§ 205

Koulu- ja päiväkotikuvauksien hankinta

HEL 2018-006524 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti, että koulu- ja päiväkotikuvaukset hankitaan seuraavasti:

Express-Kuva Oy (kohderyhmät 1-2 ja 13-15)
Express-Bild AB (kohderyhmät 4-5 ja 16-18)
Focusoiva Oy (kohderyhmät 3, 10 ja 23-25)
Foto-Dax AB (kohderyhmät 8-9 ja 19-21)
Kuvaverkko Oy (kohderyhmät 6-7 ja 29-31)
Suomen Mallikuvat Oy (kohderyhmät  26-28 ja 36-37)
Suomen Koulukuvaus Oy (kohderyhmät 11-12 ja 33-35)
Västerås Fotokompani AB (kohderyhmät  22, 32 ja 38-39)

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti sulkea pois tarjouskilpailusta seuraavat tarjoajat, koska tarjoajien soveltuvuusvaatimukset eivät täyty:

Frendikuvat Oy
Foto-Expressen AS
N-Kuva Ky
Osuuskunta Lilith
Seppälän Koulukuvat Oy

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hylätä seuraavat tarjoukset, koska tarjoukset ovat tarjouspyynnön vastaisia:

Foto Airaksinen Oy
Markus Bergman Oy
Studio Koivulahti
Studio Kuvapaja Oy

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hylätä seuraavat tarjoukset poikkeuksellisen alhaisten hintojen takia:

Retouch Group Oy
Studio Salama

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti valtuuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tätä päätöstä vastaavat hankintasopimukset.

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti valtuuttaa toimialajohtajan tekemään päätökset optiokausien käyttöönotosta.

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintaan sisältyy yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausien mahdollisuus.

Arvioitu hankinnan kokonaisarvo on noin 3,6 milj. euroa (alv 0%) sisältäen mahdolliset optiokaudet.

Käsittely

Asian aikana kuultavana oli hankintapäällikkö Kari Salovaara.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Satu Paljakka, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

satu.paljakka(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Hankinta perustuu hankintayksikön tekemään tarjouspyyntöön HEL 2018-006524 Koulu- ja päiväkotikuvausten hankinta. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluiden käyttöoikeussopimuksia koskeva hankinta, jonka kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Tarjouspyyntö julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa ja Tarjouspalvelu.fi -palvelussa 23.8.2018.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala mahdollistaa palveluntuottajille toiminnan ja määrittelee kokonaispalvelun sisällön ja ehdot. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala ei maksa korvausta palveluntuottajille. Palveluntuottajat saavat korvauksensa koulu- ja päiväkotikuvauspalveluja käyttäviltä asiakkailtaan näiden tekemien tilausten mukaisesti.

Tarjouspyyntö oli jaettu 39 kohderyhmään siten, että tarjoaja sai jättää tarjouksen yhteen, useaan tai kaikkiin kohderyhmiin. Tarjoaja voitiin valita enintään viiteen (5) kohderyhmään seuraavasti:

Peruskoulujen kohderyhmien 1-12 osalta tarjoaja saattoi tulla valituksi enintään kahteen (2) kohderyhmään. Varhaiskasvatuksen kohderyhmien 13-35 osalta tarjoaja saattoi tulla valituksi enintään kolmeen (3) kohderyhmään. Jos tarjoaja valittiin kahteen (2) peruskoulujen kohderyhmistä ja kolmeen (3) varhaiskasvatuksen kohderyhmistä, tarjoaja ei voinut tulla valituksi kohderyhmiin 36-39 (ammatilliset koulut ja lukiot).

Tarjoajan tuli antaa ensisijajärjestys tarjoamilleen kohderyhmille. Ensisijajärjestystä käytettiin tilanteessa, jossa tarjoaja olisi tullut vertailun perusteella valituksi useampaan kohderyhmään ja sallittujen kohderyhmien enimmäismäärä tuli täyteen. Tarjoaja sai tällaisessa tilanteessa ilmoittamansa ensisijajärjestyksen mukaiset kohderyhmät siihen asti, että kohderyhmien enimmäismäärä tuli täyteen.

Kohderyhmiin kuuluvat koulut ja päiväkodit on kerrottu liitteessä 5 Kohderyhmät.

Kilpailutuksen tarjousten viimeinen jättöaika oli 20.09.2018 klo 11.00. Määräaikaan mennessä tarjouksia saapui 24 kappaletta: Express-Bild AB, Express-Kuva Oy, Focusoiva Oy, Foto-Dax AB, Foto Airaksinen Oy, Foto-Expressen AS, Foto-Silmunen, Frendikuva Oy, Kuva-Ahti Oy, Kuvahaka Oy, Kuvamuisto Oy, Kuvaverkko Oy, L. Nyblin Oy, Markus Bergman Oy, N-Kuva Ky, Osuuskunta Lilith, RETOUCH GROUP OY, Seppälän Koulukuvat Oy, Studio Koivulahti, Studio Kuvapaja Oy, Studio Salama, Suomen Koulukuvaus Oy, Suomen Mallikuvat Oy ja Västerås Fotokompani AB. Saapuneiden tarjousten jakautuminen kohderyhmien välillä on kuvattu päätöksen liitteessä 1 Vertailutaulukko.

Kaikki muut tarjoajat, paitsi Seppälän Koulukuvat Oy, Frendikuvat Oy, N-Kuva Ky, Foto-Expressen AS ja Osuuskunta Lilith, täyttivät tarjouspyynnössä määritellyt soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi tarjoajat, jotka eivät täyttäneet niille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta. Perustelut sulkemisesta tarjouskilpailun ulkopuolelle on esitetty liitteessä 3 Perustelut.

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä palvelulle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittavalle palvelulle laadullisia vaatimuksia, jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä seuraavien tarjoajien tarjoukset tarjouspyynnön vastaisena: Studio Koivulahti, Foto Airaksinen Oy, Studio Kuvapaja Oy ja Markus Bergman Oy. Perustelut hylkäyksille on esitetty liitteessä 3 Perustelut.

Hankintayksikkö on arvioinut hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden esitetyt kuvapakettien tuotteiden hinnat ja toteaa, että hinnaltaan tai kustannuksiltaan poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset tulee hylätä. Tarjoajilta Retouch Group Oy ja Studio Salama on pyydetty selvitykset poikkeuksellisen alhaisista hinnoista. Saadut selvitykset eivät vakuuttaneet hankintayksikköä siitä, että tarjoajat pystyisivät tuottamaan tarjouspyynnön mukaisen palvelun ja selviämään viranomaisvelvoitteista tarjoamillaan hinnoilla. Retouch Group Oy:n tarjoaman kuvapaketin kokonaishinta (0,68 euroa) oli yli kolme kertaa, ja Studio Salaman (0,30 euroa) yli seitsemän kertaa edullisempi verrattuna edullisimpaan hyväksyttyyn kuvapaketin kokonaishintaan. Tarjoajien Retouch Group Oy ja Studio Salama tarjoukset esitetään hylättäväksi.

Vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hinta-laatusuhde. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteina olivat hinta (30 pistettä) ja laatu (70 pistettä). Kohderyhmän maksimipisteet oli yhteensä 100.

Vertailu tehtiin kohderyhmittäin. Kohderyhmiin 1-39 valitaan yksi (1) palveluntuottaja, eli palveluntuottajiksi voi tulla enintään 39 yritystä.

Tarjouspyynnössä on kerrottu seuraavat vertailuperusteet:

1. Kuvapaketin arvonlisäveroton kokonaishinta, maksimipisteet 30 pistettä.

Hinnaltaan edullisin tarjous saa mainittujen maksimipisteiden verran vertailupisteitä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaetaan kyseisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrotaan maksimipisteillä (X/Y*30).

2. Laatu, maksimipisteet 70 pistettä. Laatua vertaillaan seuraavien tekijöiden perusteella:

2.1 Kuvien innovatiivisuus, maksimipisteet 60 pistettä.

Muotokuva, maksimipisteet 30 pistettä.
Ryhmäkuva, maksimipisteet 30 pistettä.

Innovatiivisuudella tarkoitetaan tässä muoto- ja ryhmäkuvien erilaisia toteutuksia. Pisteitä saa sommittelusta, lisärekvisiitasta, kuvauspaikasta, green screenin käytöstä ja kuvan yllätyksellisyydestä. Yllätyksellisyydellä tarkoitetaan tässä jotain sellaista asiaa kuvassa, mitä hankintayksikkö ei osaa ennalta kuvitella.

Tarjoajan tuli toimittaa hankintayksikölle muotokuva ja ryhmäkuva laatuvertailua varten.

Laatuarvioinnin suoritti hankintayksikön kokoama arviointiraati, johon osallistui hankinta-asiantuntija, johtava hankinta-asiantuntija, graafikko ja Katajanokan ala-asteen 6. luokka.

Vertailuasteikko oli 0-6 pistettä:
0 pistettä = tyydyttävä
3 pistettä = hyvä
6 pistettä = erinomainen

2.2 Asiakkaalla on mahdollisuus tilata haluamansa kuvat erilaisilla filttereillä käsiteltyinä, maksimipisteet 10 pistettä.

Laatupisteet kohdista 2.1 ja 2.2 laskettiin yhteen.

Kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja tarjousten vertailu on kerrottu liitteessä 1 Vertailutaulukko. Kohderyhmien jakaminen valittujen tarjoajien kesken on kuvattu liitteessä 4 Kohderyhmien jako.

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta sopimuksen allekirjoituksesta. Hankintaan sisältyy yhden (1) + yhden (1) vuoden optiokausien mahdollisuus. Optiokaudella tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta samoilla ehdoilla. Optiokausien käytöstä päättää tilaaja kohderyhmä kohtaisesti. Optiokauden käyttöönoton arvioinnissa huomioidaan muun muassa sopimuskauden aikaiset asiakaspalautteet, yhteistyö tilaajan, koulun/päiväkodin/leikkipuiston ja palveluntuottajan välillä ja muut arvioinnissa huomioon otettavat olennaiset seikat.

Lisähankintamahdollisuudet:

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen yksityiset sopimuskoulut ja päiväkodit voivat halutessaan liittyä tähän käyttöoikeussopimukseen sen voimassaolon aikana.

Mikäli käyttöoikeussopimus joudutaan irtisanomaan/purkamaan sopimuskauden aikana, valitaan uusi palveluntuottaja kyseiseen kohderyhmään muista sopimuskumppaneista. Valintaperusteena käytetään tämän kilpailutuksen vertailutaulukkoa siten, että kyseiseen kohderyhmään tarjonneet muut sopimuskumppanit voivat ilmaista mielenkiintonsa laajentaa sopimustaan kyseiseen kohderyhmään. Mielenkiintonsa ilmaisseiden palveluntuottajien väliltä valitaan tämän kilpailutuksen vertailussa seuraavaksi tullut kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Hankintasopimukset tulevat voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätös on ehdollinen niiden tarjoajien kohdalla, joiden tilaajavastuulain edellyttämät todistukset tarkistetaan päätöksenteon jälkeen. Hankintapäätös voidaan toimeenpanna ja sopimus tehdä näiden tarjoajien kanssa vasta sen jälkeen, kun hankintayksikkö on todennut tarjoajien tilaajavastuulain velvollisuuksien toteutumisen.

Ne toimipisteet, joilla on tällä hetkellä voimassa oleva sopimus, liittyvät tämän päätöksen mukaisesti tehtäviin sopimuksiin nykyisen sopimuskauden päätyttyä.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Satu Paljakka, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 21150

satu.paljakka(a)hel.fi

Liitteet

Muutoksenhaku

Otteet

Tiedoksi

Kasvatus ja koulutus