Helsingin kaupunki	Pöytäkirja	12/2018	1 (1)
Kasvatus- ja koulutuslautakunta
		Asia/5
	09.10.2018

§ 206

Kori 2, ruoka-, siivous-ja käyttäjäpalveluiden hankinta ajalle 1.1.2019 - 31.7.2022

HEL 2018-005308 T 02 08 02 00

Päätös

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti, että korin 2 ruoka-, siivous- ja käyttäjäpalvelut hankitaan ajalla 1.1.2019 - 31.7.2022 seuraavasti:

Ruokapalvelut:
Fazer Food Services Oy (Ryhmät 1, 5, 20, 21 ja 22)
Palmia Oy (Ryhmät 12 ja 14)
Sodexo Oy (Ryhmä 13)

Siivouspalvelut:
Coor Service Management Oy (Ryhmä 1)
Siskon Siivous Oy (Ryhmä 24)
SOL Palvelut Oy (Ryhmät 3, 8, 11 ja 13)
Palmia Oy (Ryhmät 4, 6, 7, 9 ja 10)
RTK Palvelu Oy (Ryhmät 2, 5, 12 ja 23)

Käyttäjäpalvelut:
Palmia Oy (Ryhmä 13)
SOL Palvelut Oy (Ryhmät 1 - 12)

Samalla kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti hylätä SMC Palvelut Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Lisäksi kasvatus- ja koulutuslautakunta päätti oikeuttaa toimialajohtajan allekirjoittamaan tätä päätöstä vastaavat hankintasopimukset ja päättämään option käyttöönotosta.

Hankinnan kokonaisarvo on n. 30,6 milj. euroa, alv. 0% sisältäen optiovuodet.

Sopimusaika on 3,5 vuotta ja hankintaan sisältyy kahden (2) vuoden optio.

Sopimus tulee voimaan molempien osapuolten allekirjoituksella, kuitenkin aikaisintaan 14 pv päätöksen tiedoksi saannista.

Käsittely

Asian aikana kuultavana oli ruokapalvelupäällikkö Airi Rintamäki.

Esittelijä

kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja

Liisa Pohjolainen

Lisätiedot

Päivi Koskinen, johtava hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 86341

paivi.koskinen(a)hel.fi

Airi Rintamäki, ruokapalvelupäällikkö, puhelin: 310 86307

airi.rintamaki(a)hel.fi

Erja Hammarén, puhtauspalveluasiantuntija, puhelin: 310 20464

erja.hammeren(a)hel.fi

Sirpa Jalovaara, ruokapalveluvastaava, puhelin: 301 86491

sirpa.jalovaara(a)hel.fi

Liitteet

1	Vertailutaulukko_ruoka-,siivous- ja käyttäjäpalvelut 2018
2	Ruokapalvelut laatuvertailu
3	Palvelun laatuvertailu_siivouspalvelut_31082018
4	Palvelun laatuvertailu_käyttäjäpalvelut_31082018
5	Liite 5 Kohdekuvaukset

Muutoksenhaku

Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kasvatus- ja koulutuslautakunta

Otteet

Ote	Otteen liitteet
Tarjouksen jättäneet	Esitysteksti Muutoksenhaku hankintapäätökseen, kasvatus- ja koulutuslautakunta Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Helsingin kaupunginvaltuusto päätti 8.10.2014 (322 §) hyväksyä Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu- kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintoja välittömästi jatkavan palveluyhtiön perustamisen. Valtuusto hyväksyi samalla Palmia-liikelaitoksen henkilöstöruokailu-, kiinteistö-, siivous- sekä turvapalvelutoimintojen siirtämisen perustettavalle palveluyhtiölle 31.12.2014 mennessä päätöksen perusteluissa kuvatun siirtymäaikajärjestelyn periaatteiden mukaisesti siten, että kaupunki alkaa siirtymäkauden aikana hallitusti ja vaiheittain kilpailuttaa tarvitsemansa palveluyhtiöön siirrettävät palvelut.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan hankintayksikkö kilpailutti tarjouspyynnöllä HEL 2018 - 005308 / 12.6.2018 tukipalvelujen, korin 2, ruoka-, siivous-, käyttäjäpalvelut ajalle 1.1.2019 - 31.7.2022. Kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä hankinta ja kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Hankinnasta ilmoitettiin Hilmassa ja Cloudian tarjouspalvelussa 25.5.2018 ja korjausilmoituksella 12.6.2018 lisättiin puuttuva palvelukuvausliite ja jatkettiin tarjousaikaa.

Kilpailutettavia toimipisteitä oli yhteensä 49 osoitteessa, joista muodostettiin 19 kilpailutettavaa ryhmää eli hankinnan kohdetta. Ryhmät muodostettiin maantieteellisesti lähekkäin olevista toimipisteistä siten, että ryhmässä oli saman asiakastyhmän kouluja. Yhdessä ryhmässä toimipisteitä oli 1-9, joka mahdollistaa myös pienten toimijoiden osallistumisen tarjouskilpailuun kaupungin strategian mukaisesti.

Kilpailutettavat toimipisteet sijaitsevat pääosin Koillis-Helsingissä ja muutamia toimipisteitä Käpylän ja Alppilan alueella (Liite 5, kohdekuvaukset).

Palvelut jaettiin ruokapalvelujen osalta 8 ryhmään, siivouksen osalta 15 ryhmään ja käyttäjäpalveluissa 13 ryhmään. Tarjouksen sai antaa yhdestä, useammasta tai kaikista ryhmistä kuitenkin siten, että kaikki ryhmän toimipisteet tuli tarjota. Tarjottava ryhmä sisälsi pelkästään ruokapalveluja, siivouspalveluja tai käyttäjäpalveluja.

Korin 2 toimipisteet sisälsivät peruskouluja, 3 lukioita, 2 Stadin ammatti- ja aikuisopiston toimipistettä, varhaiskasvatuksen toimipisteitä, työväenopiston sekä kulttuuri-ja vapaa-ajan toimialan tiloja. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kilpailuttaa siivouksen niissä kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialan tiloissa (kirjasto- ja nuorisotilat), jotka toimivat koulujen tiloissa (Liite 5, kohdekuvaukset).

Kilpailutettavat kohteet esiteltiin palveluntarjoajille ajalla 4.6. - 15.6.2018. Tarjouksen jättämisen edellytys oli kohteisiin tutustuminen. Esittelytilaisuudessa palveluntarjoajille esiteltiin kohteiden tilat ja materiaalit.

Määräaikaan 2.7.2018 klo 9.00 tarjouksen jätti 12 palveluntarjoajaa seuraavasti:

Ruokapalvelut:
Fazer Food Services
Palmia Oy
Sodexo Oy

Siivouspalvelut:
Coor Service Management Oy
Inhouse Partners Oy
ISS Palvelut Oy
Lassila Tikanoja Oyj
Palmia Oy
RTK Palvelu Oy
Siskon Siivous Oy
SMC Palvelut Oy
SOL Palvelut Oy

Käyttäjäpalvelut:
ISS Palvelut Oy
Lassila Tikanoja Oyj
Palmia Oy
RTK Palvelu Oy
Securitas Oy
SMC Palvelut Oy
SOL Palvelut Oy

Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarkastettiin tarjoajien kelpoisuus ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus.

SMC Palvelut Oy:n tarjous esitetään hylättäväksi, koska tarjouksessa pyydetyt hinta- ja resurssiliitteet eivät avautuneet kilpailutusjärjestelmässä, koska ne oli tallennettu väärässä muodossa. Edellä mainitut liitteet olivat vähimmäisvaatimuksina, joten tarjous on siten tarjouspyynnön vastainen.

Tarjousvertailuun valittiin ruokapalvelujen osalta Fazer Food Services ja Sodexo Oy.

Siivouspalvelujen osalta Coor Service Management Oy, Inhouse Partners Oy, ISS Palvelut Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia Oy, RTK Palvelu Oy, Siskon Siivous Oy, SOL Palvelut Oy ja

käyttäjäpalveluiden osalta ISS Palvelut Oy, Lassila Tikanoja Oyj, Palmia Oy, RTK Palvelu Oy, Securitas Oy ja SOL Palvelut Oy.

Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä ja vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hinta-laatusuhde seuraavasti:

Hinta - 70 %

Ruokapalvelut:

Laatu - 30 %

1.Miten ruokalistan aterioiden ja tuotevalikoimien vaihtelevuus/monipuolisuus ja soveltuvuus toteutuu kohteen ruokapalveluja käyttäville asiakasryhmille (enintään 20 pistettä). Tilaaja kiinnittää huomiota mm. ruokalistojen ja ateriavaihtoehtojen suunnittelun laatuun, valikoiminen monipuolisuuteen/vaihtelevuuteen, asiakastarpeiden huomioimiseen ja palvelukuvauksen vähimmäislaatutason toteutumiseen käytännössä. Vertailussa arvioidaan toimintasuunnitelman selvitykset 20a, 20a1, 20a2 (asiakasryhmittäin).

2. Miten palveluntuottaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa ja sopimuskauden aikana päivittäisten ruokapalvelujen toteutumisen palvelukuvauksen/liitteiden ja sopimuksen mukaisesti (enintään 10 pistettä). Tilaaja kiinnittää huomiota mm. ruoan laatuun/riittävyyteen, laatupoikkeamien korjaamismenettelyihin, sijaisjärjestelyjen aikaisten ruokapalvelujen laadunvarmistamiseen/resursointiin, asiakaspalvelun ja asiakassuhteiden hallintaan ja kehittämiseen ja viestintään/tiedottamiseen.

Siivous- ja käyttäjäpalvelut:

Laatu - 30 %

1.Miten palveluntuottaja varmistaa palvelutuotannon käynnistämisvaiheessa ja sopimuskauden aikana päivittäisten siivous-/käyttäjäpalvelujen toteutumisen palvelukuvauksen/liitteiden ja sopimuksen mukaisesti. Tilaaja kiinnittää huomiota mm. siivouksen laatuun, laatupoikkeamien korjaamismenettelyihin, sijaisjärjestelyjen aikaisten siivouspalvelujen laadunvarmistamiseen / resursointiin, asiakaspalvelun ja asiakassuhteiden hallintaan ja kehittämiseen ja viestintään/tiedottamiseen, 20 pistettä).

2.Laadunvarmistus-, ohjaus- ja valvontamenettelyt käytännössä sisältäen toimenpide-ehdotuksen siitä, miten toimittaja menettelee, jos annetuilla palautteilla ei ole vaikutusta palvelujen laadun toteutumiseen palvelukuvauksen ja sopimuksen mukaisesti, 10 pistettä).

Hankinnan kokonaisarvo on n. 30,6 milj. euroa, alv. 0 %. Kokonaishinnassa on huomioitu enintään kahden (2) prosentin mahdollinen hinnankorotus option käyttöönottovaiheessa.

Hankinta sisältää työllistämisvelvoitteen, jossa palveluntuottaja sitoutuu työllistämään heikossa työmarkkina-asemassa olevan työttömän vähintään kahdeksan (8) kuukauden kokopäiväiseen työsuhteeseen tai vaihtoehtoisesti ammatilliseen tutkintoon johtavaan oppisopimukseen, kun sopimuksen peruspalveluiden arvo / vuosi ylittää 300 000 euroa. Työllistettävä henkilö voi olla osatyökykyinen tai vammainen tai oppisopimustyöllistettävä. Työllistämisvelvoite on kumulatiivinen niiden palvelujen osalta, joita palveluntarjoaja tuottaa saman kilpailutuksen perusteella.

Sopimuskausi on 3,5 vuotta ja se alkaa 1.1.2019 ja päättyy 31.7.2022 ja se sisältää kahden (2) vuoden option. Tilaaja päättää suorahankintaa käyttäen palvelun oston jatkamisesta alkuperäistä toimitusta vastaaville ehdoilla, sen mukaisina, kun ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Päätös option käyttämisestä tehdään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

Sopimusluonnoksen mukaan palvelun hinta on voimassa kiinteänä sopimuskauden 1.1.2019 -31.7.2022. Optiokauden mahdolliset hinnankorotukset ovat saman suuruisia kaikille palveluntuottajille.

Sopimus tulee voimaan molempien osapuolten allekirjoitukselle kuitenkin aikaisintaan 14 pv kuluttua päätöksen tiedoksi saannista.