§ 313

Kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille ajalla 3.1.2022 - 31.12.2024 (kori 5)

HEL 2021-006203 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esitystekstistä ilmenevin perustein, että korin 5 kiinteistönhoito- siivous- ja kohdevastaavapalvelut hankitaan ajalle 3.1.2022 - 31.12.2024 seuraavilta toimittajilta:

Ryhmä 1: RTK-Palvelu Oy

Ryhmä 2: SOL Palvelut Oy

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti sulkea Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy:n (10161051) pois tarjouskilpailusta.

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävät sopimukset ja päättämään optiokauden käyttöönotosta suorahankintaa käyttäen ja tarvittaessa sopimuksien irtisanomisesta tai purkamisesta.

Hankinnan arvioitu arvo on noin 18,5 miljoonaa euroa sisältäen optiot.

Käsittely

Asian aikana oli kuultavana Kari Salovaara. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen vs. toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Suvi Ketene, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

suvi.ketene(a)hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

kari.salovaara(a)hel.fi

Erja Hammarén, asiantuntija: 310 20246

erja.hammaren(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Kilpailutuksen taustaa

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kilpailutti Helsingin kaupunginvaltuuston päätöksen (2014 § 322) mukaisesti kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalvelut määrätyille kouluille, oppilaitoksille ja varhaiskasvatusyksiköille ajalle 3.1.2022 - 31.12.2024 (Kori 5). Kilpailutus tehtiin yhdessä kaupunkiympäristön toimialan kanssa hankintarenkaana.

Kilpailutuksessa pilotoitiin ensimmäistä kertaa toimialojen yhteistä tukipalveluhankintaa kouluille ja oppilaitoksille. Aiemmassa mallissa kaupunkiympäristö kilpailutti kiinteistöhoidon ja kasvatuksen ja koulutuksen toimiala siivous- ja kohdevastaavapalvelut. Mallin haasteina ollut on se, että kouluissa ja oppilaitoksissa on monta eri palveluntuottajaa. Palvelujen väliin jää katvealueita ja palvelujen ohjaaminen on ollut työlästä. Tämä on näyttäytynyt kouluissa ja oppilaitoksissa työmäärän kasvuna ja pitkinä vasteaikoina. Uusi malli parantaa koulujen ja oppilaitosten esihenkilöiden mahdollisuuksia ohjata palveluja yksikkökohtaisen tarpeen mukaan. Tämä mahdollistuu, kun yksi palvelutuottaja vastaa kokonaisuutena kohteen tukipalvelujen toteutuksesta ja on yhteisvastuullisesti vastuussa palvelun kokonaisuudesta.

Tarjouskilpailun kulku

Kilpailutus perustuu 7.6.2021 päivättyyn, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan sekä kaupunkiympäristön toimialan muodostaman hankintarenkaan tarjouspyyntöön Kiinteistönhoito-, siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 3.1.2022 alkaen. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-Ilmoituskanavassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi sekä TED-sivustolla.

Tarjouspyyntöä on korjattu 24.6.2021 päiväyksellä ja korjattu hankintailmoitus on julkaistu sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi sekä TED-sivustolla.

Kilpailutettavat kohteet esiteltiin palveluntarjoajille ajalla 14. - 23.6.2021. Tarjouksen jättäminen edellytti kohteisiin tutustumista.

Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset oli esitettävä 22.06.2021 09:00 mennessä. Kysymyksiin julkaistiin vastaukset 23.6.2021.

Määräaikaan 10.08.2021 klo 12:00 mennessä saapuivat seuraavat tarjoukset: Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy (10161051), ISS Palvelut Oy (0906333-1), LT Siivous Oy (3155982-7), Palmia Oy (FI26537623), RTK-Palvelu Oy (FI26593238) ja SOL Palvelut Oy (21602991).

Soveltuvuusvaatimusten ja tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Tarjoajien antamien selvitysten perusteella tarjoajat täyttivät tarjoajalle tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset Henkilöstöpalvelu Narikka.Com Oy:ta lukuun ottamatta. Kyseinen tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, koska se ei täyttänyt soveltuvuusvaatimuksia verojen maksun osalta.

Tarjousten vertailu

Tarjouksessa tuli ilmoittaa, tarjoaako ryhmään 1, ryhmään 2 vai molempiin ryhmiin. Vain toiseen ryhmään oli mahdollista tulla valituksi ja tarjouksessa tuli ilmoittaa, kumpi ryhmä olisi ensisijainen valinta, jos tarjoaja saisi korkeimmat pisteet molempien ryhmien vertailussa. Kaikki tarjoajat tekivät tarjouksen sekä ryhmään 1 että ryhmään 2.

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Hinnan painoarvo oli 70 pistettä ja laadun painoarvo 30 pistettä.

Laatuarviointi jakautui kaikissa kolmessa osa-alueessa kolmeen erilliseen laatua käsittelevään kysymykseen, johon tarjoajat antoivat vastaukset ja vastauksen arvioitiin. Yksi kysymys koski palvelun haltuunottoa, toinen tasalaatuisuuden varmistamista ja toiminnan kehittämistä ja kolmas tarjoajan monipalvelutiimin tuomaa positiivista asiakaskokemusta. Jokaisesta vastauksesta oli mahdollista saada enintään 10 pistettä. Toimialojen asiantuntijoista koostuva arviointiryhmä teki laatuvertailun ennen hintavertailua.

Hinta- ja laatuvertailut sekä laatupisteet perusteluineen ovat tämän päätöksen liitteinä.

Vertailussa kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset tekivät seuraavat tarjoajat:

Ryhmä 1: SOL Palvelut Oy

Ryhmä 2: SOL Palvelut Oy

Koska vain yhteen ryhmään oli mahdollista tulla valituksi, valittiin SOL palvelut Oy oman priorisointinsa perusteella vain ryhmään 2. Ryhmään 1 valittiin toiseksi korkeimmat pisteet saanut tarjoaja RTK-Palvelu Oy.

Hankinnassa on käytetty kestävän kehityksen mukaisia kriteerejä, kuten työllistämiskriteeriä, useita ympäristökriteereitä sekä henkilöstön hyvinvointiin liittyviä kriteereitä.

Työllistämisehto tarkoittaa sitä, että palveluntarjoaja sitoutuu työllistämään sopimuskauden aikana heikossa työmarkkina-asemassa olevia työttömiä henkilöitä. Työllistämisehto astuu voimaan, kun sopimuksen arvo ilman optioita ylittää 800 000 euroa.

Sopimus

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta. Sopimusta voidaan jatkaa mahdollisella optiokaudella. Optiokaudet voidaan ottaa käyttöön erillisillä päätöksillä (12 kk + 12 kk) tai samalla päätöksellä (24 kk).

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua tiedoksiannosta.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut
hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva
päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2020-010092, 20.10.2020 § 250).

Kaupunkiympäristön jaosto tekee saman sisältöisen päätöksen osaltaan.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen vs. toimialajohtaja

Satu Järvenkallas

Lisätiedot

Suvi Ketene, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

suvi.ketene(a)hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 310 43033

kari.salovaara(a)hel.fi

Erja Hammarén, asiantuntija: 310 20246

erja.hammaren(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kasvatus ja koulutus