§ 76

Kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 1.8.2022 alkaen

HEL 2022-001621 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esitystekstistä ilmenevin perustein, että korin 5 kiinteistönhoito- siivous- ja kohdevastaavapalvelut hankitaan 1.8.2022 alkaen seuraavilta toimittajilta:

Ryhmä 1: Palmia Oy

Ryhmä 2: SOL Palvelut Oy

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hylätä RTK palvelu Oy:n tarjouksen ryhmän 2 osalta tarjouspyynnön vastaisena.

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävät sopimukset ja päättämään optiokauden käyttöönotosta suorahankintaa käyttäen ja tarvittaessa sopimuksien irtisanomisesta tai purkamisesta.

Hankinnan arvioitu arvo on noin 17,5 miljoonaa euroa sisältäen optiot.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Suvi Ketene, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

suvi.ketene(a)hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

kari.salovaara(a)hel.fi

Erja Hammarén, puhtauspalveluasiantuntija, puhelin: 310 20464

erja.hammaren(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Kilpailutuksen taustaa

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kilpailutti Helsingin kaupunginvaltuuston päätöksen (2014 § 322) mukaisesti kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelut määrätyille kouluille, oppilaitoksille ja varhaiskasvatusyksiköille alkaen 1.8.2022 (Kori 5).

Kilpailutus tehtiin yhdessä kaupunkiympäristön toimialan kanssa hankintarenkaana.

Kilpailutuksessa pilotoitiin toimialojen yhteistä tukipalveluhankintaa kouluille ja oppilaitoksille. Aiemmassa mallissa kaupunkiympäristö kilpailutti kiinteistöhoidon ja kasvatuksen ja koulutuksen toimiala siivous- ja kohdevastaavapalvelut. Mallin haasteina ollut on se, että kouluissa ja oppilaitoksissa on monta eri palveluntuottajaa. Palvelujen väliin jää katvealueita ja palvelujen ohjaaminen on ollut työlästä. Tämä on näyttäytynyt kouluissa ja oppilaitoksissa työmäärän kasvuna ja pitkinä vasteaikoina. Uusi malli parantaa koulujen ja oppilaitosten esihenkilöiden mahdollisuuksia ohjata palveluja yksikkökohtaisen tarpeen mukaan. Tämä mahdollistuu, kun yksi palvelutuottaja vastaa kokonaisuutena kohteen tukipalvelujen toteutuksesta ja on yhteisvastuullisesti vastuussa palvelun kokonaisuudesta.

Tarjouskilpailun kulku

Kilpailutus perustuu 4.2.2022 päivättyyn, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan sekä kaupunkiympäristön toimialan muodostaman hankintarenkaan tarjouspyyntöön Kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 1.8.2022 alkaen. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-Ilmoituskanavassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi sekä TED-sivustolla.

Kilpailutettavat kohteet esiteltiin palveluntarjoajille ajalla 14. - 21.2.2022. Tarjouksen jättäminen edellytti kohteisiin tutustumista. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset oli esitettävä 28.2.2022 mennessä. Kysymyksiin julkaistiin vastaukset 2.3.2022.

Soveltuvuusvaatimusten ja tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Tarjoajien antamien selvitysten perusteella tarjoajat täyttivät tarjoajalle tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouspyynnönmukaisuuden osalta Ryhmässä 2 RTK Palvelut Oy:n tarjouksesta puuttui pakollisia hintatietoja liitteestä 3.2. Tästä syystä RTK Palvelut Oy tarjous jouduttiin hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena ja jättämään vertailun ulkopuolelle Ryhmässä 2. Ryhmän 1 kohdalla tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu

Tarjouksessa tuli ilmoittaa, tarjoaako ryhmään 1, ryhmään 2 vai molempiin ryhmiin. Vain toiseen ryhmään oli mahdollista tulla valituksi ja tarjouksessa tuli ilmoittaa, kumpi ryhmä olisi ensisijainen valinta, jos tarjoaja saisi korkeimmat pisteet molempien ryhmien vertailussa. Kaikki
tarjoajat tekivät tarjouksen sekä ryhmään 1 että ryhmään 2. Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli halvin hinta. Laatukriteerejä hankittavaa palvelua koskien oli käytetty soveltuvuusvaatimuksissa ja tarjoajien tuli selvityksillään selkeästi osoittaa kyvykkyytensä toteuttaa palvelu asetetun laatutason mukaisesti. Asetetun laatutason toteutumista tullaan seuraamaan sopimuskaudella.

Vertailussa edullisimmat tarjoukset tekivät seuraavat tarjoajat:

Ryhmä 1: Palmia Oy

Ryhmä 2: SOL Palvelut Oy

Hankinnassa on käytetty vastuullisuuskriteerejä, kuten työllistämiskriteeriä, useita ympäristökriteereitä sekä henkilöstön hyvinvointiin liittyviä kriteereitä.

Sopimus

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta. Sopimusta voidaan jatkaa mahdollisella optiokaudella. Optiokaudet voidaan ottaa käyttöön erillisillä päätöksillä (12 kk + 12 kk) tai samalla päätöksellä (24 kk). Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua tiedoksiannosta. Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2021-013474, 14.12.2021 § 395).

Kaupunkiympäristön jaosto tekee saman sisältöisen päätöksen osaltaan.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Suvi Ketene, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

suvi.ketene(a)hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

kari.salovaara(a)hel.fi

Erja Hammarén, puhtauspalveluasiantuntija, puhelin: 310 20464

erja.hammaren(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.