Helsingin kaupunki

Pöytäkirja

16/2012

1 (1)

Kaupunginhallitus

 

 

 

 

Kj/5

 

23.04.2012

 

 

 

 

 

 

§ 452

Valtuutettu Kati Peltolan toivomusponsi: Kaupungin erilaisten tilanvarausjärjestelmien yhtenäistäminen

HEL 2011-002279 T 10 01 03

Päätös

Kaupunginhallitus päätti merkitä tiedoksi selvityksen kaupunginvaltuuston 27.4.2011 hyväksymän toivomusponnen (Kati Peltola) johdosta tehdyistä toimenpiteistä ja toimittaa selvityksen ponnen ehdottajille sekä tiedoksi muille valtuutetuille.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Hannu Kurki, erityissuunnittelija, puhelin: 310 36285

hannu.kurki(a)hel.fi

Liitteet

1

Kati Peltolan toivomusponsi

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Ponnen ehdottaja

Esitysteksti

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättänee merkitä tiedoksi selvityksen kaupunginvaltuuston 27.4.2011 hyväksymän toivomusponnen (Kati Peltola) johdosta tehdyistä toimenpiteistä ja toimittaa selvityksen ponnen ehdottajille sekä tiedoksi muille valtuutetuille.

Esittelijä

Käsitellessään 27.4.2011 kunnan asukkaan aloitteita vuodelta 2010 kaupunginvaltuusto hyväksyi samalla seuraavan toivomusponnen:  

”Kaupunginvaltuusto toivoo, että kaupungin erilaisten tilojen varausjärjestelmä yhtenäistetään välittömästi niin, että vapaana olevat varausajat ovat jatkuvasti näkyvillä netissä ja tilattavissa yhden varausjärjestelmän kautta.” (Kati Peltola 53-0)

Kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 24 §:n mukaan kaupunginhallituksen on toimitettava ponnen ehdottajalle kirjallinen selvitys toivomusponnen johdosta tehdyistä toimenpiteistä viimeistään vuoden kuluttua ponnen hyväksymisestä. Selvitys on toimitettava erikseen tiedoksi myös muille valtuutetuille. 

Esittelijä toteaa, että talous- ja suunnittelukeskus käynnisti syksyllä 2011 selvitystyön, jonka tavoitteena oli selvittää mahdollisuuksia yhtenäistää kaupungin tilanvarausjärjestelmiä niin, että vapaana olevat varausajat ovat näkyvillä netissä ja tilattavissa yhden varausjärjestelmän kautta.

Työryhmässä selvitettiin opetusviraston, sosiaaliviraston, kulttuurikeskuksen, nuorisoasiainkeskuksen, liikuntaviraston ja kaupungin kirjaston asukkaille ja järjestöille vuokrattavia tiloja, niihin liittyviä vuokrauskäytäntöjä ja tilanvarausjärjestelmiä.

Hallintokunnilla on käytössä erilaisia sähköisiä varausjärjestelmiä: opetusvirastolla Webtimmi, kulttuurikeskuksella ja liikuntavirastolla Innofactor Prime järjestelmä. Liikuntaviraston ja kulttuurikeskuksen järjestelmiin on integroitu muita järjestelmiä kuten laskun maksatus ja henkilöstö- ja laiteresurssien varaaminen.

Opetusviraston järjestelmässä tilojen varaaminen netin kautta on mahdollista rekisteröidylle yhdistykselle ja yritykselle.

Liikuntavirastolla ja opetusvirastolla tilojen varaaminen on keskitettyä. Muilla virastoilla tilojen varaaminen on hajautettu vuokrattavaa tilaa hallinnoivan toimijan vastuulle.

Sosiaalivirastolla, kaupunginkirjastolla ja nuorisoasiainkeskuksella ei ole käytössä sähköistä varausjärjestelmää vaan asiat sovitaan sähköpostitse tai puhelimitse asianomaisesta tilasta vastaavan henkilön kanssa.

Lautakunnat ovat ohjeistaneet tilavuokrien hinnoittelun ja tilojen käytön priorisoinnin hallintokunnan tarpeiden pohjalta.

Työryhmä ehdottaa, että Helsingin kaupungin tilanvarausta ryhdytään yhtenäistämään siten, että tieto tilapäiseen käyttöön tarkoitetuista tiloista ja varausmenettelyistä on nähtävillä Palvelukartalla (www.hel.fi/palvelukartta). Tavoitteena on saada tiedot vuokrattavista tiloista järjestelmään vuoden 2012 aikana. Talous- ja suunnittelukeskus toteuttaa järjestelmän teknisen kehittämisen. Hallintokunnat sitoutuvat pitämään vuokrattavien tilojen tiedot ajan tasalla.

Työryhmä ehdottaa lisäksi, että kaupunki ryhtyy pitkäkestoisena hankkeena luomaan hallintokuntien yhteistä tilojen hallinnan järjestelmää, jonka puitteissa tilojen yhtenäiset varaus- ja vuokrauskäytännöt sekä vapaiden tilojen näkyminen netissä olisivat myös mahdollisia. Samassa yhteydessä on tilojen hallintatiedon omistajuus ratkaistava.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Hannu Kurki, erityissuunnittelija, puhelin: 310 36285

hannu.kurki(a)hel.fi

Liitteet

1

Kati Peltolan toivomusponsi

Otteet

Ote

Otteen liitteet

Ponnen ehdottaja

Esitysteksti

Tiedoksi

Kaupunginvaltuusto

 

Postiosoite

Käyntiosoite

Puhelin

Y-tunnus

Tilinro

PL 1

Pohjoisesplanadi 11-13

+358 9 310 1641

0201256-6

FI0680001200062637

00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Helsinki 17

Faksi

 

Alv.nro

hallintokeskus@hel.fi

http://www.hel.fi/hallintokeskus

+358 9 655 783

 

FI02012566