§ 1432

Helsinki EU-toimiston yhteistyötä koskevat periaatteet

HEL 2012-016747 T 00 01 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti Helsinki EU-toimiston yhteistyötä koskevista periaatteista 1.1.2013 lukien seuraavasti:

-        Helsinki EU-toimiston yhteistyökumppanit jakaantuvat kolmeen konsortioon: kaupungit ja kaupunkikonserneihin kuuluvat yhteisöt (ylläpitäjä Helsingin kaupunki), maakunnat (ylläpitäjä Uudenmaan liitto) ja korkeakoulut (ylläpitäjä Helsingin kaupunki).

-        Kukin em. konsortio vastaa 1/3-osasta Helsinki EU-toimiston kustannuksista.

-        Maakuntakonsortion ylläpitäjän kanssa on toistaiseksi voimassa oleva yhteistyösopimus. Korkeakoulukonsortion yhteistyökumppaneille allekirjoitetaan sopimus ajanjaksolle 1.1.2013 - 31.12.2013. Vuoden 2013 jälkeen sopimus jatkuu vuosittain toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena, jollei toinen sopijaosapuolista sitä irtisano vuodenvaihdetta edeltävän vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Kaupungin ylläpitämissä konsortioissa mahdollisten uusien yhteistyökumppanien kanssa tehtävät sopimukset ovat vastaavan sisältöisiä.

-        Helsinki EU-toimisto tarjoaa yhteistyösopimuksen mukaiset palvelut.

Samalla kaupunginhallitus päätti oikeuttaa Helsingin kaupungin hallintokeskuksen hallintojohtajan allekirjoittamaan edellä mainittujen periaatteiden mukaiset Helsinki EU-toimistoa koskevat yhteistyösopimukset sekä tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä tai teknisiä muutoksia.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Anna Villeneuve, ts. hallintosihteeri, puhelin: 09 310 36012

anna.villeneuve(a)hel.fi

Matti Ollinkari, kansainvälisen toiminnan päällikkö, puhelin: 09 310 36098

matti.ollinkari(a)hel.fi

Rogaciano Cavadas Kaipainen, toimistopäällikkö, puhelin: +32 2 551 1341

riku.cavadas(a)helsinki.eu

Liitteet

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättänee Helsinki EU-toimiston yhteistyötä koskevista periaatteista 1.1.2013 lukien seuraavasti:

-        Helsinki EU-toimiston yhteistyökumppanit jakaantuvat kolmeen konsortioon: kaupungit ja kaupunkikonserneihin kuuluvat yhteisöt (ylläpitäjä Helsingin kaupunki), maakunnat (ylläpitäjä Uudenmaan liitto) ja korkeakoulut (ylläpitäjä Helsingin kaupunki).

-        Kukin em. konsortio vastaa 1/3-osasta Helsinki EU-toimiston kustannuksista.

-        Maakuntakonsortion ylläpitäjän kanssa on toistaiseksi voimassa oleva yhteistyösopimus. Korkeakoulukonsortion yhteistyökumppaneille allekirjoitetaan sopimus ajanjaksolle 1.1.2013 - 31.12.2013. Vuoden 2013 jälkeen sopimus jatkuu vuosittain toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena, jollei toinen sopijaosapuolista sitä irtisano vuodenvaihdetta edeltävän vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Kaupungin ylläpitämissä konsortioissa mahdollisten uusien yhteistyökumppanien kanssa tehtävät sopimukset ovat vastaavan sisältöisiä.

-        Helsinki EU-toimisto tarjoaa yhteistyösopimuksen mukaiset palvelut.

Samalla kaupunginhallitus päättänee oikeuttaa Helsingin kaupungin hallintokeskuksen hallintojohtajan allekirjoittamaan edellä mainittujen periaatteiden mukaiset Helsinki EU-toimistoa koskevat yhteistyösopimukset sekä tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä tai teknisiä muutoksia.

Esittelijä

Helsinki EU-toimisto on vuonna 1996 perustettu Helsingin kaupungin, Helsingin yliopiston, Uudenmaan liiton, Hämeen liiton ja Kymenlaakson liiton EU-edunvalvontatoimisto Brysselissä. Kymenlaakson liitto on liittynyt toimiston yhteistyökumppaniksi vuoden 2011 puolivälissä, ja Hämeen liitto aloitti yhteistyökumppanina vuoden 2012 maaliskuussa. Aalto-yliopisto, Hanken Svenska handelshögskolan, Helsingin yliopisto, Laurea-ammattikorkeakoulu sekä Metropolia Ammattikorkeakoulu ovat vuoden 2012 syksyn aikana käytyjen neuvottelujen päätteeksi ilmoittaneet toiveensa liittyä vuoden 2013 alusta Helsinki EU-toimiston yhteistyökumppaneiksi. Uusille yhteistyökumppaneille on laadittu sopimus ajanjaksolle 1.1.2013 - 31.12.2013. Vuoden 2013 jälkeen sopimus jatkuu vuosittain toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena, jollei toinen sopijaosapuolista sitä irtisano vuodenvaihdetta edeltävän vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Toimiston vuoden 2013 toimintasuunnitelma (LIITE 2) ja vuoden 2013 talousarvio (LIITE 3) esitellään erillisissä liitteissä.

Toimiston henkilöstö muodostuu toimiston päälliköstä ja kahdesta EU-suunnittelijasta. Lisäksi toimistossa työskentelee kerrallaan kaksi virkamiesharjoittelijaa 6 kuukauden jaksoissa. Helsinki EU-toimisto kuuluu Helsingin kaupungin organisaatioon osana hallintokeskuksen kansainvälisen toiminnan osastoa. Helsingin kaupunki vastaa toimiston hallinnosta sekä taloudesta ja näin ollen toimiston kustannuksista ensisijassa. Toimiston toiminnasta pidetään erillistä kirjanpitoa. Helsinki EU-toimiston yhteistyökumppanit maksavat kaupungille osuutensa kustannuksista siten kuin yhteistyösopimuksissa määritellään.

Toimiston nykyiset toimitilat sijaitsevat osoitteessa Rue Belliard 15 - 17, 1040 Bryssel, Belgia. Toimitilat ovat pinta-alaltaan 281 m2. Helsingin kaupunki vuokraa toimitilat nimiinsä ja toimii vuokralaisena suhteessa vuokranantajaan. Helsingin kaupunki vastaa vuokrasopimuksen velvoitteista suhteessa vuokranantajaan. Toimitiloja koskeva nykyinen vuokrasopimus päättyy 16.5.2013, mutta vuokranantaja on halukas jatkamaan vuokrasopimusta ja on tarjonnut sopimusta kolmeksi vuodeksi eteenpäin.

Helsinki EU-toimiston yhteistyökumppanit jakaantuvat kolmeen konsortioon: kaupungit ja kaupunkikonserneihin kuuluvat yhteisöt (ylläpitäjä Helsingin kaupunki), maakunnat (ylläpitäjä Uudenmaan liitto) ja korkeakoulut (ylläpitäjänä Helsingin kaupunki). Helsingin kaupunki vastaa korkeakoulukonsortion hallinnoinnista toistaiseksi. Korkeakoulukonsortion yhteistyökumppanit solmivat pääasiallisena ylläpitäjänä ja toimijana toimivan Helsingin kaupungin kanssa samansisältöisen yhteistyösopimuksen, maksuosuuden suuruutta lukuun ottamatta. Samansisältöiset sopimukset muodostavat kokonaisuuden, ja korkeakoulujen maksuosuudet kattavat kokonaisuudessaan korkeakoulukonsortion osuuden kustannuksista.

Yhteistyökumppanit nimeävät ohjausryhmän, johon kukin konsortio nimeää yhden edustajan. Ohjausryhmä kokoontuu kaksi kertaa vuodessa (kevät- ja syyskokous). Kevätkokouksessa käsitellään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös. Syyskokouksessa käsitellään seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio. Lisäksi ohjausryhmä käsittelee muut ajankohtaiset ja tarpeelliset asiat.

Jokaisella Helsinki EU-toimiston yhteistyökumppanilla on oikeus Helsinki EU-toimiston palveluihin maksuosuuttaan vastaavassa suhteessa. Palvelujen käyttöasteen todentaminen käytännössä ei ole mahdollista sillä tarkkuudella kuin maksuosuudet on yhteistyökumppaneiden kesken sovittu. Kysymys on edunvalvonnan luonteisesta palvelusta. Näin ollen sopijapuolet pyrkivät palvelujen käytössä myötävaikuttamaan siihen, että hankkeeseen osallistuvien kaikkien sopijapuolten mahdollisuus palveluihin maksuosuuksien mukaisesti on turvattu. Helsinki EU-toimiston toimintaa ja palvelun toteutumaa seurataan ohjausryhmässä.

Helsinki EU-toimiston kustannukset perustuvat sopijapuolten yhdessä sopimaan vuosittaiseen talousarvioon, joka käsitellään Helsinki EU-toimiston ohjausryhmässä. Helsinki EU-toimiston kustannuksiin kuuluvat mm. toimiston toimitilojen käyttöön ja ylläpitoon liittyvät vuokrat ja maksut, kuten vakuutusmaksut ja erilaiset käyttömaksut, ja verot sekä henkilöstön palkkauksesta aiheutuvat kustannukset, kuten mm. palkat ja työnantajamaksut sekä henkilöstön matkakulut. Lisäksi kustannuksiin kuuluvat tarpeelliset toimintaan liittyvät tavanomaiset laite- ja tarvikehankinnat.

Helsinki EU-toimiston kustannukset jakautuvat edellä mainittujen konsortioiden kesken tasan siten, että kukin konsortio vastaa 1/3-osasta kokonaiskustannuksista. Helsingin kaupunki ja Uudenmaan liitto vastaavat siten kumpikin yksin 1/3-osasta kustannuksista.  Korkeakoulukonsortioon kuuluvat toimijat ovat kukin itsenäisiä sopijapuolia ja siten ne vastaavat konsortion osuudesta maksuosuuttaan vastaavalla osuudella. Helsingin kaupunki toimii toistaiseksi myös korkeakoulukonsortion ylläpitäjänä.

Kustannukset jakautuvat maksuosuuksiin seuraavasti:

Helsinki EU-toimiston talousarvion mukaiset kokonaiskustannukset vuodelle 2013 ovat 389.100 euroa ja kunkin konsortion osuus siten  129.700 euroa.

Kustannukset maksetaan laskua vastaan kuluvalta vuodelta kahdessa erässä. Maksuerät määräytyvät kuluvalle vuodelle hyväksytyn talousarvion perusteella. Koska kyse on arviolaskutuksesta, tasataan kuluneen vuoden kustannukset seuraavana vuonna toimintaa koskevan hyväksytyn tilinpäätöksen jälkeen.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Anna Villeneuve, ts. hallintosihteeri, puhelin: 09 310 36012

anna.villeneuve(a)hel.fi

Matti Ollinkari, kansainvälisen toiminnan päällikkö, puhelin: 09 310 36098

matti.ollinkari(a)hel.fi

Rogaciano Cavadas Kaipainen, toimistopäällikkö, puhelin: +32 2 551 1341

riku.cavadas(a)helsinki.eu

Liitteet

Tiedoksi; Muutoksenhaku: oikaisuvaatimusohje (kaupunginhallitus)

Hallintokeskus

Talous- ja suunnittelukeskus