§ 30

Korkeasaaren eläintarhan 125-vuotishistoriikin hankinnassa eteneminen

HEL 2012-015547 T 02 08 02 00

Päätös

Eläintarhan johtokunta päätti merkitä tiedoksi selvityksen Korkeasaaren historiikin laatimisesta vuosina 2011-2014.

Samalla eläintarhan johtokunta päättää, että Korkeasaaren eläintarhan 125-vuotishistoriikin laadintaa jatketaan käyttäen Helsingin kaupungin historiatoimikunnan tarjoamaa asiantuntija-apua.

Lisäksi eläintarhan johtokunta päättää, että Bränn & Bränn Oy:n 30.6.2014 päivätty loppulasku numero 20140000422 ei perustu sopimukseen eikä tilaukseen eikä sitä näin ollen suoriteta.

Esittelijä

va. eläintarhan johtaja

Eila Ratasvuori

Lisätiedot

Eila Ratasvuori, va. eläintarhan johtaja, puhelin: 310 36060

eila.ratasvuori(a)hel.fi

Liitteet

Otteet

Päätösehdotus

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Esittelijän perustelut

Eläintarhanjohtaja aloitti Bränn & Bränn Oy:n kanssa neuvottelut historiaprojektista vuoden 2011 syksyllä ja on tilannut vuosina 2011-2013 Bränn & Bränn Oy:ltä seuraavia historiikkiin liittyviä palveluja:

Taustaselvitys ja sisältösuunnitelma

-        Bränn&Bränn Oy (B&B) suorittanut taustaselvityksen ja sisältö-suunnitelman (Tilaukset 28.11.2011, 19.12.2011)

Kuvamateriaalin digitointi ja lisääminen tietokantaan

-        Tarjouksissa mainitaan erillisten toimeksiantosopimusten solmiminen; B&B suorittanut digitoinnin suurimmasta osasta materiaalia, osasta materiaalia ei toimeksiantoa (Tilaukset 1.3.2012, 20.4.2012, 26.6.2012)

-        Tietokantaprojekti aloitettu ja B&B:n ilmoituksen mukaan tilaaja keskeyttänyt (Tilaus 25.3.2013)

Tutkimusraportti

-        B&B suorittanut tutkimushankkeen ja tutkimusraportin

Bränn & Bränn Oy:lle on maksettu historiikkiin liittyvistä eläintarhan johtajan tilaamista palveluista seuraavasti:

Tilaukset ja laskut on eritelty liitteessä nro 1.

Eläintarhan johtokunta päätti 24.5.2012, 28§, esittää kaupunginjohtajalle, että kaupunginjohtaja myöntäisi Korkeasaaren eläintarhalle luvan 125-vuotishistoriikin julkaisemiseksi vuonna 2014. Esityksessä todettiin mm. että Eläintarhan historiikista on tarkoitus tuottaa yleisölle suunnattu lukuteos, jonka kustannukset katetaan pääosin kirjan myynnillä.

Kaupunginjohtaja päätti 2.10.2012, 299 §, johtokunnan tekemän esityksen johdosta seuraavaa:

”Kaupunginjohtaja päätti myöntää Korkeasaaren eläintarhalle oikeuden eläintarhan125-vuotishistoriikin laatimiseen.

Vuoden 2013 talousarvioehdotuksen ja talousarvio- sekä taloussuunnitelmaehdotuksen 2013-2015 laatimisohjeiden mukaan virastot ja laitokset voivat järjestää vuosipäiväjuhlallisuuksia silloin, kun kysymyksessä on 25, 50, 75, 100, 125 tai vastaava vuosipäivä. Juhlan järjestäminen edellyttää kaupunginjohtajan hyväksyvää päätöstä. Lauta- ja johtokuntien sekä virastojen ja liikelaitosten 50, 100,150 tai vastaavaa vuosipäivää vietettäessä saadaan julkaista juhlavuoteen liittyvä historiikki tai vastaava teos kaupunginjohtajan myönnettyä siihen lauta- tai johtokunnan esityksestä luvan. Koska Korkeasaaren eläintarha ei ole aikaisemmin laatinut historiikkia, kaupunginjohtaja päätti myöntää Korkeasaaren eläintarhalle oikeuden 125-vuotishistoriikin laatimiseen.

Vuosipäiväjuhlallisuuksien järjestämisestä aiheutuneet menot on katettava pääsääntöisesti hallintokuntien määrärahoista. Vain poikkeustapauksissa tähän tarkoitukseen voidaan myöntää osarahoitusta Kh:n käyttövaroista. Korkeasaaren eläintarhan tulee kattaa 125-vuotishistoriikista aiheutuvat kustannukset hallintokunnan talousarvion puitteissa.”

Eläintarhan johtokunta päätti 22.11.2012, 40§, edetä Korkeasaaren eläintarhan 125-vuotishistoriikkijulkaisun hankinnassa.

Historiikin tutkimus-, käsikirjoitus- ja toimitustyöstä järjestettiin yhteis-työssä hankintakeskuksen kanssa tarjouskilpailu 2013-2014. Tarjous-pyyntö oli päivätty 13.12.2013. Määräaika tarjouksille oli 17.1.2014. Määräaikaan mennessä jätettiin kaksi tarjousta, joista toinen B&B:n. Eläintarhan johtaja hylkäsi tarjoukset 22.1.2014, 3§, tarjouspyynnön vastaisina.

Tämän jälkeen siirryttiin suorahankintaan Bränn & Bränn Oy:n kanssa, joka oli toinen tarjouskilpailussa tarjouksen jättäneistä. Menettely on kuitenkin sittemmin keskeytetty ottaen huomioon, mitä kustannuksia historiikin laatimisesta olisi tällä menettelyllä aiheutunut jo aiemmin maksettujen sekä taitto- ja painatuskulujen lisäksi. Menettelyn keskeyttämisestä hankittiin kaupunginkanslian oikeuspalvelujen lausunto.

Esittelijä katsoo, että historiikkihankkeessa tulisi edetä kaupungin tavanomaisen käytännön mukaisesti siten, että tutkimussuunnitelman valmisteluun ja kirjoittajan valintaan saadaan asiantuntija-apua kaupungin historiatoimikunnalta, jolla on tähän korkeatasoinen ja laaja-alainen asiantuntemus.

Bränn & Bränn Oy on lähettänyt 30.6.2014 päivätyn loppulaskun 10830 euroa , jossa mainitaan laskun perusteeksi seuraavaa: ”Loppulasku / korvaus aiheutuneesta työstä ajalta 1.1. - 24.4.2014, historiallisen arkistoaineiston säilyttäminen ajalta 30.3.2012 -07/2014, sekä aineiston siirtoon liittyvät työt BB:n työryhmälle”. Lasku ei perustu sopimukseen eikä tilaukseen, joten sitä ei tulisi maksaa.

Aineisto on digitoitavia kuvia lukuun ottamatta saatu takaisin 8.7.2014. Arkistoaineisto on käyty läpi kaupunginarkiston edustajan kanssa sen selvittämiseksi, mikä osa siitä siirretään kaupunginarkistoon säilytettäväksi. Lisäksi on keskusteltu kaupunginmuseon edustajan kanssa alkuperäisten kuvien ja niiden digitoitujen versioiden säilyttämisestä.

Laskulle on esitetty kolme perustetta, joista mikään ei ole hyväksyttävissä.

-        Ensinnä vaaditaan korvausta aiheutuneesta työstä ajalta 1.1. – 24.4.2014. Tällä ajanjaksolla ei kuitenkaan ole ollut voimassa olevaa sopimusta tai toimeksiantoa. Edellinen toimeksianto (tutkimussuunnitelma) loppui 2013 lopussa. Sen jälkeen B&B osallistui tarjouskilpailuun, jossa sen tarjous hylättiin tarjouspyynnön vastaisena. Tämän jälkeen valmisteltiin uutta sopimusta, mutta sitä ei saatu solmittua. Näin ollen ei ole perustetta, jolla Helsingin kaupunki joutuisi korvaamaan mahdollisesti aiheutunutta työtä kyseisellä ajanjaksolla.

-        Toiseksi vaaditaan korvausta arkistoaineiston säilyttämisestä ajalta 30.3.2012 – 07/2014. Aineiston säilyttäminen perustui aiempaan toimeksiantoon, jonka perusteella B&B sai haltuunsa kyseisen materiaalin ja digitoi sen. Lisäksi vuoden 2013 osalta aineiston säilyttäminen B&B:n hallussa johtui myöhemmästä toimeksiannosta, jonka perusteella B&B laati tutkimussuunnitelman kyseiseen materiaaliin perustuen. B&B ei ole ilmoittanut, että aineiston säilyttämisestä aiheutuisi ylimääräisiä kustannuksia. Ottaen huomioon, että materiaali on luovutettu B&B:lle heidän toimeksiantonsa täyttämiseksi, aineiston säilyttämisestä aiheutuvien kulujen on katsottava sisältyvän toimeksiantoon, jonka perusteella aineisto luovutettiin B&B:lle. Jollei B&B voi osoittaa, että on sovittu tästä poikkeavasti, ei Helsingin kaupunki ole velvollinen korvaamaan aineiston säilyttämisestä aiheutuneita kuluja.

-        Kolmanneksi vaaditaan korvausta aineiston siirtoon liittyvistä töistä. Vastaavasti kuin edellisessä kohdassa, B&B ei ole ilmoittanut, että tästä aiheutuisi lisäkuluja. Näin ollen vastaavin perustein kuin edellisessä kohdassa, jollei muuta voida osoittaa sovitun, kyseiset kulut sisältyvät alkuperäiseen toimeksiantoon, eikä Helsingin kaupunki ole velvollinen niitä korvaamaan.

Lasku voidaan siis Helsingin kaupungin kaupunginkanslian oikeuspalveluiden edellä olevan kannanoton perusteella kiistää sekä perusteiltaan että määrältään. Lisäksi laskusta puuttuu erittely kuluista, joihin se perustuu. Bränn & Bränn:lle on varattu mahdollisuus vastata kannanottoon. Liitteenä (nro 2) on B&B:n asiamiehen selvitys, josta ei kuitenkaan ilmene mitään uutta, mikä ei olisi ollut oikeuspalveluiden tiedossa jo kannanottoa tehtäessä.

Esittelijä

va. eläintarhan johtaja

Eila Ratasvuori

Lisätiedot

Eila Ratasvuori, va. eläintarhan johtaja, puhelin: 310 36060

eila.ratasvuori(a)hel.fi

Liitteet

Päätöshistoria

Eläintarhan johtokunta 22.11.2012 § 40

HEL 2012-015547 T 02 08 02 00

Päätös

Eläintarhan johtokunta päätti edetä Korkeasaaren eläintarhan 125-vuotishistoriikkijulkaisun hankinnassa

Esittelijä

eläintarhan johtaja

Jukka Salo

Lisätiedot

Taru Vuori, eläintarhalehtori, puhelin: 310 37891

taru.vuori(a)hel.fi