Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	17/2016	1 (1)
Kaupunginhallituksen konsernijaosto
		Kj/3
	24.10.2016

§ 133

Tytäryhteisöjen arkisto-ohjeen uudistaminen

HEL 2016-006417 T 07 01 01

Päätös

Kaupunginhallituksen konsernijaosto päätti kumota voimassa olevan vuonna 2010 hyväksytyn Helsingin kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen arkisto-ohjeen ja hyväksyä uuden arkisto-ohjeen liitteenä olevan luonnoksen mukaisena.

Samalla kaupunginhallituksen konsernijaosto kehotti kaupungin edustajia tytäryhteisöjen ja -säätiöiden hallituksissa ja muissa toimielimissä huolehtimaan siitä, että uusi arkisto-ohje käsitellään kyseisissä toimielimissä ja hyväksytään sovellettavaksi tytäryhteisön tai -säätiön toiminnassa.

Esittelijä

kaupunginjohtaja

Jussi Pajunen

Lisätiedot

Atte Malmström, konserniohjauksen päällikkö, puhelin: 310 25472

atte.malmstrom(a)hel.fi

Liitteet

1	Helsingin kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen arkisto-ohje

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus

Otteet

Ote	Otteen liitteet
Tytäryhteisöt ja -säätiöt	Oikaisuvaatimusohje, kaupunginhallitus

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Helsingin kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen arkisto-ohjeen tarkoituksena on neuvoa ja ohjata tytäryhteisöjen asiakirjahallinnon suunnittelua, asiakirjojen säilytysaikoja ja -tapoja, järjestämistä sekä luettelointia. Ohjeen avulla varmistetaan pitkään tai pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyvyys. Pitkään tai pysyvästi säilytettävät asiakirjat voidaan luovuttaa kaupunginarkistoon, kun niitä ei enää tarvita omassa toiminnassa.

Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen asiakirjahallinnossa noudatetaan kaupungin virastojen ja liikelaitosten käytäntöjä kirjanpitoaineiston säilyttämistä lukuun ottamatta. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan. Tytäryhteisöt huolehtivat myös arkistopalveluja ostaessaan siitä, että asiakirjoja käsitellään tämän ohjeen mukaisesti.

Uusi arkisto-ohje korvaa vuonna 2010 laaditun ja hyväksytyn ohjeen. Ohje on päivitetty vastaamaan toimintaympäristön digitalisoitumista. Ohjeen liitteenä on luettelo tytäryhteisöjen johtamista koskevien asiakirjojen säilytysajoista sekä hyödyllisiä malleja (asiakirjojen säilytysaikasuunnitelma, tiedonohjaussuunnitelma (TOS), arkistokaava, tehtäväluokitus ja arkistoluettelo). Ohjeessa on kuvattu Helsingin kaupungin yhtenäiset asiakirjahallinnan toimintaperiaatteet ja käytännöt ja täten se edistää yhtenäisiä toimintatapoja.

Ohjeen mukaan kaupungin keskeisillä tytäryhteisöillä on velvollisuus aikanaan siirtää yhtiön pysyvästi säilytettävät asiakirjat kaupunginarkistoon.

Arkisto-ohje on valmisteltu tietokeskuksessa yhteistyössä kaupunginkanslian kanssa.