§ 241

Koulu- ja päiväkotikuvauksien hankintaa koskevan päätöksen itseoikaisu

HEL 2018-006524 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti oikaista 9.10.2018/§205 tekemäänsä hankintapäätöstä. Hankintayksikön itseoikaisun myötä koulu- ja päiväkotikuvauksia hankitaan esittelijän perusteluissa esitetyin perustein seuraavasti:

Focusoiva Oy (kohderyhmät: 2, 5, 15, 16, 21)
Foto-Silmunen (kohderyhmät 26, 28)
Kuva-Ahti Oy (kohderyhmät: 18, 19, 20)
Kuvahaka Oy (kohderyhmät: 13, 14, 17, 38, 39)
Kuvamuisto Oy (kohderyhmä 35)
Kuvaverkko Oy (kohderyhmät: 6, 8, 25, 30, 31)
L. Nyblin Oy (kohderyhmät: 11, 12, 34)
Seppälän koulukuvat Oy (kohderyhmät: 3, 4, 29, 36, 37)
Suomen Koulukuvaus Oy (kohderyhmät: 9, 10, 27, 32, 33)
Suomen Mallikuvat Oy (kohderyhmät: 1, 7, 22, 23, 24)

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esittelijän perusteluissa esitetyin perustein sulkea pois tarjouskilpailusta seuraavat tarjoajat:

Express-Kuva Oy
Express-Bild AB
Foto-Dax AB
Västerås Fotokompani AB

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esittelijän perusteluissa esitetyin perustein sulkea pois tarjouskilpailusta seuraavat tarjoajat, koska tarjoajien soveltuvuusvaatimukset eivät täyty:

Frendikuva Oy
Foto-Expressen AS
N-Kuva Ky
Osuuskunta Lilith

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esittelijän perusteluissa esitetyin perustein hylätä seuraavat tarjoukset, koska tarjoukset ovat tarjouspyynnön vastaisia:

Foto Airaksinen Oy
Markus Bergman Oy
Studio Koivulahti
Studio Kuvapaja Oy

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esittelijän perusteluissa esitetyin perustein hylätä seuraavat tarjoukset poikkeuksellisen alhaisten hintojen takia:

Retouch Group Oy
Studio Salama

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti valtuuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tätä päätöstä vastaavat hankintasopimukset ja tekemään päätökset optiokausien käyttöönotosta.

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta valtuutti toimialajohtajan tekemään väliaikaiset hankintasopimukset, kunnes hankintapäätös on lainvoimainen.  

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintaan sisältyy yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausien mahdollisuus.

Arvioitu hankinnan kokonaisarvo on noin 3,6 milj. euroa (alv. 0%) sisältäen mahdolliset optiokaudet.

Käsittely

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti käsitellä kolmannentoista esityksen kokouksen toisena asiana.

Asian aikana kuultavana oli hankintapäällikkö Kari Salovaara.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

kari.salovaara(a)hel.fi

Satu Paljakka, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

satu.paljakka(a)hel.fi

Janne Tarkoma, hankintalakimies, puhelin: 310 21582

janne.tarkoma(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Koulu- ja päiväkotikuvausten hankinnasta tehtiin päätös 09.10.2018/§205. Tähän päätökseen perustuen tehtiin yhteensä yhdeksän (9) oikaisuvaatimusta. Nämä oikaisuvaatimukset hankintayksikkö on käsitellyt alla seuraavasti:

Hankintaoikaisut:

Foto Airaksinen Oy

Oikaisuvaatimuksen tekijä on vaatinut alkuperäisen hankintapäätöksen oikaisemista sillä perusteella, että sen tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena johtaneet perusteet on tarjoajan mukaan ilmoitettu jo tarjouksen kohdassa ”Selvitys alihankkijoista”. Tarjoaja katsoo täyttävänsä kaikki tarjouskilpailussa asetetut vaatimukset. Se esittää lisäksi, ettei sen tarjousta tule hylätä pienen, kirjauksessa tapahtuneen muotovirheen vuoksi.

Hankintayksikkö katsoo, ettei perusteita alkuperäisen hankintapäätöksen muuttamiselle tarjoajan esittämien perusteiden nojalla ole. Hankintayksikkö toteaa, että tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää Foto Airaksinen Oy:n tarjouksen hylkäämistä tarjouspyynnön vastaisena.

Foto-Silmunen Oy:

Oikaisuvaatimuksen tekijä on vaatinut, että Express-Kuva Oy, Express-Bild AB, Foto-Dax AB ja Västerås Fotokompani AB tulee hylätä kilpailutuksesta, ja että ne poistetaan päätöksestä, koska ne syyllistyvät tarjouskartelliin.
Toiseksi tarjoaja vaatii Foto-Dax AB:n hylkäämistä kilpailutuksesta sekä sen poistamista päätöksestä, koska yritys ei täytä tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia.
Kolmanneksi tarjoaja vaatii Express-Kuva Oy:n hylkäämistä ja sen poistamista päätöksestä, koska Express-Kuva Oy ei ole täyttänyt tarjouspyynnön mukaisia soveltuvuusvaatimuksia eikä se kuulu ennakkoperintärekisteriin.
Neljänneksi tarjoaja vaatii Suomen Mallikuvat Oy:n hylkäämistä kilpailutuksesta ja sen poistamista päätöksestä, koska yritys ei ole toimittanut tarjouspyynnön mukaisia dokumentteja.
Viidenneksi Foto-Silmunen Oy vaatii oman arvostelunsa ja pisteytyksensä uusintaa, sillä niitä ei ole oikaisuvaatimuksen tekijän mukaan tehty tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti.

Foto-Dax AB:n ja Express-Kuva Oy:n soveltuvuusvaatimusten täyttymiseen ei oteta kantaa, koska tarjoajien asema tuli uudelleen arvioitavaksi alkuperäisen hankintapäätöksen teon jälkeen. Lisäksi hankintayksikkö toteaa, ettei se ole toimivaltainen tutkimaan tarjoajan tarjouskartelliin liittyviä väitteitä.

Suomen Mallikuvat Oy:tä koskevien tarjoajan väitteiden osalta hankintayksikkö toteaa, että Suomen Mallikuvat Oy on toimittanut kaikki vaaditut dokumentit tarjouksensa mukana. Mitä tulee Suomen Mallikuvat Oy:n hylkäämistä koskevaan vaatimukseen, hankintayksikkö toteaa, että Studio J. Ollila on Suomen Mallikuvat Oy:n aputoiminimi. Näin ollen se on hyväksyttävä vertailuun.

Hankintayksikkö toteaa, että Foto-Silmunen Oy:n kuvien arvostelussa ja pisteytyksessä ei ole tapahtunut sellaista virhettä, mikä vaatisi pisteytyksen oikaisemista.

Frendikuva Oy:

Oikaisuvaatimuksen tekijä on vaatinut, että hankintayksikkö kumoaa päätöksen ja suorittaa tarjousvertailun uudelleen niiden tarjoajien kesken, jotka tosiasiassa täyttävät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset ja joiden tarjoukset eivät ole tarjouspyynnön vastaisia. Hankintayksiköllä ei Frendikuva Oy:n mukaan ole ollut tarjouspyynnön tai hankintalain mukaista perustetta tai velvollisuutta sulkea sen tarjousta tarjouskilpailun ulkopuolelle. Yritys katsoo, ettei myöskään tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate puolla sen poissulkemista tarjouskilpailusta. Näin ollen tarjoaja on esittänyt, että sen tarjous olisi tullut hyväksyä mukaan tarjousvertailuun.

Hankintayksikkö katsoo, ettei perusteita alkuperäisen hankintapäätöksen muuttamiselle tarjoajan esittämien perusteiden nojalla ole. Sen mukaan Frendikuva Oy ei täyttänyt tarjouspyynnössä määriteltyjä soveltuvuusvaatimuksia. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi Frendikuva Oy tuli sulkea tarjouskilpailusta.

Kuvahaka Oy:

Oikaisuvaatimuksen tekijä on vaatinut, että Express-Kuva Oy, Express-Bild AB, Foto-Dax AB ja Västerås Fotokompani AB (yritykset A, B, C ja D) hylätään kilpailutuksesta ja nämä yritykset poistetaan hankintapäätöksestä, koska ne syyllistyvät tarjouskartelliin.
Kuvahaka Oy on vaatinut myös yritys C:n hylkäämistä tarjouskilpailusta ja sen poistamista päätöksestä sillä perusteella, että kyseinen yritys ei ole oikaisuvaatimuksen tekijän mukaan täyttänyt tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjoaja on lisäksi vaatinut yritys A:n hylkäämistä kilpailutuksesta ja sen poistamista hankintapäätöksestä sillä perusteella, ettei kyseinen yritys ole täyttänyt tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksia eikä se kuulu ennakkoperintärekisteriin. Lisäksi oikaisuvaatimuksen tekijä vaatii oman arvostelunsa ja pisteytyksensä uusintaa, sillä niitä ei ole tarjoajan mukaan tehty tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti.
Lopuksi oikaisuvaatimuksen tekijä on esittänyt, että Express-Bild AB tulee hylätä kilpailutuksesta, koska sen nimistä yritystä ei ole olemassa.

Foto-Dax AB:n, Express-Kuva Oy:n ja Express-Bild AB soveltuvuusvaatimusten täyttymiseen ei oteta kantaa, koska tarjoajien asema tuli uudelleen arvioitavaksi alkuperäisen hankintapäätöksen teon jälkeen. Lisäksi hankintayksikkö toteaa, ettei se ole toimivaltainen tutkimaan tarjoajan tarjouskartelliin liittyviä väitteitä.

Suomen Mallikuvat Oy:tä koskevien tarjoajan väitteiden osalta hankintayksikkö toteaa, että Suomen Mallikuvat Oy on toimittanut kaikki vaaditut dokumentit tarjouksensa mukana. Mitä tulee Suomen Mallikuvat Oy:n hylkäämistä koskevaan vaatimukseen, hankintayksikkö toteaa, että Studio J. Ollila on Suomen Mallikuvat Oy:n aputoiminimi. Näin ollen se on hyväksyttävä vertailuun.

Hankintayksikkö toteaa, että Kuvahaka Oy:n kuvien arvostelussa ja pisteytyksessä ei ole tapahtunut sellaista virhettä, mikä vaatisi pisteytyksen oikaisemista.

Markus Bergman Oy:

Oikaisuvaatimuksen tekijä on vaatinut, että sille olisi tullut varata mahdollisuus lisäselvityksenä toimittaa tarjouspyynnössä edellytetty ympäristöselvitystä koskeva asiakirja. Tarjoajan tarjous on ollut tämän puuttuvan asiakirjan takia katsottu tarjouspyynnön vastaiseksi.

Hankintayksikkö katsoo, ettei perusteita alkuperäisen hankintapäätöksen muuttamiselle Markus Bergman Oy:n esittämien perusteiden nojalla ole. Tarjoaja on vastuussa omasta tarjouksestaan ja sen sisällöstä. Hankintayksikkö toteaa, että tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää Markus Bergman Oy:n tarjouksen hylkäämistä tarjouspyynnön vastaisena.

N-Kuva Ky:

Oikaisuvaatimuksen tekijä on vaatinut oikaisua hankintapäätökseen, jonka perusteella se on hylätty tarjouskilpailusta soveltuvuusvaatimusten täyttymättä jäämisen takia. Tarjoaja on pyytänyt, että se huomioidaan valittaessa luotettavaa kuvaajaa Helsingin kaupungin päiväkoteihin ja leikkipuistoihin.

Hankintayksikkö katsoo, ettei perusteita alkuperäisen hankintapäätöksen muuttamiselle N-Kuva Ky:n esittämien perusteiden nojalla ole. Tarjoaja on hylätty, koska tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset eivät ole täyttyneet. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjoajat, jotka eivät täytä niille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Retouch Group Oy:

Oikaisuvaatimuksen tekijä on vaatinut, että hankintayksikkö korjaa virheellisen menettelynsä koulu- ja päiväkotikuvauksien hankintaa koskevassa kilpailutuksessa. Oikaisuvaatimuksessaan se viittaa markkinaoikeudelle toimittamassaan valituksessa esittämiinsä perusteisiin. Tarjoaja oli hylätty sen tarjouksessaan ilmoittamien poikkeuksellisen alhaisten hintojen perusteella. Retouch Group Oy:n näkemyksen mukaan kilpailutuksessa tapahtuneen virheen vuoksi se on tullut suljetuksi tarjouskilpailun ulkopuolelle. Lisäksi tarjoaja toteaa, ettei hankintayksikkö päätöksessään ole tyhjentävästi perustellut päätöstään olla hyväksymättä tarjoajan toimittamaa selvitystä sen tarjouksessaan esittämien hintojen tasosta. Näin ollen Retouch Group Oy katsoo, että Helsingin kaupungin päätös hylätä sen tarjous poikkeuksellisen alhaisena on virheellinen. Lisäksi se vaatii hankintayksikköä korjaamaan virheellisen menettelynsä.

Hankintayksikkö pyysi ennen päätöksen tekoa tarjoajalta selvitystä poikkeuksellisen alhaisista hinnoista. Hankintayksikkö katsoo, ettei perusteita alkuperäisen hankintapäätöksen muuttamiselle Retouch Group Oy:n esittämien perusteiden nojalla ole.

Seppälän koulukuvat Oy:

Hankintaoikaisun tekijä on vaatinut, että hankintayksikkö oikaisee virheellisen päätöksensä kumoamalla alkuperäisen päätöksen ja suorittamalla tarjousvertailun uudelleen siten, että Seppälän Koulukuvat Oy:n tarjous hyväksytään mukaan vertailuun. Tarjoaja esittää, ettei hankintayksiköllä ole ollut tarjouspyynnön tai hankintalain mukaista perustetta sulkea Seppälän Koulukuvat Oy:tä tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoajan mukaan myöskään tarjoajien tasapuolisen tai syrjimättömän kohtelun periaate ei puolla sen poissulkemista. Tarjoaja katsoo, että tarjouksen poissulkemiseen johtanut väärinkäsitys on todennäköisesti aiheutunut sen johdosta, että tarjouksen listalla on mainittu yhden Helsingin kaupungin koulun hallinnollisesti erilliset ala- ja yläasteen yksiköt peräkkäin siten, että hankintayksikkö on lukenut ne yhdeksi ja samaksi yksiköksi. Tämän tuloksena kohteiden lukumääräksi on tulkittu ainoastaan 19, vaikka kohteita tosiasiassa oli vaadittavat 20 kappaletta.

Tarjoaja on myös esittänyt, että alkuperäinen päätös tulisi kumota siltä osin, kun kyse on Express-Kuva Oy:n, Foto-Dax AB:n, Express-Bild AB:n sekä Västerås Fotokompani AB:n valinnasta palveluntuottajiksi. Seppälän Koulukuvat Oy:n mukaan on syytä epäillä, etteivät kyseiset yritykset täytä tarjouspyynnön soveltuvuusedellytyksiä, minkä johdosta hankintayksikön olisi tullut hylätä kyseisten yritysten tarjoukset. Foto-Dax AB:n osalta Seppälän koulukuvat Oy viittaa yrityksen pieneen liikevaihtoon ja kyseenalaistaa, onko yhtiö tosiasiallisesti kuvannut ilmoittamansa 20 referenssikoulua. Express-Kuva Oy:n osalta oikaisuvaatimuksen tekijä toteaa, ettei yritystä ole merkitty ennakkoperintärekisteriin. Express-Bild AB:n osalta tarjoaja katsoo, ettei kyseisen yrityksen luottotietoja ole saatavilla esimerkiksi Asiakastiedon kautta. Express-Bild AB on sen sijaan toimittanut hankintayksikölle väärän yhtiön luottotietoraportin. Tarjoukset tulisikin vertailla uudelleen niiden tarjoajien osalta, jotka tosiasiassa täyttävät hankintayksikön soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö päättää korjata alkuperäistä hankintapäätöstään ja hyväksyä Seppälän koulukuvat Oy:n tarjouksen tarjousvertailuun. Oikaisuvaatimuksen tekijän tarjouksessa oli mainittu yhden Helsingin kaupungin koulun ala- ja yläasteen yksiköt peräkkäin, ja hankintayksikkö tulkitsi alkuperäisessä päätöksessään nämä yhdeksi referenssikohteeksi. Kyseessä on kuitenkin hallinnollisesti kaksi eri yksikköä, joten tarjouspyynnön referenssivaatimus täyttyy.

Express-Kuva Oy:n, Foto-Dax AB:n, Express-Bild AB:n sekä Västerås Fotokompani AB:n soveltuvuusvaatimusten täyttymiseen ei oteta kantaa, koska tarjoajien asema tuli uudelleen arvioitavaksi alkuperäisen hankintapäätöksen teon jälkeen.

Studio Koivulahti:

Oikaisuvaatimuksen tekijä vaatii hankintayksikköä uusimaan kilpailutuksen. Tarjoajan perustelut liittyvät tarjouspyynnössä edellytetyn kuvapaketin tulkintaan, kuvien laatupisteytykseen, tarjoushintojen ilmoittamiseen ympäristöarvoihin, kuvauksiin liittyvään yksinoikeuteen, yhteistyökumppaneihin ja yhteistyöhön, yritysten vertaamiseen sekä kilpailutuksen ajankohtaan.

Hankintayksikkö katsoo, ettei perusteita alkuperäisen hankintapäätöksen muuttamiselle tarjoajan esittämien perusteiden nojalla ole. Kilpailutuksessa ei ole tapahtunut mitään sellaista virhettä, joka edellyttäisi kilpailutuksen uusimista.

Hyvän hallinnon ja hankintakäytännön mukaisesti niille asianosaisille, joiden oikeuteen tai etuun hankintayksikön tekemä päätös vaikuttaa, on varattu mahdollisuus lausua asiasta 6.11.2018 mennessä.

Tarjouskilpailun kuvaus:

Hankinta perustuu hankintayksikön tekemään tarjouspyyntöön HEL 2018-006524 Koulu- ja päiväkotikuvausten hankinta. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluiden käyttöoikeussopimuksia koskeva hankinta, jonka kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Tarjouspyyntö julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu.fi -palvelussa 23.8.2018.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala mahdollistaa koulu- ja päiväkotikuvauksien palveluntuottajille toiminnan ja määrittelee kokonaispalvelun sisällön ja ehdot. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ei maksa korvausta palveluntuottajille. Palveluntuottajat saavat korvauksensa koulu- ja päiväkotikuvauspalveluja käyttäviltä asiakkailtaan näiden tekemien tilausten mukaisesti.

Tarjouspyyntö oli jaettu 39 kohderyhmään siten, että tarjoaja sai jättää tarjouksen yhteen, useaan tai kaikkiin kohderyhmiin. Tarjoaja voitiin valita enintään viiteen (5) kohderyhmään seuraavasti:

Peruskoulujen kohderyhmien 1-12 osalta tarjoaja saattoi tulla valituksi enintään kahteen (2) kohderyhmään. Varhaiskasvatuksen kohderyhmien 13-35 osalta tarjoaja saattoi tulla valituksi enintään kolmeen (3) kohderyhmään. Jos tarjoaja valittiin kahteen (2) peruskoulujen kohderyhmistä ja kolmeen (3) varhaiskasvatuksen kohderyhmistä, tarjoaja ei voinut tulla valituksi kohderyhmiin 36-39 (ammatilliset koulut ja lukiot).

Tarjoajan tuli antaa ensisijajärjestys tarjoamilleen kohderyhmille.
Ensisijajärjestystä käytettiin tilanteessa, jossa tarjoaja olisi tullut vertailun perusteella valituksi useampaan kohderyhmään ja sallittujen kohderyhmien enimmäismäärä tuli täyteen. Tarjoaja sai tällaisessa tilanteessa ilmoittamansa ensisijajärjestyksen mukaiset kohderyhmät siihen asti, että kohderyhmien enimmäismäärä tuli täyteen.

Kohderyhmiin kuuluvat koulut ja päiväkodit on kerrottu liitteessä 5 Kohderyhmät.

Kilpailutuksen tarjousten viimeinen jättöaika oli 20.09.2018 klo 11.00. Määräaikaan mennessä tarjouksia saapui 24 kappaletta: Express-Bild AB, Express-Kuva Oy, Focusoiva Oy, Foto-Dax AB, Foto Airaksinen Oy, Foto-Expressen AS, Foto-Silmunen, Frendikuva Oy, Kuva-Ahti Oy, Kuvahaka Oy, Kuvamuisto Oy, Kuvaverkko Oy, L. Nyblin Oy, Markus Bergman Oy, N-Kuva Ky, Osuuskunta Lilith, Retouch Group Oy, Seppälän Koulukuvat Oy, Studio Koivulahti, Studio Kuvapaja Oy, Studio Salama, Suomen Koulukuvaus Oy, Suomen Mallikuvat Oy ja Västerås Fotokompani AB. Saapuneiden tarjousten jakautuminen kohderyhmien välillä on kuvattu päätöksen liitteessä 1 Vertailutaulukko.

Kaikki muut tarjoajat, paitsi Frendikuva Oy, Foto-Expressen AS, N-Kuva Oy, ja Osuuskunta Lilith, täyttivät tarjouspyynnössä määritellyt soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi tarjoajat, jotka eivät täyttäneet niille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta. Perustelut sulkemisesta tarjouskilpailun ulkopuolelle on esitetty liitteessä 3 Perustelut.

Tarjouskilpailusta esitetään poissuljettavaksi tarjoajat Express-Kuva Oy, Express-Bild AB, Foto-Dax AB sekä Västerås Fotokompani AB. Hankintayksikkö katsoo riittävästi näytetyksi, etteivät edellä mainitut yhtiöt ole tehneet tarjouksiaan hankintalain periaatteiden edellyttämällä tavalla toisistaan riippumattomasti, itsenäisesti ja tarjousten luottamuksellisuus säilyttäen. Perustelut sulkemisesta tarjouskilpailun ulkopuolelle on esitetty liitteessä 3 Perustelut.

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä palvelulle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittavalle palvelulle laadullisia vaatimuksia, jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylättävä tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi seuraavien tarjoajien tarjoukset esitetään hylättäväksi tarjouspyynnön vastaisena: Studio Koivulahti, Foto Airaksinen Oy, Studio Kuvapaja Oy ja Markus Bergman Oy. Perustelut hylkäyksille on esitetty liitteessä 3 Perustelut.

Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden esitetyt kuvapakettien tuotteiden hinnat ja toteaa, että hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset tulee hylätä. Tämän johdosta tarjoajien Retouch Group Oy:n ja Studio Salaman tarjoukset esitetään hylättäväksi poikkeuksellisten alhaisten hintojen takia. Perustelut hylkäyksille on esitetty liitteessä 3.

Vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hintalaatusuhde.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteina olivat hinta (30 pistettä) ja laatu (70 pistettä). Kohderyhmän maksimipisteet olivat yhteensä 100.

Vertailu tehtiin kohderyhmittäin. Kohderyhmiin 1-39 valitaan yksi (1) palvelu tuottaja, eli palveluntuottajiksi voi tulla enintään 39 yritystä.

Tarjouspyynnössä on kerrottu seuraavat vertailuperusteet:

1. Kuvapaketin arvonlisäveroton kokonaishinta, maksimipisteet 30 pistettä.

Hinnaltaan edullisin tarjous saa mainittujen maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrotaan maksimipisteillä (X/Y*30).

2. Laatu, maksimipisteet 70 pistettä. Laatua vertaillaan seuraavien tekijöiden perusteella:

2.1 Kuvien innovatiivisuus, maksimipisteet 60 pistettä.

Muotokuva, maksimipisteet 30 pistettä.
Ryhmäkuva, maksimipisteet 30 pistettä.

Innovatiivisuudella tarkoitetaan tässä muoto- ja ryhmäkuvien erilaisia toteutuksia. Pisteitä saa sommittelusta, lisärekvisiitasta, kuvauspaikasta, green screenin käytöstä ja kuvan yllätyksellisyydestä. Yllätyksellisyydellä tarkoitetaan tässä jotain sellaista asiaa kuvassa, mitä hankintayksikkö ei osaa ennalta kuvitella.

Tarjoajan tuli toimittaa hankintayksikölle muotokuva ja ryhmäkuva laatuvertailua varten.

Laatuarvioinnin suoritti hankintayksikön kokoama arviointiraati, johon osallistui hankinta-asiantuntija, johtava hankinta-asiantuntija, graafikko ja Katajanokan ala-asteen 6. luokka.

Vertailuasteikko oli 0-6 pistettä:
0 pistettä = tyydyttävä
3 pistettä = hyvä
6 pistettä = erinomainen

2.2 Asiakkaalla on mahdollisuus tilata haluamansa kuvat erilaisilla filttereillä käsiteltyinä, maksimipisteet 10 pistettä.

Laatupisteet kohdista 2.1 ja 2.2 laskettiin yhteen.

Kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja tarjousten vertailu on kerrottu liitteessä 1 Vertailutaulukko. Muoto- ja ryhmäkuvien arvioinnin perusteet ja pisteet on kerrottu liitteessä 2 Laatuvertailu. Kohderyhmien jakaminen valittujen tarjoajien kesken on kuvattu liitteessä 4 Kohderyhmien jako.

Pisteitä sai seuraavasti:

Ei mahdollisuutta valita filttereitä = 0
Asiakas voi valita mustavalkoisen filtterin kuville (kuvat mahdollista saada mustavalkoisena) = 5
Asiakas voi valita useammasta (vähintään 4 erilaista) vaihtoehdosta haluamansa filtterin = 10

Edellä esitetyin perustein palveluntuottajiksi esitetään valittavaksi seuraavat kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset:

Focusoiva (kohderyhmät: 2, 5, 15, 16, 21)
Foto-Silmunen (kohderyhmät 26, 28)
Kuva-Ahti (kohderyhmät: 18, 19, 20)
Kuvahaka (kohderyhmät: 13, 14, 17, 38, 39)
Kuvamuisto (kohderyhmä 35)
Kuvaverkko (kohderyhmät: 6, 8, 25, 30, 31)
L. Nyblin Oy (kohderyhmät: 11, 12, 34)
Seppälän koulukuvat (kohderyhmät: 3, 4, 29, 36, 37)
Suomen Koulukuvaus (kohderyhmät: 9, 10, 27, 32, 33)
Suomen Mallikuvat (kohderyhmät: 1, 7, 22, 23, 24)

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintaan sisältyy yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausien mahdollisuus. Optiokaudella tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta samoilla ehdoilla. Optiokausien käytöstä päättää tilaaja kohderyhmä kohtaisesti. Optiokauden käyttöönoton arvioinnissa huomioidaan muun muassa sopimuskauden aikaiset asiakaspalautteet, yhteistyö tilaajan, koulun/päiväkodin/leikkipuiston ja palveluntuottajan välillä ja muut arvioinnissa huomioon otettavat olennaiset seikat.

Lisähankintamahdollisuudet:

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen yksityiset sopimuskoulut ja päiväkodit voivat halutessaan liittyä tähän käyttöoikeussopimukseen sen voimassaolon aikana.

Mikäli käyttöoikeussopimus joudutaan irtisanomaan/purkamaan sopimuskauden aikana, valitaan uusi palveluntuottaja kyseiseen kohderyhmään muista sopimuskumppaneista. Valintaperusteena käytetään tämän kilpailutuksen vertailutaulukkoa siten, että kyseiseen kohderyhmään tarjonneet muut sopimuskumppanit voivat ilmaista mielenkiintonsa laajentaa sopimustaan kyseiseen kohderyhmään. Mielenkiintonsa ilmaisseiden palveluntuottajien väliltä valitaan tämän kilpailutuksen vertailussa seuraavaksi tullut kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Hankintasopimukset tulevat voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman tai markkinaoikeus on antanut hankintayksikölle luvan tehdä valitusten käsittelyn ajaksi väliaikaiset sopimukset.

Hankintapäätös on ehdollinen niiden tarjoajien osalta, joiden tilaajavastuulain edellyttämät todistukset tarkistetaan päätöksenteon jälkeen. Hankintapäätös voidaan toimeenpanna ja sopimus tehdä näiden tarjoajien kanssa vasta sen jälkeen, kun hankintayksikkö on todennut tarjoajien tilaajavastuulain velvollisuuksien toteutumisen.

Ne toimipisteet, joilla on tällä hetkellä voimassa oleva sopimus, liittyvät
tämän päätöksen mukaisesti tehtäviin sopimuksiin nykyisen sopimuskauden päätyttyä.

Valitusoikeus päätöksestä on niillä tarjoajilla, joiden asema muuttuu tämän päätöksen perusteella.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

kari.salovaara(a)hel.fi

Satu Paljakka, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

satu.paljakka(a)hel.fi

Janne Tarkoma, hankintalakimies, puhelin: 310 21582

janne.tarkoma(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kasvatus ja koulutus

Päätöshistoria

Kasvatus- ja koulutuslautakunta 09.10.2018 § 205

HEL 2018-006524 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti, että koulu- ja päiväkotikuvaukset hankitaan seuraavasti:

Express-Kuva Oy (kohderyhmät 1-2 ja 13-15)
Express-Bild AB (kohderyhmät 4-5 ja 16-18)
Focusoiva Oy (kohderyhmät 3, 10 ja 23-25)
Foto-Dax AB (kohderyhmät 8-9 ja 19-21)
Kuvaverkko Oy (kohderyhmät 6-7 ja 29-31)
Suomen Mallikuvat Oy (kohderyhmät  26-28 ja 36-37)
Suomen Koulukuvaus Oy (kohderyhmät 11-12 ja 33-35)
Västerås Fotokompani AB (kohderyhmät  22, 32 ja 38-39)

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti sulkea pois tarjouskilpailusta seuraavat tarjoajat, koska tarjoajien soveltuvuusvaatimukset eivät täyty:

Frendikuvat Oy
Foto-Expressen AS
N-Kuva Ky
Osuuskunta Lilith
Seppälän Koulukuvat Oy

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hylätä seuraavat tarjoukset, koska tarjoukset ovat tarjouspyynnön vastaisia:

Foto Airaksinen Oy
Markus Bergman Oy
Studio Koivulahti
Studio Kuvapaja Oy

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hylätä seuraavat tarjoukset poikkeuksellisen alhaisten hintojen takia:

Retouch Group Oy
Studio Salama

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti valtuuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tätä päätöstä vastaavat hankintasopimukset.

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti valtuuttaa toimialajohtajan tekemään päätökset optiokausien käyttöönotosta.

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintaan sisältyy yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausien mahdollisuus.

Arvioitu hankinnan kokonaisarvo on noin 3,6 milj. euroa (alv 0%) sisältäen mahdolliset optiokaudet.

Käsittely

09.10.2018 Ehdotuksen mukaan

Asian aikana kuultavana oli hankintapäällikkö Kari Salovaara.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Satu Paljakka, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

satu.paljakka(a)hel.fi