§ 712

Henkilötietojen verkkojulkaisua koskevat muutokset kaupungin viestinnän ohjeisiin

HEL 2013-008170 T 00 04 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä seuraavat henkilötietojen julkaisemista verkkosivuilla koskevat korjaukset kaupunginhallituksen 7.9.2009 antamiin kaupungin viestinnän ohjeisiin (948 §):

2.3.2.2 Päätöksentekoa ja hallintoa koskeva verkkotiedottaminen

7. kpl, uusi muotoilu

-        Henkilötietojen kuten yksityishenkilöiden nimien, osoitteiden yms. merkitsemistä verkossa julkaistaviin esityslistoihin, pöytäkirjoihin ja muihin asiakirjoihin sekä niiden muutakin julkaisemista verkkoviestinnässä tulee välttää. Sen sijaan tiedot henkilön asemasta, tehtävistä ja niiden hoidosta julkisyhteisössä voidaan verkossa julkaista silloin, kun niiden julkaiseminen on asiallisesti perusteltua.

10. kpl, lisäys kpl:een loppuun:

-        Luettelot yksityishenkilöistä, tiedot palkankorotusten saajista, valintaa varten tehty yhteenveto viranhakijoista ja muut henkilötietoja sisältävät asianhallintajärjestelmät ovat kaupungin henkilörekistereitä eikä niitä saa julkaista verkkosivuilla. Esimerkiksi ansioluetteloyhteenvedot jätetään aina pois verkkosivuilla julkaistavista päätösasiakirjoista, ja niistä tehdään erillinen liiteasiakirja, jota ei saa julkaista verkossa. Muitakaan yksityisiä henkilötietoja ei verkkosivuilla pidä julkaista ilman asianomaisen henkilön suostumusta.

12. kpl, uusi muotoilu:

-        Päätösasiakirjat säilytetään kaupungin verkkosivuilla pysyvästi. Tämä kuitenkin edellyttää, että asiakirjoista poistetaan muut henkilötiedot paitsi ne, joiden pitäminen verkossa on tiedottamisen vaatimukset ottaen huomioon perusteltua (esim. virkaan valitun nimi sekä asian käsittelyssä ehdotetut ja vaalissa ääniä saaneet henkilöt).

2.5.11 Tiedon antaminen henkilörekisteristä

10. kpl, uusi muotoilu:

-        Siten esimerkiksi verkossa julkaistavaan päätösasiakirjatekstiin ei saa panna näkyviin kaikkien viran hakijoiden nimiä vaan ainoastaan hakijoiden lukumäärä. Asianomaiseen virkaan valitun nimi voi päätösasiakirjan verkkojulkaisussa olla esillä pysyvästi, samoin myös muiden ehdotettujen sekä vaalitilanteessa vaalissa mukana olleiden ehdokkaiden nimet ja tiedot heidän saamistaan äänimääristä. Verkkosivuilla ei sen sijaan saa julkaista esityslistan liitettä, joka sisältää yhteenvedon hakijoiden ansioista.

Käsittely

Esittelijä muutti ehdotustaan jäsen Oskalan vastaehdotuksen mukaisesti.

Vastaehdotus:
Hannu Oskala: kohdan 12 uuden muotoilun lause:

"Päätösasiakirjat säilytetään kaupungin verkkosivuilla vähintään viiden päätöksentekoajankohtaa seuraavan vuoden ajan tai niin haluttaessa myös tätä pidempään." muutettaisiin muotoon: "Päätösasiakirjat säilytetään kaupungin verkkosivuilla pysyvästi."

Kannattajat: Laura Rissanen

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Eero Waronen, viestintäpäällikkö, puhelin: 310 36073

eero.waronen(a)hel.fi

Liitteet

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättänee hyväksyä seuraavat henkilötietojen julkaisemista verkkosivuilla koskevat korjaukset kaupunginhallituksen 7.9.2009 antamiin kaupungin viestinnän ohjeisiin (948 §):

2.3.2.2 Päätöksentekoa ja hallintoa koskeva verkkotiedottaminen

7. kpl, uusi muotoilu

-        Henkilötietojen kuten yksityishenkilöiden nimien, osoitteiden yms. merkitsemistä verkossa julkaistaviin esityslistoihin, pöytäkirjoihin ja muihin asiakirjoihin sekä niiden muutakin julkaisemista verkkoviestinnässä tulee välttää. Sen sijaan tiedot henkilön asemasta, tehtävistä ja niiden hoidosta julkisyhteisössä voidaan verkossa julkaista silloin, kun niiden julkaiseminen on asiallisesti perusteltua.

10. kpl, lisäys kpl:een loppuun:

-        Luettelot yksityishenkilöistä, tiedot palkankorotusten saajista, valintaa varten tehty yhteenveto viranhakijoista ja muut henkilötietoja sisältävät asianhallintajärjestelmät ovat kaupungin henkilörekistereitä eikä niitä saa julkaista verkkosivuilla. Esimerkiksi ansioluetteloyhteenvedot jätetään aina pois verkkosivuilla julkaistavista päätösasiakirjoista, ja niistä tehdään erillinen liiteasiakirja, jota ei saa julkaista verkossa. Muitakaan yksityisiä henkilötietoja ei verkkosivuilla pidä julkaista ilman asianomaisen henkilön suostumusta.

12. kpl, uusi muotoilu:

-        Päätösasiakirjat säilytetään kaupungin verkkosivuilla vähintään viiden päätöksentekoajankohtaa seuraavan vuoden ajan tai niin haluttaessa myös tätä pidempään. Tämä kuitenkin edellyttää, että asiakirjoista poistetaan muut henkilötiedot paitsi ne, joiden pitäminen verkossa on tiedottamisen vaatimukset ottaen huomioon perusteltua (esim. virkaan valitun nimi sekä asian käsittelyssä ehdotetut ja vaalissa ääniä saaneet henkilöt).

2.5.11 Tiedon antaminen henkilörekisteristä

10. kpl, uusi muotoilu:

-        Siten esimerkiksi verkossa julkaistavaan päätösasiakirjatekstiin ei saa panna näkyviin kaikkien viran hakijoiden nimiä vaan ainoastaan hakijoiden lukumäärä. Asianomaiseen virkaan valitun nimi voi päätösasiakirjan verkkojulkaisussa olla esillä pysyvästi, samoin myös muiden ehdotettujen sekä vaalitilanteessa vaalissa mukana olleiden ehdokkaiden nimet ja tiedot heidän saamistaan äänimääristä. Verkkosivuilla ei sen sijaan saa julkaista esityslistan liitettä, joka sisältää yhteenvedon hakijoiden ansioista.

Esittelijä

Verkkoviestintä on jo pitkään ollut Helsingin kaupungin päätöstiedottamisen tärkein väline. 2000-luvun alusta lähtien kaupungin toimielinten esityslistat on julkaistu kaupungin verkkosivuilla jo ennen toimielinten kokouksia, ja kokousten jälkeen tiedotteet tehdyistä päätöksistä sekä myöhemmin myös pöytäkirjat.

Rajoituksia päätösasiakirjojen verkkojulkaisulle on asettanut henkilötietolaki. Koska ei ole mahdollista tarkistaa, onko kaikilla verkkosivujen kautta henkilötietoja selaavilla verkon käyttäjillä laillinen oikeus yksityisten henkilötietojen käsittelyyn, kunnan päätösasiakirjoihin sisältyneiden henkilötietojen julkaiseminen verkossa on ollut tietosuojavaltuutetun tulkinnan mukaan mahdollista vain asian tiedottamisen vaatiman määräajan. Määräajan jälkeen kaikki päätösasiakirjat on tullut poistaa nähtäviltä verkossa, mikä on toisaalta vaikeuttanut kunnan päätöksenteon seurantaa ja tiedonsaantia aikaisemmin tehdyistä päätöksistä. Henkilötietojen poistaminen päätösasiakirjoista käsityönä olisi ollut käytännössä mahdoton tehtävä.

Helsingin kaupungin toimielinten päätösasiakirjat ovat olleet voimassa olevien viestinnän ohjeiden mukaan verkossa nähtävillä enintään kahden vuoden ajan päätöksen tekemisestä, ja tämän määräajan jälkeen kaikki päätösasiakirjat on poistettu aina vuosi kerrallaan.

Vuonna 2011 Helsingin kaupunki siirtyi uuden sähköisen Ahjo-asianhallintajärjestelmän käyttöön. Ahjo-järjestelmään lisättiin mahdollisuus henkilötietojen sähköiseen merkitsemiseen ja niiden automaattiseen poistamiseen asiakirjojen verkossa julkaistavista versioista. Käytännössä henkilötietojen määräaikaisesta verkkojulkaisusta on jo nyt luovuttu Helsingin päätöstiedottamisessa.

Henkilötiedot päätösasiakirjojen verkkojulkaisuissa.

Myös kaupungin viestinnän ohjeita on tämän vuoksi tarpeen tarkistaa henkilötietojen julkaisemisen osalta. Jatkossa päätösasiakirjoista poistetaan automaattisesti kaikki henkilötietolain tarkoittamat yksityiset henkilötiedot. Tällä ei ole vaikutusta tietojen julkisuuteen, sillä myös verkkosivuilla julkaisemattomiin julkisiin henkilötietoihin on mahdollista tutustua pyydettäessä kaupungin kirjaamossa, ja ne toimitetaan myös pyydettäessä mm. joukkoviestimien käyttöön. Tämä menettely on nyt tarkoitus toteuttaa viestinnän ohjeiden kohtiin 2.3.2.2 ja 2.5.11 tehtävillä seuraavilla muutoksilla (korjatut kohdat tekstissä on kursivoitu; lisäksi suluissa viestinnän ohjeiden ao. kohdan nykyinen muotoilu):

2.3.2.2 Päätöksentekoa ja hallintoa koskeva verkkotiedottaminen

7. kpl, uusi muotoilu

10. kpl, lisäys kpl:een loppuun:

12. kpl, uusi muotoilu:

2.5.11 Tiedon antaminen henkilörekisteristä

10. kpl, uusi muotoilu:

Em. muutoksilla selkeytetään myös päätöstiedottamisen pelisääntöjä niin, että esimerkiksi virkoihin ja luottamustehtäviin valittujen henkilöiden sekä kokouksen läsnäolijoiden nimet saavat olla esillä päätösasiakirjojen verkkoversioissa jatkuvasti. Uusissa ohjeissa korostetaan, että samalla, kun yksityisten  henkilötietojen verkkojulkaisemisesta luovutaan, tiedot henkilön asemasta, tehtävistä ja niiden hoidosta julkisyhteisössä voidaan verkossa julkaista silloin, kun niiden julkaiseminen on asiallisesti perusteltua.

Nyt esitetyt korjaukset kaupungin viestinnän ohjeisiin on käyty läpi hallintokeskuksen oikeuspalvelujen kanssa, jolla ei ole ollut niihin huomauttamista.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Eero Waronen, viestintäpäällikkö, puhelin: 310 36073

eero.waronen(a)hel.fi

Liitteet

Tiedoksi: Muutoksenhaku; Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus

Virastot ja liikelaitokset

Kaupunkikonsernin tytäryhteisöt ja säätiöt