Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	12/2021	1 (5)
Kasvatus- ja koulutuslautakunta
		Asia/24
	21.09.2021

§ 341

Asioinnin tietojärjestelmän kehittämis- ja ylläpitotöiden hankinta

HEL 2021-009380 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hankkia asioinnin tietojärjestelmän kehittämis- ja ylläpitotöitä Futurice Oy:ltä vuosille 2021-2022. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on enintään 3 500 000 euroa.

Hankinta kohdistuu projektinhallinta-, integraattori-, määrittely- ja arkkitehtuuri- sekä pilvipalveluiden käytön asiantuntijapalveluihin sekä sovelluskehitys- ja ylläpitopalveluihin.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Samalla lautakunta oikeutti toimialajohtajan allekirjoittamaan sopimuksen ja hyväksymään hankintapäätökseen perustuvat tilaukset.

Käsittely

Asian käsittelyn aikana kuultavana oli tietohallintopäällikkö Soili Haapala. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen vs. toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Julle Keihänen, ICT-hankintalakimies, puhelin: 310 89498

julle.keihanen(a)hel.fi

Pasi Hotari, ICT-kehityspäällikkö, puhelin: 310 33965

pasi.hotari(a)hel.fi

Soili Haapala, tietohallintopäällikkö, puhelin: 310 86547

soili.haapala(a)hel.fi

Liitteet

1	tarjouspyynto_354445
2	Hankinnan_kuvaus
3	Salassa pidettävä (JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k)
4	Salassa pidettävä (JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k)

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kasvatus- ja koulutuslautakunta

Otteet

Ote	Otteen liitteet
Asianosainen	Esitysteksti Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kasvatus- ja koulutuslautakunta

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Tausta

Asioinnin tietojärjestelmän (ASTI-hanke) kehittämisen on arvioitu sijoittuvan vuosille 2019-2024. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa asioinnin tietojärjestelmän palvelukokonaisuus (varhaiskasvatus, perusopetus, lukio ja ammattiopisto), joka mahdollistaa uusia ja uudenlaisia tapoja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palvelujen toteuttamiseksi ja tarjoamiseksi asiakkaille.

Hanke on julkaissut päiväkotipaikan hakemiseen, sijoittamiseen, vastaanottamiseen, päätökseen sekä perusopetuksen lähikoulupaikkaan ilmoittautumisen ja päätösten tekoon ohjelmistokokonaisuudet asioijille ja virkailijoille.

Projektien sisällä tapahtuvassa ohjelmistokehitystyössä tuotetaan jatkuvasti uutta ohjelmistokoodia ja kehitetään erilaisia asioinnin tietojärjestelmään suunniteltuja toiminnallisuuksia.

Resurssivuokralla toteutettavassa ketterässä kehityksessä hankittavat asiantuntijat suorittavat tilaajan määräämiä tehtäviä. Tällä tavalla toteutetussa ohjelmistokehityksessä tilaaja vastaa kehitystyölle asetettujen lopputulosten saavuttamisesta.

Ohjelmistokehityksen lopputulokset määräytyvät tilaajan työnohjauksen, asiantuntijaresurssien tehokkuuden ja yhdessä työskentelevien asiantuntijoiden yhteistyön perusteella.

Nyt hankittavan sovelluskehityksen asiantuntijaresurssit kohdistuvat asioinnin tietojärjestelmän jatkokehittämiseen. Kehittämisen tuloksena digitalisoidaan palveluita ja tuotetaan varhaiskasvatuksen osakokonaisuuteen seuraavat sisällöt: Siirto ja muutoshakemukset, tuloselvityslomakkeet, varhaiskasvatuksen maksupäätökset sekä proaktiivinen varhaiskasvatus paikan tarjoaminen, jolla voidaan ennakoida varhaiskasvatuspaikkojen tarvetta alueittain.

Perusopetuksen kokonaisuuteen tuotetaan seuraavat sisällöt: Painotettuun opetukseen hakeutuminen sekä proaktiivisen esiopetuspaikkojen tarjoamisen ja hakeutumisen toiminnallisuudet.

Hankintamenettely

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on perustanut IT-palvelut (DPS) - nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sähköiseen HILMA- ilmoituskanavaan 22.12.2018, ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018-026564. Ilmoituksen numero Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) on 2018/S 247-569736.

Hankinta on kilpailutettu hankintalain mukaisesti dynaamisen hankinta- järjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamisessa hankintajärjestelmässä 15.6.2021, määräaika tarjousten jättämiselle oli 10.8.2021.

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjouksia kehitystiimistä, joka koostui koodaavasta arkkitehdistä, UX/UI-suunnittelijasta ja kolmesta ohjelmistosuunnittelijasta ja kahdesta pilviasiantuntijasta.

Lisäksi hankinnan perusteella on mahdollista hankkia toimittajalta tarjouksessa esitetyillä hinnoilla täydentäviä asiantuntijaresursseja eri kehitystiimeihin sekä hankkia joustavasti lyhytkestoista pilviympäristön ylläpitoon liittyvää asiantuntijatyötä.

Tarjouspyynnössä hankinnan vuosittaiseksi laajuudeksi on arvioitu noin 1 500–2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi hankintaan sisältyy optiomahdollisuus lisähankinnoista, jonka laajuudeksi on arvioitu noin 1 500–2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio).

Määräaikaan mennessä tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jätti yksi tarjoaja: Futurice Oy.

Tarjousten vertailua ei ole tarpeen tehdä, koska tarjouspyyntöön saatiin vain yksi tarjous.

Valitun toimittajan asiantuntijaresursseja voidaan käyttää hankkeen keston aikana vuosina 2021-2024.

Hankintayksikkö päättää tarvittaessa erikseen uudella päätöksellä tarjouspyyntöön perustuvista tämän hankintapäätöksen enimmäisarvon ylittävistä lisä- tai jatkohankinnoista.

Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hakeutuessaan ja tarjouspyyntöön vastatessaan tarjoaja on osoittanut täyttävänsä tilaajan asettamat soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailua ei ole tarpeen tehdä, koska tarjouspyyntöön saatiin vain yksi tarjous.

Keskeisimmät sovelletut säännökset

Hankintalaki (1397/2016): 30 §, 33 §, 49 §, 52 §, 58 - 60 §:t, 62 §, 71 §, 74 §, 79 §, 83 §, 85 - 87 §:t, 93 §, 123 § ja 130 §

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 2 momentti 3 kohta).

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hankintavaltuudet on viimeksi päivitetty kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätöksellä (20.10.2020 § 250). Yli 500 000 euron hankinnoista päättää kasvatus- ja koulutuslautakunta.