§ 77

Asioinnin tietojärjestelmähankkeen kehittämis- ja ylläpitotöiden (ASTI DPS 8) jatkohankinta vuosille 2022-2024

HEL 2022-003923 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hankkia asioinnin tietojärjestelmän kehittämis- ja ylläpitotyötä Gofore Oyj:ltä.

Sopimus on voimassa toistaiseksi. Tilaajalla on oikeus irtisanoa asiantuntijaresurssipalvelu päättymään neljäntoista päivän irtisanomisajalla.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on enintään 4 900 000 euroa.

Tämä hankintapäätös kohdistuu vuosille 2022-2024.

Samalla lautakunta oikeutti toimialajohtajan hyväksymään hankintapäätökseen perustuvat tilaukset.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Teemu Toivakka, ICT-Hankepäällikkö, puhelin

teemu.toivakka(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Tausta

Asioinnin tietojärjestelmän (ASTI-hanke) kehittämisen ensimmäisen vaiheen on arvioitu sijoittuvan vuosille 2019-2024. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa asioinnin tietojärjestelmän palvelukokonaisuus, joka mahdollistaa uusia ja uudenlaisia tapoja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palvelujen toteuttamiseksi ja tarjoamiseksi asiakkaille. Hankkeen tavoitteena 2024 loppuun on korvata nykyinen varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä, kehittää proaktiivista asiointia, varhaiskasvatuksen viestintäratkaisu, perusopetuksen hakeutuminen sekä ammatilliseen koulutukseen henkilökohtaisen osaamisen kehittämisen suunnitelma.

Hanke on julkaissut päiväkotipaikan hakemiseen, sijoittamiseen, vastaanottamiseen, päätökseen sekä perusopetuksen lähikoulupaikkaan ja esiopetukseen ilmoittautumiseen ja päätösten tekoon ohjelmistokokonaisuudet asioijille ja virkailijoille. Nykyisen varhaiskasvatuksen järjestelmän toiminnoista on noin kolmannes korvattu Asioinnin tietojärjestelmällä. Proaktiivista palveluiden tarjoamista on toteutettu esi- ja perusopetuksen osalta.

Projektien sisällä tapahtuvassa ohjelmistokehitystyössä tuotetaan jatkuvasti uutta ohjelmistokoodia ja kehitetään erilaisia asioinnin tietojärjestelmään suunniteltuja toiminnallisuuksia.

Resurssivuokralla toteutettavassa ketterässä kehityksessä hankittavat asiantuntijat suorittavat tilaajan määräämiä tehtäviä. Tällä tavalla toteutetussa ohjelmistokehityksessä tilaaja vastaa kehitystyölle asetettujen lopputulosten saavuttamisesta.

Ohjelmistokehityksen lopputulokset määräytyvät tilaajan työnohjauksen, asiantuntijaresurssien tehokkuuden ja yhdessä työskentelevien asiantuntijoiden yhteistyön perusteella.

Hankinta on jatkoa vuosille 2021 ja 2022 kohdistuneelle hankintapäätökselle (HEL 2021-003185, 23.3.2021 § 170). Kyseisessä hankintapäätöksessä on todettu, että hankintayksikkö päättää tarvittaessa erikseen uudella päätöksellä tarjouspyyntöön perustuvista hankintapäätöksen enimmäisarvon ylittävistä lisä- tai jatkohankinnoista.

Hankinta kohdistuu projektinhallinta-, integraattori-, määrittely- ja arkkitehtuuri- sekä pilvipalveluiden käytön asiantuntijapalveluihin sekä sovelluskehitys- ja ylläpitopalveluihin.

Sovelluskehityksen asiantuntijaresurssit kohdistuvat asioinnin tietojärjestelmän jatkokehittämiseen. Kehittämisen tuloksena digitalisoidaan palveluita ja tuotetaan varhaiskasvatuksen osakokonaisuuteen seuraavat sisällöt: Hakeutuminen ja sijoittelu eri hoitomuotoihin, tuloselvitykset, varhaiskasvatuksen maksupäätökset, läsnäolojen hallinta sekä proaktiivinen varhaiskasvatus paikan tarjoaminen, jolla voidaan ennakoida varhaiskasvatuspaikkojen tarvetta alueittain.

Perusopetuksen kokonaisuuteen tuotetaan hakeutumisen kokonaisuus sisältäen ensisijainen ja toissijainen hakeutuminen.

Edellä mainittujen lisäksi asiantuntijaresursseilla ylläpidetään ja kehitetään käytössä olevia pilviympäristöjä ja pilvikapasiteettia sekä kehitetään toimialan omaa identiteetin- ja pääsynhallinnan järjestelmää ja toteutetaan integraatioita eri järjestelmiin.

Hankintamenettely

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on perustanut IT-palvelut (DPS) - nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sähköiseen HILMA-ilmoituskanavaan 22.12.2018, ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018- 026564. Ilmoituksen numero Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) on 2018/S 247-569736.

Hankinta on kilpailutettu hankintalain mukaisesti dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamisessa hankintajärjestelmässä 27.1.2021, määräaika tarjousten jättämiselle oli 17.2.2021.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kolme tarjoajaa: CGI Suomi Oy, Gofore Oyj ja Siili Solutions Oyj.

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjouksia kahdesta kehitystiimistä, jotka koostuivat koodaavasta arkkitehdista, UX/UI-suunnittelijasta ja kolmesta ohjelmistosuunnittelijasta. Tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tuli esittää 10 päivää ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista. Määräaikaan mennessä jätettiin yksi kysymys, johon vastattiin 10.2.2021.

Lisäksi hankintasopimuksen perusteella on mahdollista hankkia toimittajalta tarjouksessa esitetyillä hinnoilla täydentäviä asiantuntijaresursseja eri kehitystiimeihin sekä hankkia joustavasti lyhytkestoista sovellusympäristön ylläpitoon liittyvää asiantuntijatyötä.

Tarjouspyynnössä hankinnan vuosittaiseksi laajuudeksi on arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi hankintaan sisältyy optiomahdollisuus lisähankinnoista, jonka laajuudeksi on arvioitu vuosittain noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio).

Valitun toimittajan asiantuntijaresursseja voidaan käyttää hankkeen keston aikana vuosina 2021-2024.

Hankintayksikkö päättää tarvittaessa erikseen uudella päätöksellä tarjouspyyntöön perustuvista tämän hankintapäätöksen enimmäisarvon ylittävistä lisä- tai jatkohankinnoista.

Jatkohankinnan tekeminen

Hankintalain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos se perustuu hankintamenettelyn aikana tiedossa olleisiin ja hankinta-asiakirjoissa mainittuihin sopimusehtoihin tai niiden muuttamista koskeviin ehtoihin, niiden rahallisesta arvosta riippumatta, ja nämä ehdot ovat selkeät, täsmälliset ja yksiselitteiset, eivätkä ne muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta.

Hankintaa koskeneessa tarjouspyynnössä oli selvästi ilmoitettu hankinnan arvioitu vuosittainen laajuus sekä varattu hankintayksikölle optio lisähankintojen tekemisen osalta.

Näin ollen kyseessä on hankintamenettelyn aikana tiedossa ollut ja hankinta-asiakirjoissa mainittu selkeä, täsmällinen ja yksiselitteinen sopimusehto, joka ei muuta hankintasopimuksen yleistä luonnetta.

Näin ollen hankinta voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohdan perusteella.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kasvatus- ja koulutuslautakunnan 14.12.2021 (§ 394) päätöksen mukaan kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista.

Keskeisimmät sovelletut säännökset:

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 123 §, 126 §, 127 § ja 136 §

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Teemu Toivakka, ICT-Hankepäällikkö, puhelin

teemu.toivakka(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala