§ 362

Päätös kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinnan keskeyttämisestä oikaisuvaatimuksen perusteella (kori 5)

HEL 2021-006203 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hyväksyä Palmia Oy:n oikaisuvaatimuksen koskien kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelujen (kori 5) hankintapäätöstä 14.9.2021/§313 ja päätti esitystekstistä ilmenevin perustein keskeyttää hankintamenettelyn.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Janne Tarkoma, hankintalakimies, puhelin: 310 21582

janne.tarkoma(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Taustasäännökset

Hankintalain 3 §:n mukaisesti hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 93 §:n mukaisesti hankintayksikön on ilmoitettava käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste tai hinta-laatusuhteen mukaiset vertailuperusteet hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa. Vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen hankintalain 94 §:n mukaisesti, ne eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta ja niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus.

Hankintalain (1397/2016) 125 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä.

Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan hankintamenettelyn keskeyttämisen edellytyksenä on, että keskeyttämisen syy on todellinen ja ettei keskeyttäminen merkitse ehdokkaiden tai tarjoajien syrjivää tai epätasapuolista kohtelua.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 § 3 momentin mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta.

Hankintaoikaisuvaatimus

Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunnan hankintapäätös 14.9.2021/§313 annettiin asianosaisille tiedoksi 21.9.2021, joten määräaika muutoksenhaulle päättyi aikaisintaan 5.10.2021.

Palmia Oy toimitti toimialan hankintapäätöksen perusteella tehdyn oikaisuvaatimuksensa Helsingin kaupungin kirjaamoon 5.10.2021 muutoksenhakuajan kuluessa. Palmia Oy laati oikaisuvaatimuksensa lisäksi asiassa valituksen markkinaoikeuteen, jonka osalta toimiala toimittaa tuomioistuimelle vastineensa sille varattuun määräaikaan mennessä.

Toimiala on pyytänyt RTK-Palvelu Oy:ltä ja SOL Palvelut Oy:ltä vastineita Palmia Oy:n oikaisuvaatimuksen johdosta 15.10.2021. RTK-Palvelu Oy toimitti määräaikaan 20.10.2021 mennessä vastineessa asiassa ja toimiala on huomioinut sen arvioinnissaan.

Palmia Oy on oikaisuvaatimuksessaan pyytänyt, että Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kumoaa kasvatus ja koulutuslautakunnan 14.9.2021 tekemän hankintapäätöksen 14.9.2021/§313 (diaarinumero HEL 2021-006203) sekä korjaa virheellisen menettelynsä oikaisuvaatimuksen tekijän esittämillä tavoilla.

Palmia Oy katsoo, ettei Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ole laatinut kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelujen tarjouspyyntöä siten, että toimiala voisi tarjousten vertailussa käyttää hankintalain vaatimusten mukaisesti vain etukäteen ilmoittamiaan vertailuperusteita. Toimiala ei ole Palmia Oy:n mukaan noudattanut hankintamenettelyssä myöskään hankintalain yleisten periaatteiden edellyttämää tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja avoimuutta.

Lisäksi Palmia Oy on toimialan suorittaman laatupisteytyksen osalta esittänyt, että sille on annettu liian vähän pisteitä suhteessa RTK-Palvelu Oy:n pisteisiin (1). Lisäksi oikaisuvaatimuksen tekijä on katsonut, että tarjoajille on annettu laatupisteitä muihin vertailuperusteisiin kuuluvista asioista (2), tarjoajille on annettu laatupisteitä samoilla perusteilla useammassa eri vertailuperusteessa (3) sekä että toimiala on antanut tarjoajille pisteitä hankinnan vähimmäisvaatimuksiin kuuluvista asioista (4).

Muun muassa edellä mainituilla perusteilla Palmia Oy katsoo, että toimialan julkaisema tarjouspyyntö on laadittu niin epäselvästi ja virheellisesti, eikä se ole ollut omiaan takaamaan tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua tarjousten vertailussa. Lisäksi oikaisuvaatimuksen tekijä katsoo, että Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on suorittanut tarjousten laatuvertailun useilta kohdin virheellisesti sekä vastoin etukäteen ilmoittamiaan perusteita hankintalain säännösten vastaisesti.

Hankintamenettely

Kilpailutuksessa Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ja kaupunkiympäristön toimiala pilotoivat ensimmäistä kertaa Helsingin kaupungin toimialojen yhteistä tukipalveluhankintaa kouluille ja oppilaitoksille. Aiemmassa mallissa kaupunkiympäristön toimiala kilpailutti kiinteistöhoidon ja kasvatuksen ja koulutuksen toimiala siivous- ja kohdevastaavapalvelut.

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hankintapalvelut julkaisi 7.6.2021 päivätyn ja 24.6.2021 korjatun tarjouspyynnön HEL 2021-006203 ”Kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 3.1.2022 alkaen”. Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta teki hankintaa koskevan päätöksen 14.9.2021/§313. Kyseessä on hankintalain 26 §:n EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, jonka kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi sekä TED-sivustolla.

Määräaikaan 10.08.2021 klo 12:00 mennessä saapuivat seuraavat tarjoukset: Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy (1016105-1), ISS Palvelut Oy (0906333-1), LT Siivous Oy (3155982-7), Palmia Oy (2653762-3), RTK-Palvelu Oy (2659323-8) ja SOL Palvelut Oy (2160299-1).

Tarjoajien antamien selvitysten perusteella tarjoajat täyttivät tarjoajille tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy:ta lukuun ottamatta. Kyseinen tarjoaja suljettiin pois tarjouskilpailusta, koska se ei täyttänyt soveltuvuusvaatimuksia verojen maksun osalta.

Tarjouksessa tuli ilmoittaa, tarjoaako ryhmään 1, ryhmään 2 vai molempiin ryhmiin. Vain toiseen ryhmään oli mahdollista tulla valituksi ja tarjouksessa tuli ilmoittaa, kumpi ryhmä olisi ensisijainen valinta, jos tarjoaja saisi korkeimmat pisteet molempien ryhmien vertailussa. Kaikki tarjoajat tekivät tarjouksen sekä ryhmään 1 että ryhmään 2. Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Laatuarviointi jakautui kaikissa kolmessa osa-alueessa kolmeen erilliseen laatua käsittelevään kysymykseen, johon tarjoajat antoivat vastaukset ja vastauksen arvioitiin. Yksi kysymys koski palvelun haltuunottoa, toinen tasalaatuisuuden varmistamista ja toiminnan kehittämistä ja kolmas tarjoajan monipalvelutiimin tuomaa positiivista asiakaskokemusta. Jokaisesta vastauksesta oli mahdollista saada enintään 10 pistettä. Toimialojen asiantuntijoista koostuva arviointiryhmä teki laatuvertailun ennen hintavertailua. Hinta- ja laatuvertailut sekä laatupisteet perusteluineen olivat kasvatus- ja koulutuslautakunnan 14.9.2021 tekemän päätöksen liitteinä.

Perustelut

Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää hyväksyä Palmia Oy:n tekemän oikaisuvaatimuksen ja keskeyttää kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelujen hankinnan.

Kaupungin tarkoituksena on ollut vertailla tarjouksia itsenäisesti suhteessa tarjouspyynnössä ilmoitettuihin laatukriteereihin. Tarjouspyynnön mukaan jokainen vertailtava osa-alue on tullut kuitenkin pisteyttää siten, että vertailuperusteiden perusteella parhaaksi katsottu selvitys saa täydet laatupisteet tarjouspyynnön mukaisesti. Muut tarjoukset taas on tullut suhteuttaa absoluuttisessa laatupisteytyksessä tähän parhaat pisteet saaneeseen kuvaukseen.

Tarjouspyynnössä ilmoitettu hankinnan kohteen laatukriteerien suhteellinen vertailumalli ei ole mahdollistanut aidosti laadukkaita ja kokonaistaloudellisesti edullisia tarjouksia, eikä siten ole kaupungin tarkoituksen ja edun mukainen.

Hankintalain 3 § 1 mom. edellyttää, että hankintayksikkö kohtelee hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimii avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Lisäksi hankintalain 93 § 5 mom. edellyttää, etteivät tarjouspyynnön vertailuperusteet anna hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta, niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus.

Tarjouspyynnön laatuvertailuliitteessä käytetyt ilmaisut "tilaaja kiinnittää huomiota mm. – –" ovat mahdollistaneet sen, että toimialan on käytännössä ollut mahdollista käyttää tarjousten vertailussa myös sellaisia perusteita, jotka eivät ole olleet tarjoajien tiedossa tarjousten tekovaiheessa. Hankintamenettelyn avoimuus ja tasapuolisuus edellyttävät, että tarjoajat tietävät jo tarjouksia laatiessaan, millä seikoilla on merkitystä tarjouskilpailua ratkaistaessa.

Tarjouspyynnössä ei myöskään ole erotettu selkeästi toisistaan vertailussa huomioitavia pisteytysperusteita sekä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia. Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksena on edellytetty muun muassa perehdytettyä ja ammattitaitoista henkilöstöä.

Toimiala katsoo, ettei tarjouspyynnön sisältö ole edellä mainituilta osin omiaan varmistamaan hankintalain 3 §:n yleisten periaatteiden mukaista tasapuolista, syrjimätöntä, avointa sekä suhteellisuusperiaatteen mukaista hankintamenettelyä.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Janne Tarkoma, hankintalakimies, puhelin: 310 21582

janne.tarkoma(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kasvatus ja koulutus

Päätöshistoria

Kasvatus- ja koulutuslautakunta 14.09.2021 § 313

HEL 2021-006203 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esitystekstistä ilmenevin perustein, että korin 5 kiinteistönhoito- siivous- ja kohdevastaavapalvelut hankitaan ajalle 3.1.2022 - 31.12.2024 seuraavilta toimittajilta:

Ryhmä 1: RTK-Palvelu Oy

Ryhmä 2: SOL Palvelut Oy

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti sulkea Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy:n (10161051) pois tarjouskilpailusta.

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävät sopimukset ja päättämään optiokauden käyttöönotosta suorahankintaa käyttäen ja tarvittaessa sopimuksien irtisanomisesta tai purkamisesta.

Hankinnan arvioitu arvo on noin 18,5 miljoonaa euroa sisältäen optiot.

Käsittely

14.09.2021 Ehdotuksen mukaan

Asian aikana oli kuultavana Kari Salovaara. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen vs. toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Suvi Ketene, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

suvi.ketene(a)hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

kari.salovaara(a)hel.fi

Erja Hammarén, asiantuntija: 310 20246

erja.hammaren(a)hel.fi