Kaupunki on jaettu neljään alueeseen, jotka ovat samat kaikilla osastoilla. Kullakin alueella lupa-asioita ja rakennustyön valvontaa hoitaa ns. aluetiimi. Alueet on jaettu edelleen aluetiimien henkilöille kaupunginosittain ja osittain myös lupatyypeittäin.

Neuvottelukunnat

Rakennusvalvonnan yhteydessä ja sen apuna toimivat kaupunkikuvaneuvottelukunta ja teknillinen neuvottelukunta.

Kaupunkikuvaneuvottelukunnan tehtävänä on seurata kaupunkikuvan kehitystä ja rakentamisen vaikutusta siihen, edesauttaa hyvän kaupunkikuvan muodostumista sekä antaa lausuntoja yksittäisistä rakentamistoimenpiteistä. Vastaavasti teknillisen neuvottelukunnan tehtävänä on seurata rakentamisen teknistä kehitystä erityisesti turvallisuuteen ja terveellisyyteen vaikuttavien tekijöiden osalta, edesauttaa hyvän rakennustavan noudattamista ja antaa lausuntoja yksittäisistä rakentamistoimenpiteistä.

Neuvottelukunnissa käsitellään ne hankkeet, jotka ovat kaupunkikuvallisten tai rakennusteknisten ominaisuuksiensa, kokonsa, yms. vuoksi merkittäviä. Neuvottelukunnilta voi pyytää myös ennakkolausuntoa hankkeista, ennen varsinaisen lupa-aineiston kokoamista. Neuvottelukunnissa käsiteltävistä asioista suuri osa on nimenomaan tällaisia ennakkolausuntoja.

Lausunnot

Rakennusvalvontavirasto hankkii muiden viranomaisten lausuntoja yleisimmin luvan yhteydessä käsiteltäviin vähäisiin poikkeuksiin liittyen. Nämä koskevat useimmiten poikkeamista kaavamääräyksistä (kaupunkisuunnitteluvirasto), ja tontin rekisteröinnin keskeneräisyydestä johtuvasta rakennuskiellosta (kiinteistöviraston kaupunkimittausosasto).

Muita tilanteita, joissa virasto pyytää muiden viranomaisten lausuntoja, ovat esimerkiksi muutokset suojeltavissa rakennuksissa (kaupunginmuseo tai museovirasto), poikkeukset palomääräyksistä (pelastuslaitos) ja väestönsuojapaikkojen sijoittaminen yhteisväestönsuojaan tai muu poikkeava väestönsuojajärjestely (pelastuslaitos). Alueellisen poikkeamispäätöksen perusteella tapahtuva ullakkorakentaminen edellyttää säännönmukaisesti kaavoittajan lausunnon ja useimmissa tapauksissa myös kaupunginmuseon lausunnon.

Suunnittelijat voivat halutessaan esitellä hankkeita lausunnonantajatahoille etukäteen.

Täydentäminen ja korjaaminen

Hakemusasiakirjoja ja suunnitelmaa voi korjata ja täydentää lupakäsittelyn aikana, niin kuin yleensä aivan harvoja tapauksia lukuun ottamatta joudutaan tekemäänkin. On kuitenkin syytä huomata, ettei hakemuksen jättämisestä käsiteltäväksi aivan puutteellisena ole hankkeen etenemisen kannalta etua, vaan päinvastoin. Silloin kun hakemuksesta puuttuu käsittelyn kannalta aivan olennaisia asiakirjoja ja/tai suunnitelmat ovat aivan keskeneräisiä, on hakijan täydennettävä hakemusta jo ennen kuin sen käsittelyä voidaan edes aloittaa.

Valitettavan usein puutteet jätetään lupakäsittelijän etsittäviksi ja ne korjataan vasta pyydettäessä. Näin toimitaan usein sellaisissakin tapauksissa, joissa edes jonkinlaisen ammattitaidon omaavan asiamiehen tai suunnittelijan pitäisi ne ilman muuta puutteiksi tunnistaa. On tietysti selvää, että tällaisen hakemuksen käsittely hidastuu, mutta koska sen käsittelyyn joudutaan usein käyttämään suhteettoman paljon resursseja, merkitsee se aina myös sitä että asianmukaisesti hoidettujen hakemustenkin käsittely hidastuu.