Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	4/2021	1 (5)
Kasvatus- ja koulutuslautakunta
		Asia/5
	23.03.2021

§ 170

Asioinnin tietojärjestelmähankkeen kehittämis- ja ylläpitotöiden (ASTI DPS 8) hankinta

HEL 2021-003185 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hankkia asioinnin tietojärjestelmän kehittämis- ja ylläpitotyötä Gofore Oyj:ltä.

Hankinta kohdistuu projektinhallinta-, integraattori-, määrittely- ja arkkitehtuuri- sekä pilvipalveluiden käytön asiantuntijapalveluihin sekä sovelluskehitys- ja ylläpitopalveluihin.

Sovelluskehityksen asiantuntijaresurssit kohdistuvat asioinnin tietojärjestelmän jatkokehittämiseen. Kehittämisen tuloksena digitalisoidaan palveluita ja tuotetaan varhaiskasvatuksen osakokonaisuuteen seuraavat sisällöt: Siirto ja muutoshakemukset, tuloselvityslomakkeet, tulorekisterikysely ja varhaiskasvatuksen maksupäätökset sekä proaktiivinen varhaiskasvatuspaikan tarjoaminen, jolla voidaan ennakoida varhaiskasvatuspaikkojen tarvetta alueittain.

Perusopetuksen kokonaisuuteen tuotetaan seuraavat sisällöt: Painotettuun opetukseen hakeutuminen sekä proaktiivisen esiopetuspaikkojen tarjoamisen ja hakeutumisen toiminnallisuudet.

Edellä mainittujen lisäksi asiantuntijaresursseilla ylläpidetään ja kehitetään käytössä olevia pilviympäristöjä ja pilvikapasiteettia sekä kehitetään toimialan omaa identiteetin- ja pääsynhallinnan järjestelmää ja toteutetaan integraatioita eri järjestelmiin.

Sopimus on voimassa toistaiseksi. Tilaajalla on oikeus irtisanoa asiantuntijaresurssipalvelu päättymään neljäntoista päivän irtisanomisajalla.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on enintään 2 950 000 euroa.

Tämä hankintapäätös kohdistuu vuosille 2021-2022.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Samalla lautakunta oikeutti toimialajohtajan allekirjoittamaan sopimuksen ja hyväksymään hankintapäätökseen perustuvat tilaukset.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Joonas Sormunen, ICT-hankintalakimies, puhelin: 310 26544

joonas.sormunen(a)hel.fi

Soili Haapala, Tietohallintopäällikkö, puhelin: 310 86547

soili.haapala(a)hel.fi

Liitteet

1	Vertailutaulukko

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kasvatus- ja koulutuslautakunta

Otteet

Ote	Otteen liitteet
Asianosaiset	Esitysteksti Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kasvatus- ja koulutuslautakunta Liite 1

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Tausta

Asioinnin tietojärjestelmän (ASTI-hanke) kehittämisen on arvioitu sijoittuvan vuosille 2019-2024. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa asioinnin tietojärjestelmän palvelukokonaisuus (varhaiskasvatus, perusopetus, lukio ja ammattiopisto), joka mahdollistaa uusia ja uudenlaisia tapoja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palvelujen toteuttamiseksi ja tarjoamiseksi asiakkaille.

Hanke on julkaissut päiväkotipaikan hakemiseen, sijoittamiseen, vastaanottamiseen, päätökseen sekä perusopetuksen lähikoulupaikkaan ilmoittautumiseen ja päätösten tekoon ohjelmistokokonaisuudet asioijille ja virkailijoille.

Projektien sisällä tapahtuvassa ohjelmistokehitystyössä tuotetaan jatkuvasti uutta ohjelmistokoodia ja kehitetään erilaisia asioinnin tietojärjestelmään suunniteltuja toiminnallisuuksia.

Resurssivuokralla toteutettavassa ketterässä kehityksessä hankittavat asiantuntijat suorittavat tilaajan määräämiä tehtäviä. Tällä tavalla toteutetussa ohjelmistokehityksessä tilaaja vastaa kehitystyölle asetettujen lopputulosten saavuttamisesta.

Ohjelmistokehityksen lopputulokset määräytyvät tilaajan työnohjauksen, asiantuntijaresurssien tehokkuuden ja yhdessä työskentelevien asiantuntijoiden yhteistyön perusteella.

Hankintamenettely

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on perustanut IT-palvelut (DPS) - nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sähköiseen HILMA-ilmoituskanavaan 22.12.2018, ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018- 026564. Ilmoituksen numero Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) on 2018/S 247-569736.

Hankinta on kilpailutettu hankintalain mukaisesti dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Tarjouspyyntö on julkaistu dynaamisessa hankintajärjestelmässä 27.1.2021, määräaika tarjousten jättämiselle oli 17.2.2021.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kolme tarjoajaa: CGI Suomi Oy, Gofore Oyj ja Siili Solutions Oyj.

Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjouksia kahdesta kehitystiimistä, jotka koostuivat koodaavasta arkkitehdista, UX/UI-suunnittelijasta ja kolmesta ohjelmistosuunnittelijasta.

Tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tuli esittää 10 päivää ennen tarjouspyynnön määräajan umpeutumista. Määräaikaan mennessä jätettiin yksi kysymys, johon vastattiin 10.2.2021.

Lisäksi hankintasopimuksen perusteella on mahdollista hankkia toimittajalta tarjouksessa esitetyillä hinnoilla täydentäviä asiantuntijaresursseja eri kehitystiimeihin sekä hankkia joustavasti lyhytkestoista sovellusympäristön ylläpitoon liittyvää asiantuntijatyötä.

Tarjouspyynnössä hankinnan vuosittaiseksi laajuudeksi on arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi hankintaan sisältyy optiomahdollisuus lisähankinnoista, jonka laajuudeksi on arvioitu noin 1 500 – 2 500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio).

Valitun toimittajan asiantuntijaresursseja voidaan käyttää hankkeen keston aikana vuosina 2021-2024.

Hankintayksikkö päättää tarvittaessa erikseen uudella päätöksellä tarjouspyyntöön perustuvista tämän hankintapäätöksen enimmäisarvon ylittävistä lisä- tai jatkohankinnoista.

Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hakeutuessaan ja tarjouspyyntöön vastatessaan tarjoaja on osoittanut täyttävänsä tilaajan asettamat soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytettiin parasta hinta-laatu suhdetta. Hinnan painoarvo oli 40 % ja laadun painoarvo 60 %. Hinnan arviointiperusteena käytettiin yhteenlaskettua henkilötyötunnin hintaa (40 pistettä). Laatuarvioinnissa arvioitiin osaamista ja kokemusta kehitystiimien haastattelujen perusteella (60 pistettä). Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen on esitetty liitteessä 1.

Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Gofore Oyj.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2020-010092, 20.10.2020 § 250).

Keskeisimmät sovelletut säännökset:

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 30 §, 33 §, 49 §, 52 §, 58 - 60 §:t, 62 §, 71 §, 74 §, 79 §, 83 §, 85 - 87 §:t, 93 §, 123 § ja 130 §