§ 313

Ruoka-, siivous- ja käyttäjäpalvelujen hankinta 1.1.2020 - 31.12.2022

HEL 2019-006152 T 02 08 01 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti esitystekstistä ilmenevin perustein, että Korin 3 ruoka-, siivous- ja käyttäjäpalvelut ajalle 1.1.2020 - 31.12.2022 hankitaan seuraavasti:

Ruokapalvelut

Fazer Food Services Oy (0873697-9)

- ryhmät 8, 9 ja 10

Palmia Oy (2653762-3)

- ryhmät 12 ja 17

Käyttäjäpalvelut

Lassila Tikanoja Oyj (1680140-0)

- ryhmä 13

Palmia Oy (FI2653762-3)

- ryhmät 8, 9, 11, 12 ja 14

SOL Palvelut Oy (2160299-1)

- ryhmä 10, 15 ja 16

Siivouspalvelut

Lassila Tikanoja Oyj (1680140-0)

- ryhmä 11

Palmia Oy (FI2653762-3)

- ryhmä 8

ISS Palvelu Oy (0906333-1)

- ryhmät 9, 12, 13 ja 14

RTK Palvelu Oy (FI2659323-8)

- ryhmät 10 ja 15

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hylätä Sergei Lepahhin Palvelun (2872156-3) ja V.Kristal Oy:n (FI2875208-7) tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina.

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävät sopimukset ja päättämään optiokauden käyttöönotosta suorahankintaa käyttäen ja tarvittaessa sopimuksien irtisanomisesta tai purkamisesta.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton hankintahinta on n. 30 miljoonaa euroa, alv. 0 %, sisältäen option.

Käsittely

Asian aikana olivat kuultavina asiantuntijat Katja Peränen ja Kari Salovaara. Asiantuntija poistuivat kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Viljami Packalen, hankinta-asiantuntija

viljami.packalen(a)hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 0505455399

kari.salovaara(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Taustaa

Helsingin kaupunginvaltuusto päätti 8.10.2014 (322 §) hyväksyä silloisen Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu- kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintoja välittömästi jatkavan palveluyhtiön perustamisen. Samalla valtuusto hyväksyi palvelutoimintojen siirtämisen 31.12.2014 mennessä perustettavalle palveluyhtiölle (nykyinen Palmia OY) ja hyväksyä sen, että kaupunki alkaa siirtymäkauden (2017-2021) aikana hallitusti ja vaiheittain kilpailuttamaan tarvitsemansa palveluyhtiöön siirretyt palveluja. Kaupungin valtuusto myös kehotti opetuslautakuntaa ja varhaiskasvatuslautakuntaa lisäämään ruokahuollonpalvelujen kilpailutusta seuraavasti: opetusviraston tarpeesta korkeintaan noin 30 prosenttia ja varhaiskasvatuksen tarpeesta korkeintaan 20 prosenttia. Opetuslautakunta (2015 § 195) ja varhaiskasvatuslautakunta (2015 § 124) hyväksyivät 27.10.2015 ruokapalvelujen kohdekohtaisen kilpailutussuunnitelmat kaupungin valtuuston kehotuksen mukaisesti.

Kilpailutus perustuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan 24.5.2019 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2019-006152. Ruoka-, siivous- ja käyttäjäpalveluiden hankinta ajalla 1.1.2020 - 31.12.2022 hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 24.5.2019 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi.

Kilpailutettavat kohteet esiteltiin palveluntarjoajille ajalla 5.6.-14.6.2019. Tarjouksen jättäminen edellytti kohteisiin tutustumista.

Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset oli esitettävä 17.06.2019 klo 12:00 mennessä. Kysymyksiin julkaistiin vastaukset 20.6.2019.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 3.7.2019. Määräaikaan mennessä saapui 10 tarjousta: Fazer Food Services Oy (0873697-9), ISS Palvelut Oy (0906333-1), Jaslec Oy (0837427-7), Lassila Tikanoja Oyj (1680140-0), Palmia Oy (FI2653762-3), RTK-Palvelu Oy (FI2659323-8), Sergei Lepahhin Palvelu (2872156-3), SMC Palvelut Oy (2510087-6), SOL Palvelut Oy (2160299-1) ja V.Kristal Oy (FI2875208-7).

Tarjoukset jakautuivat kohderyhmittäinen seuraavasti:

Ruokapalvelut

Fazer Food Services (ryhmät 8, 9, 10, 12 ja 17)

Palmia Oy (ryhmät 8, 9, 10, 12 ja 17)

Käyttäjäpalvelut

ISS Palvelut Oy (ryhmät 8 - 16)

Lassila Tikanoja Oyj (ryhmät 8 - 16)

Palmia Oy (ryhmät 8 - 16)

SOL Palvelut Oy (ryhmät 8 - 16)

Siivouspalvelut

ISS Palvelut Oy (ryhmät 8 - 15)

Jaslec Oy (ryhmät 8 - 15)

Lassila Tikanoja Oyj (ryhmät 8 - 15)

Palmia Oy (ryhmät 8 - 15) 

RTK-Palvelu Oy (ryhmät 8 - 15)

Sergei Lepahhin Palvelu (ryhmät 8 - 15)

SMC Palvelut Oy (ryhmä 8)

SOL Palvelut Oy (ryhmät 8 - 15)

V.Kristal Oy (ryhmä 10).

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot, on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien henkilöstön soveltuvuus koulutuksen ja osaamisen osalta tarkastetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista, jos tarvittava henkilöstö ei ollut tarjouksen tekohetkellä tiedossa.

Sergei Lepahhin Palvelu ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia seuraavin osin:

1. Siivouspalvelusta vastaavalla henkilöllä (esimies) ei ole tarjouspyynnössä vaadittua siivousteknikon tutkintoa, siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkintoa tai vastaavaa aikaisempaa tutkintoa. Siivouspalvelusta vastaavan henkilön ansioluettelossa ilmoitettu leipurin ammattitutkinto ei ole vastaava siivousteknikon tai siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinnon kanssa, koska ammattitutkinto on alemman tason tutkinto. Lisäksi leipurin tutkinto on eri alalta kuin vaadittu.

2. Ansioluettelossa nimetyltä siivouspalvelusta vastaavalta henkilöltä puuttuu tarjouspyynnössä vaadittu kolmen vuoden työkokemus alan esimiestehtävistä. Pääsiivoaja ei ole sama kuin siivousesimies.

3. Tarjoukseen ei ole liitetty referenssejä koulu- ja päiväkotisiivouksesta viimeisen kahden vuoden ajalta vaatimuksen täyttymisen osoittamiseksi.

V.Kristal Oy ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia seuraavin osin:

1. Siivouspalvelusta vastaavalla henkilöllä (esimies) ei ole tarjouspyynnössä vaadittua siivousteknikon tutkintoa, siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkintoa tai vastaavaa aikaisempaa tutkintoa. Siivouspalvelusta vastaavan henkilön tutkintotodistuksesta ilmenevä laitoshuoltajan ammattitutkinto ei ole vastaava siivousteknikon tai siivoustyönohjaajan erikoisammattitutkinnon kanssa, koska ammattitutkinto on alemman tason tutkinto.

Edellä mainituin perustein Sergei Lepahhin Palvelu ja V.Kristal Oy eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, joten ko. tarjoajat tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.

Tarjousten vertailu

Tarjousvertailuun valittiin seuraavat tarjoajat:

- Ruokapalvelut: Fazer Food Services ja Palmia Oy.

- Käyttäjäpalvelut: SS Palvelut Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia Oy ja SOL Palvelut Oy.

- Siivouspalvelut: ISS Palvelut Oy, Jaslec Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia, RTK-Palvelu Oy, SMC Palvelut Oy ja SOL Palvelut Oy.

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.

Tarjouspyynnön kohdan Hankinnan kohteen kriteerit mukaan tarjousten vertailu tehtiin seuraavasti:

- Ruokapalvelut

Hinnan painoarvo on 60 pistettä ja laadun painoarvo max. 40 pistettä. Laatuarviointi tehtiin seuraavasti:

1. Ruokalista, max. 20 pistettä.

Tilaaja arvioi ruokalistasta, miten hyvin palvelukuvauksen kriteerit täyttyvät (enintään 5 pistettä), miten tasapainoista aterioiden, päivien ja viikkojen ruokatarjonta on (enintään 5 pistettä), ovatko käytetyt raaka-aineet monipuolisia (enintään 5 pistettä) sekä ruokalistan houkuttelevuutta ja ajanmukaisuutta ruokalajien ja valmistusmenetelmien osalta (enintään 5 pistettä). Yhteispistemäärä on enintään 20 pistettä.

2. Teemaviikon esimerkkiruokalista, max. 10 pistettä

Tilaaja arvioi teeman soveltuvuuden asiakasryhmälle, teemaviikon ruokalistan ruokalajit ja ateriakokonaisuudet sekä raaka-aineiden laadun ja vaihtelevuuden. Lisäksi arvioidaan teeman kokonaisvaltaista toteuttamistapaa.

3. Hiilineutraali Helsinki, max. 10 pistettä

Tilaaja arvioi selvityksestä, miten palveluntuottaja toteuttaa Hiilineutraali Helsinki 2035 -ohjelmaa omassa toiminnassaan ja mitä toimenpiteitä toteuttaa sopimuskauden aikana. Lisäksi arvioidaan, miten palveluntuottaja seuraa tavoitteiden toteutumista ja varmistaa tavoitteiden saavuttamisen.

- Käyttäjäpalvelut

Hinnan painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo max. 30 pistettä. Laatuarviointi tehtiin seuraavasti:

1. Miten tarjoaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa kohdevastaavapalveluiden kokonaislaadun toteutumisen palvelukuvauksen mukaisesti huomioiden toimintaympäristön kriittiset pisteet sekä kohdevastaavien perehdytyksen – ja koulutuksen sopimuskauden aikana enintään 20 pistettä.

2. Tarjoajan kuvaus miten laadunvarmistus-, ohjaus- ja valvontamenettelyt toteutuvat käytännössä, sisältäen toimenpide ehdotuksen siitä, miten toimittaja menettelee, jos annetulla palautteella ei ole vaikutusta palvelujen laadun toteutumiseen palvelukuvauksen ja sopimuksen mukaisesti, enintään 10 pistettä.

- Siivouspalvelut

Hinnan painoarvo on 70 pistettä ja laadun painoarvo max. 30 pistettä. Laatuarviointi tehtiin seuraavasti:

1. Miten tarjoaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa siivouspalvelujen kokonaislaadun toteutumisen palvelukuvauksen mukaisesti huomioiden toimintaympäristön kriittiset pisteet sekä miten tarjoaja varmistaa siivouspalvelun kehittymisen sopimuskauden aikana, enintään 20 pistettä.

2. Tarjoajan kuvaus miten laadunvarmistus-, ohjaus- ja valvontamenettelyt toteutuvat käytännössä, sisältäen toimenpide-ehdotuksen siitä, miten toimittaja menettelee, jos annetulla palautteella ei ole vaikutusta palvelujen laadun toteutumiseen palvelukuvauksen ja sopimuksen mukaisesti, enintään 10 pistettä.

Hinta- ja laatuvertailut perusteluineen on tämän päätöksen liitteinä.

Vertailussa kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tekivät seuraavat tarjoajat:

Ruokapalvelut: Fazer Food Services Oy (ryhmät 8, 9 ja 10) ja Palmia Oy (ryhmät 12 ja 17).

Käyttäjäpalvelut: Lassila Tikanoja Oyj (ryhmä 13), Palmia Oy (ryhmät 8, 9, 11, 12 ja 14) ja SOL Palvelut Oy (ryhmä 10, 15 ja 16).

Siivouspalvelut: Lassila Tikanoja Oyj (ryhmä 11), Palmia Oy (ryhmä 8), ISS Palvelu Oy (ryhmät 9, 12, 13 ja 14) ja RTK Palvelu Oy (ryhmät 10 ja 15).

Hankinnassa on käytetty kestävän kehityksen mukaisia kriteereitä vähimmäisvaatimuksissa. Palveluntuottajien edellytetään tuottavan sekä ruoka-, siivousettä käyttäjäpalvelut kestävien periaatteiden mukaisesti. Palveluntuottajien toiminnan tulee tukea asiakkaan ja toimipisteen toiminnan periaatteita jätteiden määrän ja haitallisuuden vähentämisessä, niiden lajittelussa, säilyttämisessä sekä kierrättämisessä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että lajitellut jätteet ja kierrätettävät materiaalit toimitetaan niille tarkoitettuihin kierrätysastioihin. Palveluntuottajan on koulutettava ja ohjattava henkilöstöään ympäristöasioissa. Siivouspalvelujen tarjoajalla tulee olla ympäristöä säästävät siivousmenetelmät ja tarvittavat koneet ja laitteet palvelun tuottamiseksi.

Vähimmäisvaatimusten lisäksi ruokapalveluissa laadun yhtenä arviointikriteerinä on käytetty Hiilineutraali Helsinki 2035 –ohjelman toteuttamista.

Sosiaalisena kriteerinä on käytetty työllistämisvelvoitetta. Työllistämisehto astuu voimaan, kun sopimusten arvonlisäveroton arvo ilman optiota ylittää 800 000 euroa (800.000 eur=1 työllistettävä, 1.600.000 eur=2 työllistettävää, 2.400.000 eur=3 työllistettävää jne.).

Sopimuksen teko

Sopimuskausi on kolme (3) vuotta.

Sopimusta voidaan jatkaa 19 kk tai vaihtoehtoisesti 31 kk optiokaudella.  Tilaaja päättää ennen sopimuskauden päättymistä option käyttöönotosta. Mikäli optio otetaan käyttöön, niin samassa yhteydessä tilaaja päättää otetaanko optiokausi käyttöön ajalle 1.1.2023 - 31.7.2024 tai vaihtoehtoisesti ajalle 1.1.2023 - 31.7.2025.

Ruokapalveluihin liittyy liikkeenluovutusehto.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua tiedoksiannosta.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Viljami Packalen, hankinta-asiantuntija

viljami.packalen(a)hel.fi

Kari Salovaara, hankintapäällikkö, puhelin: 0505455399

kari.salovaara(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

.