettei tarjoaja pysty todellisuudessa toteuttamaan hankintaa (HE 50/2006, Hallituksen esitys Eduskunnalle laeiksi julkisista hankinnoista sekä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista, s. 107–108).

Hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen hylkääminen on hankintayksikön harkittavissa oleva mahdollisuus. Velvollisuutta hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen hylkäämiseen ei ole. Tämän käy ilmi jo 63 §:n sanamuodosta (”voi hylätä”). Asia on vahvistettu myös oikeuskäytännössä (mm. KHO 20.3.2012 T 644, MAO 119/10 ja MAO 223/11) ja oikeuskirjallisuudessa (Pekkala – Pohjonen: Hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusehdot. 2013, s. 516–517).

Tarjouspalvelu.fi-palvelun tarjouslomakkeessa ollut virhe ei ole vaikuttanut tarjousten vertailuun. Virhe ei ole vaarantanut hankintalain 2 §:n mukaisia tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita. Valopaino Oy:n tarjous on ollut tarjouspyynnön mukainen. Myöskään perusteita Valopaino Oy:n tarjouksen hylkäämiseen hankintalain 63 §:n perusteella ei ole.

Esittelijä toteaa edellä oleviin perusteisiin viitaten, että hankintaoikaisuvaatimus on hylättävä, koska siinä ei ole esitetty sellaisia perusteluja, joiden vuoksi hankintapäätöstä olisi muutettava.

Kopio Niini Oy:n esittämän kolmannen vaatimuksen eli hankintapäätöksen täytäntöönpanoa koskevan vaatimuksen osalta voidaan todeta, että hankintayksikkö pidättäytyy hankintapäätöksen täytäntöönpanosta, kunnes hankintaoikaisuvaatimus on käsitelty.

Esittelijä

apulaiskaupunginjohtaja

Laura Räty

Lisätiedot

Leena Mickwitz, kaupunginsihteeri, puhelin: 310 36054

leena.mickwitz(a)hel.fi

Liitteet

Otteet

Tiedoksi

Tietokeskus

Päätöshistoria

Johtaja 16.07.2013 § 6

HEL 2013-007140 T 02 08 02 00

Päätös

Tietokeskuksen johtaja päätti hyväksyä Valopaino Oy:n tarjouksen kaupunginarkiston painettujen asiakirjojen digitointipalveluiden toimittamisesta.

Sopimuksen arvo ilman arvonlisäveroa on noin 60.000 euroa.

Hankintasopimus sopijapuolten välille syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Päätöksen perustelut

Kaupunginarkiston painettujen asiakirjojen digitointipalveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä ja hankintailmoitus julkaistu 23.5.2103. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 13.6.2013. Määräaikaan mennessä saapui 6 tarjousta: Astropolistieto Oy, KAR Oy, Kopio Niini Oy, Monikko Oy, Unigrafia Oy ja Valopaino Oy.

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnössä tarjouksen valintaperusteeksi on ilmoitettu halvin hinta. Tämän päätöksen liitteenä oleva tarjousvertailu osoittaa, että halvimman tarjouksen on tehnyt Valopaino Oy.  Valopaino Oy myös täytti tarjouspyynnössä esitetyt kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset.

Lisätiedot

Tuomas Riihivaara, puhelin: +358031043569

tuomas.riihivaara(a)hel.fi