§ 86

V Kj / Vt Yrjö Hakasen aloite Ahjon kokoussovelluksen kehittämiseksi

Pöydälle 30.01.2012

HEL 2011-004400 T 07 00 00

Päätös

Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Susanna Mäkelä, erityissuunnittelija, puhelin: 310 70307

susanna.makela(a)hel.fi

Juha Alasuvanto, projektipäällikkö, puhelin: 310 36289

juha.alasuvanto(a)hel.fi

Liitteet

Päätösehdotus

Kaupunginhallitus päättänee esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättäisi seuraavaa:

Kaupunginvaltuusto päättänee katsoa vt Yrjö Hakasen aloitteen loppuun käsitellyksi.

Esittelijä

Vt Yrjö Hakanen esittää aloitteessaan luottamushenkilöille suunnatun käyttäjäkyselyn tekemistä Ahjon kokoussovelluksesta ja raportin laatimista toimista, joilla kokoussovelluksen käytettävyyttä on parannettu.

Kaupunginhallitus toteaa, että Ahjo-tietojärjestelmä on ollut toiminnassa keskeytyksettä tuotantokäytön aloittamisesta 6.7.2011 lähtien. Kokoussovellus on ollut toimielinten ja luottamushenkilöiden käytettävissä elokuusta 2011 lähtien sitä mukaa kun toimielimet ovat sähköiseen kokouskäytäntöön siirtyneet.  Ahjo-kokonaisuuteen sisältyvä kaupunginvaltuuston salijärjestelmä otettiin käyttöön syysistuntokauden alussa 14.9.2011. Ahjo koostuu useasta eri osasovelluksesta, joilla tuetaan päätösasioiden valmistelua ja käsittelyä sähköisenä joko viranhaltija- tai toimielinpäätöksinä kirjaamisesta päätösten täytäntöönpanoon ja arkistointiin asti. Ahjon käyttäjäkuntaan kuuluu noin 5000 kaupungin viranhaltijaa ja työntekijää sekä 700 luottamushenkilöä. 

Kaupunginhallitus toteaa, että kokoussovelluksen käytössä ilmeni syksyn 2011 aikana teknisiä ongelmia, joista johtuen käyttäjä ei kokoustilanteessa joko päässyt kirjautumaan sovellukseen tai oli joutunut kirjautumaan siihen uudelleen, joskus jopa useaan kertaan. Tehtyjen selvitysten perusteella kirjautumisessa ilmennyt ongelma on johtunut palveluympäristössä olleesta virheestä, joka on saatu korjattua. Tarve kirjautua kokoussovellukseen uudelleen istunnon aikana on johtunut työaseman siirtymisestä virransäästötilaan tietyn ajan jälkeen. Kokousten aikana kokoussovellus voi olla pitkiäkin aikoja odottamassa käyttäjän toimenpiteitä. Siksi aikaväliä virransäästötilaan siirtymisessä on pidennetty. Toisena syynä yhteyden katkeamiseen on useiden tietoliikenneyhteyksien samanaikainen päällä olo. Luottamushenkilöt käyttävät kokoussovellusta etäkäyttöympäristön kautta. Eri käyttötilanteista (kotona, kaupungilla, valtuuston ryhmähuoneessa, itse kokoustilassa) johtuen kokoussovellukseen on tarve päästä useampaa tietoliikenneyhteyttä (mobiili, 3G, langaton tai kiinteä laajakaistayhteys) käyttäen. Tietoliikenneyhteyksien samanaikainen päällä olo ja siten yhteyden katkeaminen on pyritty eliminoimaan ohjeistuksella. Kokoussovelluksen ja siihen liittyvän tietotekniikan käytön tueksi on ollut tarjolla koulutusta ja sovellusneuvontaa. Koulutusta tullaan järjestämään myös jatkossa tarpeen mukaan. Itse kokoussovelluksessa teknisiä ongelmia ei ole esiintynyt, vaan tietyt alkuvaiheen hankaluudet kokoussovelluksen käytössä ovat johtuneet siitä, että käyttäjät eivät ole vielä tottuneet uuden järjestelmän käyttöön.

Luottamushenkilöille on hankittu kaupungin puolesta kokoussovelluksen käyttöä varten kannettavat tietokoneet ja toimikortit. Kokousasiakirjojen paperijakeluista luopuminen edellytti, että sekä julkiset että salassa pidettävät kokousasiakirjat ovat osallistujien käytettävissä sähköisessä muodossa. Tästä syystä luottamushenkilöiden käyttöön jaettiin täsmälleen samanlainen tekninen ratkaisu laitteineen, toimikortinlukijoineen ja tietoliikenneyhteyksineen. Kokoussovelluksen käyttö on mahdollista myös muulta vastaavalta työasemalta jo nyt. Lisäksi on käynnistetty selvitystyö koskien kokoussovelluksen käyttöä yleisimmillä internet selaimilla ja sen myötä muilta työasemilta. Ratkaisussa pyritään samalla huomioimaan esteettömyyteen liittyvät yleiset käyttövaatimukset. Tavoitteena on saada em. tekniset ratkaisut valmiiksi seuraavan valtuustokauden alkuun mennessä.

Kaupunginhallitus toteaa, että Ahjon eri sovelluksia on käyttöönoton jälkeen kehitetty ja kehitetään edelleen. Myös kokoussovellukseen on sen käyttöönoton jälkeen jo tehty seuraavia parannuksia:

-        käyttäjä voi säätää tekstien fonttikokoa omien  merkintöjen ja ehdotusten kirjaamisessa

-        käyttäjän omat merkinnät näytetään siinä järjestyksessä kuin ne on tehty, ensimmäiseksi tehty merkintä ensimmäisenä

-        läsnäolomerkintöjen tekemistä on nopeutettu (pöytäkirjanpitäjää varten)

Kaupunginhallitus toteaa, että aloitteessa esiintuotuihin seuraaviin kahteen kehittämisehdotukseen suhtaudutaan varauksella, sillä ne eivät ole kokoussovelluksen suunnitellun käyttötavan mukaisia. Kyse on merkintöjen tekemisestä itse asiakirjoihin sekä useiden päätösasioiden/asiakirjojen samanaikaisesta käsittelystä sovelluksessa. Kokoussovelluksessa tehtävät merkinnät ovat jo nyt henkilökohtaisia. Merkinnät tulee kokouskäsittelyn nopeuttamiseksi tehdä asiakohtaisesti, eikä asiakirjakohtaisesti, kuten aloitteessa ehdotetaan. Asiakirjakohtaisuudesta seuraisi tarve tallentaa merkinnät luottamushenkilökohtaisesti joko paikallisesti henkilön omaan työasemaan tai yhteiseen dokumentinhallintaan. Merkintöjen kertyessä niiden hallinnasta ja löytymisestä syntyisi pian todellinen ongelma käyttäjälle. Kokoussovellus huolehtii nykyisellään myös salassa pidettävien asioiden ja asiakirjojen hallinnasta, jolla on valtuustoa lukuun ottamatta muissa toimielimissä tärkeä merkityksensä ja joka tässä yhteydessä pitää myös huomioida.

Lukuisten asioiden ja asiakirjojen samanaikaista käsittelyä kokoussovelluksessa ei voida kokouksen sujuvan etenemisen, sovelluksen helppokäyttöisyyden ja teknisen suorituskyvyn kannalta pitää hyvänä ratkaisuna. Sovelluksessa auki olevat lukuiset ikkunat voivat aiheuttaa sekaannuksia, jolloin esimerkiksi oma merkintä voi tulla kirjatuksi väärään kohtaan ja oma vastaehdotus ei löydykään nopeasti oman puheenvuoron yhteydessä esitettäväksi.

Kaupunginhallitus toteaa, että ylimääräiset englanninkieliset ilmoitukset tullaan poistamaan teknologiatoimittajan toimesta mahdollisimman pian.

Kaupunginhallitus toteaa lopuksi, että Ahjoa tullaan tänä ja ensi vuonna kehittämään nimenomaan ottamalla huomioon käytettävyysnäkökulmat ja käyttäjiltä saatu palaute. Hallintokeskus toteuttaa aloitteessa esitetyn luottamushenkilöille suunnatun käyttäjäkyselyn kevään 2012 aikana. 

Kaupunginhallitus katsoo edellä olevan riittäväksi selvitykseksi asiassa.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Susanna Mäkelä, erityissuunnittelija, puhelin: 310 70307

susanna.makela(a)hel.fi

Juha Alasuvanto, projektipäällikkö, puhelin: 310 36289

juha.alasuvanto(a)hel.fi

Liitteet